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Gartner: Cómo permitir la colaboración empresarial

Durante su foro Portals, Content and Collaboration Summit, Gartner señaló a los CIO cómo permitir la colaboración en las empresas.

Colboración empresarial

[06/06/2014] La colaboración es la esencia del trabajo en equipo, y probablemente la razón más importante por la cual, en primer lugar, las empresas forman equipos. Irónicamente, sin embargo, muchas empresas luchan contra abrazar y permitir la colaboración entre sus empleados en el mundo digital de hoy.

Analistas, CIO y otros ejecutivos de TI presentes en la conferencia Portals, Content and Collaboration Summit, organizada por Gartner el mes pasado, discutieron las razones por las cuales los negocios están fallando en resolver este desafío, y ofrecieron consejos sobre cómo desarrollar una fuerza de trabajo digital más rica.

"Como tenemos acceso a muy buenas herramientas en nuestras vidas privadas, esperamos el mismo nivel de funcionalidad y rendimiento en el negocio o empresa", comentó Jeffrey Mann, vicepresidente de investigación en Gartner.

Los trabajadores, a menudo, se sienten decepcionados por las aplicaciones heredadas que pueden hacer que la productividad y el flujo de trabajo caigan. Como resultado, agregó Mann, muchos empleados han dejado de usar estas aplicaciones inservibles e inefectivas; o por lo menos, están evitando usarlas tanto como antes.

Estos problemas son, constantemente, ignorados por cuenta y riesgo de cada empresa, añadió Mann. Según una encuesta reciente realizada por Gartner, solo el 13% de los empleados está comprometido con el trabajo. "Y lo que pasa es que los empleados no comprometidos pueden, potencialmente, matar su negocio", anotó.

El contenido puede convertirse en el "tejido conector" entre los empleadores, clientes y objetivos de la empresa, pero si los datos de la compañía no están disponibles en el momento y contexto preciso, la maquinaria de la empresa se vuelve lenta, señaló Mann. "Así como el petróleo, si se queda enterrado bajo tierra, no se va a poder aprovechar ni crear algún valor con él".

Susan Landry, vicepresidenta administrativa de Gartner Research, le recordó a sus colegas que TI ha estado digitalizando los negocios desde los albores de la computación. "Hemos estado gastando miles de millones de dólares para ordenar y organizar todo, pero nuestros datos y lógica esta desparramada y desordenada por todo el lugar", anotó.

Experimente con lo móvil, lo social, la nube y los datos
La colaboración empresarial está siendo transformada por el nexo entre móvil, social, nube y datos, señaló Mónica Basso, vicepresidenta de investigación en Gartner. Aunque los obstáculos para alcanzar el éxito puedan ser desalentadores, ella alienta a las empresas a dejar la timidez de lado, cuando de experimentar con nuevas herramientas y recursos se trata.

"La colaboración puede convertirse en algo más contextualizado e impactante en términos de negocio", señaló. "Esta nueva colaboración va a ser un factor diferenciador para la competitividad de su empresa en el futuro".

Basso habla sobre cuatro tendencias -dispositivos móviles, BYOD, aplicaciones móviles, los servicios de almacenamiento personal en la nube y los servicios de compartir- que están guiando la adopción de la colaboración móvil actualmente.

Para el 2017, Gartner espera que tres mil millones de nuevas unidades de dispositivo sean entregadas anualmente, incrementando la base total de instalados a más de ocho mil millones de dispositivos conectados.

"Los estilos o aplicaciones de colaboración que solían estar disponibles en las computadoras, van a ser transferidos al ambiente móvil", anotó.

TI debería adoptar las aplicaciones móviles
La última investigación de Gartner, concluyó que el 60% de las organizaciones ya tienen una estrategia BYOD (traiga su propio dispositivo, por sus siglas en inglés) implementada como una opción a los programas corporativos más tradicionales. La tasa promedio de adopción de smartphones BYOD en estas empresas es de un 33%, mientras que la tasa promedio de la adopción de la tableta BYOD es de 47%, aseguró Gartner.

Para el 2020, el 45% de todos los CIO encuestados por Gartner afirmaron que esperaban soportar programas de BYOD, y solo la mitad de ellos esperaban seguir trabajando con un programa de dispositivos corporativos para entonces.

Las aplicaciones móviles están impulsando la colaboración y remeciendo el mercado ya que usualmente toman en consideración, antes que nada, la perspectiva del usuario. Consideramos que los paradigmas de las aplicaciones móviles tendrán que ser adoptados por las organizaciones TI en sus sistemas, señala Basso.

"Este es el nuevo modelo que las apps de consumidor han impuesto para el lugar de trabajo", agregó. "Es importante para las empresas, pensar en las aplicaciones móviles como habilitadores de un punto de acceso más fácil y accesible para sus empleados".

En dos años, Gartner proyecta que más de 300 mil millones de aplicaciones móviles van a ser descargadas al año desde las tiendas de aplicaciones. "Aquí es donde el trabajo se está moviendo y lo móvil se está convirtiendo en el punto de acceso primario para los recursos y soluciones de TI", señaló Basso.

No bloquee los servicios de almacenamiento en la nube
Algunas de las tensiones más fuertes entre TI y los usuarios en las organizaciones vienen actualmente del uso, en el trabajo, de los servicios de almacenamiento personal basados en la nube. Aunque estos servicios facilitan a los empleados el hecho de encontrar y compartir contenido, también crean un número de desafíos, como por ejemplo, crear potencialmente una ventana para exponer los datos corporativos a personas que no deberían.

