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Diez maneras gratuitas de hacer las cosas más rápido con su PC

[11/03/2014] ¿Busca ser más eficiente pero no tiene el presupuesto para comprar nuevo hardware? Para ayudarle, los siguientes consejos le servirán para trabajar más rápido y más eficientemente sin tener que gastar un solo dólar.
1. Deje de ordenar sus e-mails
Los oficinistas actuales se enfrentan con una avalancha de e-mails cada día. El enfoque tradicional de archivar cada correo en una carpeta específica toma mucho tiempo y gasta mucha energía mental. Más aún, el destino final puede no ser aparente en unas semanas o meses, ocasionando que se gaste un tiempo precioso en encontrar un viejo mensaje de correo.
En lugar de ello, elimine la jerarquía completa de las carpetas de Outlook, y mantenga unas cuantas utilizando categorías amplias. Trabajo, Personal y Mantener a la vista se me vienen a la mente, con este último siendo el contenedor de mensajes de todo tipo y que no decide si borrar o mantener.
2. Nunca apague su laptop
Los usuarios de laptops que siempre están en movimiento saben el desastre e inconveniente para la productividad que puede ser apagar una laptop, solo para encenderla poco tiempo después. Seguro, Windows 8 y los discos de estado sólido (SSD) pueden aliviar ese problema, pero ¿por qué no pueden las laptops tener la capacidad de encendido inmediato que tienen las tabletas?
Resulta que sí pueden, si se toma el tiempo para configurar su laptop para que vaya a modo suspensión en lugar de apagarse (como se ve a la izquierda). El modo suspensión mantiene el contenido de la RAM y de los subsistemas importantes con energía con un consumo mínimo de batería, ayudando a los trabajadores a continuar donde se quedaron.
3. Use su tableta como un monitor adicional
Usar múltiples monitores es una excelente forma de hacer las cosas más rápido, sin embargo, esto no significa invertir en un monitor. Si no tiene lugar en su presupuesto, una solución sorprendente es enlazar una tableta que tenga con su PC para usarla como monitor secundario. Esto funciona bien para viajeros frecuentes, quienes pueden usar una aplicación como Air Display para usar su tableta iPad o Android como un monitor secundario.
4. Permita múltiples barras de tareas en Windows 8
Para todas las quejas sobre Windows 8, sí incorporó muchas mejoras y ajustes para incrementar la productividad. Una de las funciones más importantes para los usuarios de monitor múltiple es la muy esperada capacidad de tener una barra de tareas diferente en cada monitor.
Para modificar los diferentes ajustes haga clic derecho en la barra de tareas y elija Propiedades. En la pestaña Barra de Tareas seleccione Mostrar barra de tareas en todos los monitores si no está habilitada. Puede elegir tener botones en la barra de tareas solo en la barra de tareas donde está la ventana, en la barra de tareas principal o en todas las barras de tareas.
5. Aprenda algunos atajos nuevos para el teclado
Aprender unos cuantos atajos para el teclado es una buena forma de hacer las cosas más rápidamente. Sin embargo aunque requiere cierto esfuerzo dominar esos atajos, los beneficios son de por vida.
Por ejemplo, la combinación Tecla Windows + E abre el explorador de archivos. ALT-F4 cierra la ventana actual. La Tecla Windows + cursor a la izquierda o Tecla Windows + cursor a la derecha ajusta la aplicación activa a la zona correspondiente de la pantalla. Para más detalle revise en profundidad la lista de atajos de teclado de Windows 8 de Microsoft.
6. Use un visor rápido de imágenes y PDF
Dependiendo del fabricante de hardware, una PC típica viene con el Adobe PDF Reader pre instalado para ver archivos PDF, y el Windows Photo Viewer para las fotos. Son completamente funcionales, pero hay visores más rápidos para usuarios que no requieren acceso a toda la gama de capacidades. Por ejemplo, Foxit Reader 6 e IrfanView son dos apps ligeras, rápidas y gratuitas diseñadas para PDF e imágenes, respectivamente.
7. Ajuste su navegador para recordar su password
Si aún no ha hecho esto todavía, ajustar su navegador para recordar su password puede ayudarle a ahorrar un tiempo valioso. (Aunque los detractores argumentarán que no es lo óptimo desde el punto de vista de la seguridad, vale la pena anotar que el uso de un administrador de passwords no será de ayuda en una PC comprometida). Para protegerse contra la pérdida de datos en caso robo o pérdida de su laptop, habilite la encriptación completa de disco de BitLocker. Para usuarios más preocupados por la seguridad no sincronice los passwords de su navegador con la nube, si es que tiene la opción.
8. Cambie a un cliente multi chat de IM
En lugar de usar varios programas de chat de mensajería instantánea para comunicarse con diferentes clientes o proveedores, ¿por qué no cambiar a un chat de IM multicliente como Digsby, Pidgin o Trillian? Estos soportan los protocolos conocidos de IM como AIM, MSN, Yahoo, Google Talk y Jabber, haciendo posible utilizar solo una app en lugar de múltiples.
Por último, es más fácil trabajar desde una sola interfase y tener todo su historial de chat almacenado en una sola ubicación.
9. Configure su escáner de huella digital
¿Aun digita manualmente su password cada vez que enciende su PC o cuando se loguea después del almuerzo? La mayoría de laptops empresariales vienen con escáneres de huella digital que solo demandan unos cuantos minutos para ser configurados. No necesariamente tiene que usar su pulgar; la mayoría de escáneres de huella digital escanean el dedo índice. Otra alternativa: use reconocimiento facial en laptops que lo soporten. Aunque esto puede que no sea tan seguro como usar su huella.
10. Centralice sus documentos
Coloque todos sus documentos en una sola carpeta. Hacer esto no solo hace que encuentre los documentos pertinentes de manera más fácil; tener todo en una sola carpeta también hace más fácil hacer un backup de los archivos. Aún más, es un juego sincronizar una carpeta entera en la nube comparado con hacerlo para múltiples ubicaciones en la unidad de almacenamiento. La carpeta de destino podría ser Mis documentos o un Escritorio separado o la carpeta unidad C:.
Paul Mah, CIO (EE.UU.)