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Reportajes y análisis

Cómo hacer que las reuniones sean más productivas

[25/03/2014] Las reuniones, en realidad, pueden ser productivas si tiene las herramientas de colaboración correcta y, aún más importante, la mentalidad correcta.
Uno de los principales obstáculos para la colaboración efectiva es que la geografía de la fuerza de trabajo de hoy en día, ha cambiado drásticamente, señala Rob Bellmar, vicepresidente ejecutivo de InterCall, y ese cambio ha afectado la capacidad de los trabajadores para colaborar y por ende, la mejora de su productividad.
La fuerza de trabajo ha cambiado; se ha vuelto más móvil, más global, más remota, agrega Bellmar. Es raro, ahora, tener el lujo de asistir a una conferencia en alguna instalación, o hasta a reuniones donde todo el equipo está en un mismo salón, añade.
A pesar de que la fuerza de trabajo ha evolucionado, la administración y gestión ha luchado por seguir viva y mantenerse al día, anota, con un enfoque continuo en el proceso en vez de en los resultados. El trabajo en equipo efectivo es crucial para mejorar la productividad, incluso más que la racionalización de los procesos, y es ahí donde los estilos de gestión obsoletos se atascan.
Los buenos procesos funcionan únicamente si tiene buenos equipos. Un buen proceso facilita la construcción del equipo y ésta facilita la productividad. Pero la administración o gestión tiene que estar actualizándose y utilizando nuevos métodos, nuevas herramientas y nuevas maneras de colaborar usando la tecnología, para que la colaboración sea efectiva, señala Bellmar.
Abordar los obstáculos de colaboración y las preocupaciones sobre la productividad se complica aún más por la política BYOD y el Mobile Device Management (MDM) y los problemas asociados de seguridad y compatibilidad. El hecho de que los empleados no usen los mismos dispositivos, plataformas, aplicaciones y paquetes de software, hace que trabajar juntos de manera efectiva y productiva sea mucho más difícil.
La colaboración es una habilidad muy personal, y cada persona trabaja diferente, anota Bellmar. A usted le gustan herramientas que quizás a los demás no; prefiere la video conferencia sobre la de solo audio; o tal vez trabaja mucho mejor compartiendo archivos y comunicándose mediante el chat y la mensajería instantánea. Aunque para el empleado es excelente que haya tantas opciones, no es nada fácil para las empresas. Pero la conclusión es que si las herramientas y aplicaciones no se ajustan a sus necesidades, y hace su trabajo más duro y difícil, los usuarios van a encontrar una manera de evitarlas y encontrar otras, añade.
TI debe elegir las herramientas de colaboración adecuadas
Las empresas necesitan mirar atentamente las maneras en la que los empleados trabajan, y qué tecnologías pueden ayudarlos -herramientas y servicios- para fomentar la colaboración en vez de trabajar en contra de ella, señala David Lee, vicepresidente de Gestión de Producto en RingCentral.
Conectar la fuerza de trabajo moderna y los modernos trabajadores con conocimiento para incrementar la productividad, pasa por entender cómo es que los usuarios trabajan actualmente, en esta nueva economía de empresa globalizada y distribuida, añade Lee.
Uno de los mayores cambios para los trabajadores ha sido la explosión de la movilidad y el incremento de la dependencia en los dispositivos móviles y en la política BYOD: Así que debería encontrar una manera de ayudar a que los empleados usen los dispositivos y herramientas que quieran para obtener los resultados de productividad que usted desea, señala.
Abrace y acepte la tecnología para mejorar la productividad
Esto significa abrazar y aceptar, en lugar de rechazar herramientas como la video conferencia, el chat en vivo, la tecnología para reuniones móviles, así como las llamadas de conferencia tradicionales y hasta los mensajes de texto, señala Lee.
Uno de nuestros clientes vio cómo su generación más joven de trabajadores se comunicaba, y se dio cuenta que mandar mensajes de texto era una herramienta común dentro del proceso de comunicación de estos trabajadores, comenta Lee. Así que ellos introdujeron el SMS como una forma de atraer a los candidatos a la empresa; muchas de estas tecnologías ya no son inaceptables en las prácticas corporativas, porque el incremento de la productividad significa que es necesario aplicar la tecnología a los hábitos de la fuerza de trabajo moderna, agrega.
Si bien el costo es una preocupación para muchas organizaciones, no es un argumento muy sólido; de hecho, la adopción de las herramientas de colaboración podría cortar costos e incrementar la productividad a largo plazo.
Convoque a una reunión a la que vayan solo cuatro personas; ahora, saque la cuenta de los costos personales y los de tiempo. Nuestra tecnología cuesta, tan solo, el 3% de lo que ha gastado en convocar esa reunión, señala Bellmar de InterCall.
Sí, hay costos de inversión inicial, pero muchas empresas han intentado ya ahorrar dinero a través de la externalización o outsourcing, permitiendo que los empleados trabajen de forma remota, recortando el staff -pero, ¿qué es lo que realmente han ahorrado si no pueden hacer que todos los trabajadores colaboren y trabajen juntos?, agrega.
Aprovechar al máximo el tiempo usado en reuniones y colaboración, puede hacer que se ahorre mucho dinero, dolores de cabeza y estimular el crecimiento, que es donde se debería poner más énfasis, finaliza.
Sharon Florentine, CIO (EE.UU.)