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14 Consejos para la creación de una oficina sin papel

Oficina sin papeles

[09/07/2014] La "oficina sin papel", acuñada como un eslogan de marketing en los primeros días de la informática de IBM, aún no ha llegado; a pesar de la evidencia anecdótica de que el uso de papel puede finalmente estar disminuyendo. Para prueba, basta con entrar en la oficina de cualquier pequeña empresa.

En un momento en que casi todos los empleados tienen acceso a una terminal de computadora, y cuando los dispositivos móviles con una densidad de píxeles indistinguibles de los presentes en los medios impresos son ahora tan comunes, es extraño que no se haya hecho más por reducir el uso de papel.

Oficina sin papel, no sin limitaciones
Una razón importante es que, cuando se trata de erradicar el trabajo, las organizaciones deben ser realistas. Eliminar completamente el papel puede no ser económico o incluso práctico para todos. Las realidades del papel en nuestra sociedad fuerzan a que incluso la mayoría de las empresas de tecnología, incluso en lo emprendimientos sin procesos ni hábitos heredados y hábitos tengan que lidiar con fuerzas externas, tales como las necesidades del cliente y los requisitos reglamentarios o legales. Por otra parte, las empresas, tales como las del ámbito legal y de auditoría no pueden ser buenas candidatas para trabajar sin papel, debido a su prevalencia histórica.

Además, los garabatos y dibujos representan la mejor forma en que algunas personas profundizan sus pensamientos. Mientras que han surgido excelentes alternativas, como el lápiz Jolt Script, con el fin de ofrecer una experiencia comparable a la de usar una pluma real, pueden ser caras y quizá no convenzan a los puristas. El punto es, puede haber situaciones en las que sería injusto y contraproducente insistir en el cambio, especialmente si la reducción resultante en el consumo de papel es mínimo.

Con esto en mente, he aquí algunas estrategias prácticas para reducir significativamente el volumen global de consumo del papel. También le damos un vistazo más cercano a la forma en que puede equipar a sus empleados para que trabajen de manera más eficaz en un entorno sin soporte de papel.

Reducir, desalentar el uso del papel
El primer paso para reducir el consumo de papel es simplemente enfatizar la tendencia hacia la reducción de su uso. Esto se puede hacer en una variedad de iniciativas de bajo o ningún costo que ponen de relieve la importancia de la unidad sin papeles.

1. Realice el seguimiento del número de páginas impresas por persona, genere un informe mensual y envíelo por correo electrónico a todo el mundo. Obviamente, esto funciona mejor si la capacidad de realizar un seguimiento de la impresión ya es compatible con el equipo multifuncional existente, o con el servidor de impresión. Dependiendo de cómo se configuran las impresoras, un software de servidor de impresión independiente como Print Inspector puede funcionar también, aunque el costo puede ser prohibitivo para las pequeñas empresas. (Print Inspector cuesta 500 dólares para 10 clientes o mil dólares por una licencia de sitio).

2. Haga que sea menos conveniente imprimir. Reduzca el número de impresoras en su oficina mediante la consolidación de una máquina de impresión más pequeña, de gama baja, capaz de mayores volúmenes de impresión, en una ubicación central. Sin impresoras en sus escritorios, los empleados tienen menos probabilidades de imprimir de manera frívola; esto tiene el beneficio adicional de mejorar la rentabilidad.

3. Solicite estados de cuenta electrónicos de los bancos y los proveedores de servicios tales como la empresa de telecomunicaciones. Haga un esfuerzo consciente para pagar facturas en línea, ya que esto no solo reduce el uso de cheques de papel, sino que también mejora la productividad general.

4. Si bien es decididamente de baja tecnología, abogar activamente por una cultura de la reutilización y reciclaje pueden modificar las actitudes predominantes hacia el consumo de papel. Un estante vacío para recoger los documentos no confidenciales para el reciclaje puede ayudar, como lo hacen las firmas de correo electrónico que desalientan la impresión innecesaria de mensajes de correos electrónicos.

Rediseñe los procesos clave del negocio
Si desea reducir sustancialmente el consumo de papel, no hay otro camino que no sea la re-arquitectura de ciertos procesos del negocio, para identificar los procedimientos que hacen uso innecesario del papel. Uno de los remedios más simples es generar informes directamente en formato PDF, que pueden ser revisados en una computadora portátil, tableta o incluso smartphone.

5. Acabe con los documentos impresos de firma física, especialmente los internos. Incluso para los contratos externos, la necesidad de una firma tiene raíces más en una procedencia histórica de exigencia legal.

