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Cómo trabajar sin problemas a través de múltiples dispositivos

[03/07/2014] Trabajar hasta altas horas de la noche en su cubículo para cumplir un plazo es un escenario poco común hoy en día. La mayoría de los empleados puede utilizar una computadora portátil de tipo comercial, o una PC en casa para completar asignaciones de trabajo desde la comodidad de su hogar.

Sin embargo, el uso de múltiples dispositivos para el trabajo genuino, productivo, es más difícil de lo que parece. Es necesario algún tipo de planificación y preparación para asegurarse de que no quedara varado con archivos de trabajo incorrectos o desactualizados, o de que no está perdiendo tiempo aprendiendo un conjunto diferente de aplicaciones.

Aquí le mostramos algunos pasos simples para ayudar a que los ocupados ejecutivos y propietarios de pequeñas empresas obtengan una ventaja al trabajar sin problemas en múltiples dispositivos.

El mundo pide hoy una estrategia multiplataforma
A pesar de las débiles ventas de PC y Mac, especialmente de escritorio, estos dispositivos siguen formando la columna vertebral del entorno informático en empresas de todos los tamaños. Esto ha ayudado a que los fabricantes de PC se hayan adaptado, haciendo hincapié en la vida de la batería sobre el rendimiento bruto, y la producción de aparatos portátiles ligeros disponibles en varios factores de forma.

Por supuesto, los miles de millones de tabletas y teléfonos inteligentes que se han enviado, significa que los empleados están muy cómodos con estos dispositivos y que les gusta tenerlos a mano. Por otra parte, muchos teléfonos inteligentes convencionales cuentan con pantallas de más de cinco pulgadas. Probablemente un smartphone sea mejor para la revisión de datos en lugar de escribir un informe largo, pero no se puede negar que las brechas entre los teléfonos inteligentes, tabletas y computadoras portátiles se está reduciendo.

Es evidente, entonces, que una significativa estrategia multiplataforma debe tener en cuenta las realidades del fenómeno BYOD. Como tal, es necesario mirar no solo en plataformas de escritorio y portátiles que ejecutan Windows y Mac OS X, sino también las tabletas y los teléfonos inteligentes que se ejecutan en plataformas populares como Android e iOS.

Identifique las aplicaciones que necesita para ser productivo
Los primeros pasos hacia una multiplataforma eficaz, o estrategia multi-dispositivo, implican la identificación de las aplicaciones que utiliza para su trabajo, y luego desarticular la lista a cuatro o cinco de las aplicaciones más utilizadas. Esta tarea no es tan difícil como la mayoría puede imaginar en un principio, ya que la mayoría de nuestras actividades de trabajo por lo general giran en torno a un puñado de aplicaciones.

Puede identificar estas aplicaciones mediante la observación de sus actividades en una PC en un día típico de trabajo. Si tiene problemas para recordar la última vez que utilizó una aplicación en particular, entonces puede ser una buena idea dejarla fuera de la lista. El resultado final es una lista de aplicaciones, cuya disponibilidad en cada uno de su dispositivo es necesaria para ayudar a mantener su productividad.

Un número creciente de desarrolladores reconocen que los usuarios ya no se adhieren a una única plataforma o dispositivo. Tal vez algunas de sus aplicaciones indispensables estarán disponibles en PC y Mac, y puede incluir la función de soporte inherente de nube para ayudar a mantener los archivos sincronizados entre dispositivos. Si ese es el caso, entonces todo lo que necesita hacer es descargar o adquirir e instalar la aplicación.

Aunque no es necesario ejecutar la misma aplicación en todas las plataformas, sí es necesario tener muchas menos aplicaciones. Las aplicaciones comunes disponibles en más de una plataforma incluyen Microsoft Office (Windows, OS X), el navegador web Chrome (Windows, OS X, Android y iOS) y FileZilla (Windows, OS X, Linux).

Tendrá que reemplazar las aplicaciones de productividad que, inevitablemente, no se ofrezcan en múltiples plataformas. Una manera de hacer las cosas más fáciles: Clasifique las aplicaciones preseleccionadas por su funcionalidad y luego busque las mejores aplicaciones de ese tipo que proporcionen estas funciones en otra plataforma.