"No trate de bloquearlos. Intente sacarle el provecho y explotar este fenómeno", señaló Basso. "No debería negar la existencia. Esto es lo que vemos en muchos casos, muchas empresas ignorando cuantos empleados han instalado Dropbox, por ejemplo."

Para el 2016, Gartner espera que todos los dispositivos móviles estén conectados a, por lo menos, cinco aplicaciones de almacenamiento de archivos en la nube diferentes. Asimismo, se espera que el número de usuarios sociales móviles llegue a los 2,5 mil millones.

"La colaboración es permitida o habilitada por la tecnología, pero esto no solo se trata de tecnología", anotó Basso. Las empresas aun necesitan identificar y remover los obstáculos que no están permitiendo que predomine un ambiente más colaborativo.

Cómo es que el Banco Alemán adoptó la colaboración a escala
Cuando John Stepper comenzó a pensar sobre cómo permitir o habilitar una colaboración más eficiente entre el staff del Banco Alemán hace cinco años, las complicaciones o complejidades fueron desalentadoras, considerando que esta institución financiera da trabajo a más de 100 mil personas en, por lo menos, 70 países.

"Yo vi la diferencia entre lo era capaz de hacer en mi casa y en mi teléfono de manera gratuita, y lo que era capaz de hacer en el trabajo -la brecha estaba creciendo", señaló Stepper, director administrativo del Banco Alemán. Los intentos fallidos anteriores mantuvieron el mismo patrón, en el cual había una temprana adopción y cuchicheo, seguido de silencio. "En realidad, no cambiamos mucho; y no hicimos mella en la forma cómo la gente trabajaba", agregó.

Stepper dijo que, usando el software de colaboración social de Jive de manera innovadora, él y su equipo comenzaron a desarrollar, en el 2012, una red social de empresa llamada myDB. "La gente no quería más herramientas. De hecho, querían menos de ellas y que en su lugar, el trabajo fuera más simple", anotó. "Esta quedó y en verdad hizo una diferencia", agregó. "El mes pasado, como 40 mil personas usaban myDB", y el número de usuarios y plataformas a las que myDB está reemplazando aumentan cada mes.

Con el 40% de los empleados de Banco Alemán usando myDB, Stepper ha solidificado los siete elementos más importantes para una estrategia de colaboración empresarial exitosa:

  • Plataforma
  • Valor Comercial
  • Community managers
  • Compromiso de gestión
  • Red defensa
  • Centro de excelencia
  • Beneficios individuales

"La parte interesante y la parte difícil es cómo tomar todo esto y aplicarlo a su cultura en particular, a su empresa", señaló. "El éxito también se ve diferente en distintos momentos y a distintos niveles de madurez. Es así que lo que hace dos años pensamos que era éxito, actualmente no es suficiente", agregó.

Aunque Stepper inicialmente esperaba que myDB se volviera viral, el proyecto continúa ganando interés y uso en una base individual o de equipo a equipo con el tiempo. La red ha crecido, cuenta con 40 mil usuarios, pero son 80 mil empleados los que señalan que quieren usarlo.

"Parte de lo prometido es hacer que el trabajo sea más satisfactorio", anotó. "La gente odia el trabajo, porque es totalmente deshumanizador. Por esto es que lo hicimos. No tratamos a las personas como tales. En la tierra prometida, tenemos la oportunidad de reu humanizar el trabajo y hacer que este sea más efectivo", agregó Stepper.

No hay atajos para la colaboración
Las empresas normalmente luchan con la colaboración, porque puede ser muy muy difícil replicarla a escala. Antes de lanzar myDB, Stepper y su equipo experimentaron con 20 ideas diferentes -de las cuales solo funcionaron cuatro. No hay una forma prescriptiva de implementar estas ideas que no sea probando una gran variedad de experimentos rápidos y baratos, antes de ir de frente a las soluciones efectivas.

Hablando de myDB, el típico camino para la adopción, comienza con la autenticación de una cuenta y luego interactuando con el servicio o haciéndole seguimiento a perspectivas interesantes de la plataforma.

Para myDB, el típico camino de adopción se inicia con la autenticación de una cuenta y luego con la interacción con el servicio o el rastreo de insights significativos desde la plataforma. Ya que la métrica de la vanidad no es un ciencia en términos de valor, esto conforma el primer conjunto de números que muestran que usted es relevante, y luego comienza a hablar de testimonios de negocios y del dinero, añade Stepper.

Si hay más de 10 mil personas en India que usan nuestra plataforma, incluso si eso es cierto, no es muy útil ya que podría haber 500 que son extraordinarios con ella, señala.

3 consejos de Gartner
Mann y Landry de Gartner nos dejaron tres consejos o tareas:

Cree e imagine una nueva historia digital para su empresa y determine tres escenarios en los que su organización podría trabajar radicalmente diferente en un mundo digital.

Identifique partes de su infraestructura que se deberían ir. "Identifique esas partes que son hostiles a o hacia la fuerza de trabajo digital", señaló Mann.

Identifique las habilidades o talentos que puede permitirse perder y aquellos que necesita desarrollar.
Matt Kapko, CIO (EE.UU.)