La adquisición de estas aplicaciones a través de una tienda oficial va a hacer que se establezcan en el nuevo dispositivo con un mínimo de esfuerzo. Incluso si las aplicaciones se instalan por separado desde la App Store, el ritmo actual de las revisiones y actualizaciones de seguridad significa que realmente no hay ninguna razón para mantener una copia del paquete de instalación de una aplicación práctica. Cuando es necesario, basta con descargar la versión más reciente e instalara.

Sincronice los datos a través de la nube
Para cubrir todas las bases cuando se utilizan varios dispositivos, considere el almacenamiento en la nube para mantener los archivos sincronizados. Esto garantiza que se pueda acceder a los archivos desde cualquier lugar -incluso en terminales de acceso público o desde la máquina de un colega- y trabajarán con aplicaciones heredadas que quizá no vengan con capacidades de sincronización en la nube. Debido a que todos los cambios a los archivos se sincronizan automáticamente, esto también podría servir como un repositorio de backups si los dispositivos se pierden o son robados (aunque una copia de seguridad fuera de línea es siempre preferible).

Hay muchos servicios de almacenamiento en la nube. La mayoría ahora ofrece versiones centradas en el negocio que pueden venir con mayores capacidades de almacenamiento, opciones de copia de seguridad más robustas, los registros de auditoría detallados con descarga de archivos y archivo de fecha y hora de acceso, y una consola de administración centralizada, con detalles sobre las cuentas individuales y los derechos de acceso.

Por último, si es receloso sobre el almacenamiento de datos en la nube, puede optar por un servicio seguro de almacenamiento en la nube como SpiderOak, que le permite mantener los datos completamente cifrados y compartidos entre la PC y los dispositivos móviles.

También sincronice su mensajería, contactos y calendarios
Después de sincronizar sus archivos e instalar las aplicaciones de productividad adecuadas, debe abordar la colaboración. Hecho correctamente, esto permite que la mensajería, contactos y calendarios centrados en el negocio sean de fácil acceso y estén actualizados en todos los dispositivos.

Las cosas están bien consolidadas en este frente y pocas ofertas destacan por encima del resto, con Microsoft Exchange Server, y Google Apps, en representación de los monstruos. El soporte para ambas plataformas es frecuente y puede ser incorporado en todos los dispositivos de teléfonos inteligentes y tabletas.

Las empresas pueden implementar Exchange Server en las instalaciones o usar Exchange Online que está basado en la nube. Este último está disponible como un servicio independiente de Microsoft, a partir de cuatro dólares al mes, de parte de los proveedores acreditados por terceros o como parte de la oferta de Office 365. Tenga en cuenta: Esta estrategia confusa de paquetización hace que sea difícil encontrar el paquete más rentable que satisfaga sus necesidades. Como alternativa, el servicio gratuito Outlook.com ofrece la misma capacidad de Exchange ActiveSync (EAS).

Por su parte, Gmail también ofrece contactos y calendario junto con los mensajes de correo electrónico. Por supuesto, no recibe su propio dominio a menos que pague por ello, aunque un truco puede ser reenviar mensajes de correo electrónico desde su dirección empresarial de correo electrónico hacia su cuenta gratuita de Gmail. Las organizaciones que necesitan más capacidad de almacenamiento y soporte al cliente pueden tener en cuenta a Google Apps for Business, que está disponible por un precio mensual de cinco dólares por usuario, o 10 dólares por usuario si desea capacidades de archivo adicional y retención de datos.

Utilice múltiples dispositivos y un proceso evolutivo
Siempre habrá aplicaciones -tales como las de diseño asistido por computadora, codificación de medios o aplicaciones de negocios cliente-servidor- que no se ejecutarán bien sin la presencia de una potente estación de trabajo o hardware especializado. Sin embargo, aún puede seguir el progreso de un renderizado particularmente grande por lotes, o incluso perforar ese orden en el sistema ERP de legado, con el software adecuado de acceso remoto. De hecho, una nueva generación de aplicaciones como Parallels Access, ofrece la posibilidad de "aplicar" aplicaciones de escritorio convencionales para que se adapten mejor a la interfaz de pantalla táctil de la iPad.

En última instancia, el trabajo en múltiples dispositivos es un proceso en constante evolución. Los factores de formas cambian, al igual que las especificaciones importantes, tales como la vida y la capacidad de la batería. Sin embargo, con un poco de pensamiento y adaptación, puede llevar su estrategia BYOD al siguiente nivel si está utilizando una computadora de escritorio PC, Mac portátil, iPad Air o tableta Android.
Paul Mah, CIO (EE.UU.)