6. Reproduzca los documentos internos en Wikis o cuadernos en línea como Google Docs o Evernote. Este último permite compartir cuadernos enteros o notas individuales, lo cual es muy útil para la difusión de materiales tanto estáticos como dinámicos, como un manual del empleado o notas de la reunión.

7. Deseche completamente el fax del proceso de negocio y reemplace los formularios en papel con formularios PDF rellenables que se envían a través de correo electrónico o un navegador Web. La herramienta online gratuita PDFescape creará archivos PDF con los campos del formulario pertinentes, mientras que las aplicaciones de pago, tales como Nitro Pro 9 y Acrobat ofrecen una funcionalidad más sofisticada.

Infraestructura de soporte para activar la oficina sin papeles
Conseguir la infraestructura adecuada puede tomar cierto tiempo para alcanzar la oficina sin papel. A continuación se presentan una serie de herramientas de software, servicios y elementos de hardware que se pueden poner en marcha para apoyar a la oficina sin papel.

8. Considere una instalación dual o multi-monitor. Una razón común por la que los trabajadores impriman documentos, es la necesidad de una referencia cruzada con otro documento. Puede reducir las impresiones desperdiciadas mediante la creación de una estación de trabajo multi-monitor. Darles a los empleados dos (o tres) pantallas aumenta el valor digital y la productividad al mismo tiempo. Los monitores LCD suelen durar más que las actualizaciones de equipos, por lo que este solo le costará una vez.

9. Con el fin de trabajar con proveedores y clientes que insisten en el uso de la máquina de fax, regístrese en un proveedor de fax en línea que le enviará por correo electrónico un fax entrante directamente a su bandeja de entrada. Este mercado maduro incluye varias opciones gratuitas o de pago que esencialmente eliminan la necesidad de una máquina de fax física. Por ejemplo, la opción de pago de eFax permite que los usuarios envíen hasta 150 páginas por mes a partir de un mensaje de correo electrónico, a través de un portal en línea, o desde una aplicación móvil.

10. La digitalización de notas de papel y material impreso hace que los documentos sean fáciles de compartir de forma electrónica y reduce la tentación de hacer fotocopias. Aparte de los escáneres de red, los últimos años han visto el surgimiento del escáner "personal" destinado a grupos pequeños o incluso el uso individual. El escáner plano portátil Doxie, por ejemplo, puede capturar lo que está escrito en cuadernos y otros contenidos que pueden no ajustarse a través del alimentador de un escáner convencional.

11. El software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR por sus siglas en inglés) convierte las imágenes estáticas o archivos PDF creados por los escáneres de hardware en archivos editables que son sustancialmente más útiles. Por ejemplo, ABBYY FineReader convierte archivos PDF y fotografías digitales en formatos de Microsoft Word, Excel o PDF.

12. Para el papeleo inevitable que debe imprimirse, utilizar ambos lados puede reducir el consumo de papel a la mitad. Las impresoras que admiten la impresión dúplex hoy son altamente confiables y están disponibles por solo una pequeña prima sobre los modelos que no disponen de dúplex. De hecho, muchas de las impresoras de gama media se ajustan a esta función por defecto.

¡Suba la apuesta al compromiso de la productividad con menos papel!
Por supuesto, la digitalización del papel no solo tiene que ver con la reducción de residuos. En muchos casos, las notas digitalizadas ofrecen la comodidad de ser fáciles de ubicar y no ocupan espacio físico cuando se almacena en forma de bits binarios en una unidad de almacenamiento. ¿Por qué no llevarlo al siguiente nivel y tratar de aumentar la productividad del personal mediante el uso de tecnologías de digitalización?

13. En este frente, una gran variedad de aplicaciones para teléfonos inteligentes, incluyendo CamCard y WorldCard Mobile, capturarán el contenido de tarjetas de negocios y generarán un contacto digital.

14. Mientras tanto, para las empresas que no son propietarias de un escáner, las aplicaciones como TurboScan y Scanner Pro pueden capturar documentos con la cámara de un smartphone. Estos archivos pueden ser posteriormente subidos a un servicio de almacenamiento en la nube, donde pueden ser compartidos y, posteriormente, vistos desde un teléfono inteligente o tableta.

Reducir con éxito el uso de papel no es un evento de una sola vez. Es una serie de continuos esfuerzos para alejarse del papel y establecer una cultura que frunza el ceño sobre el desperdicio. La re-arquitectura de procesos de negocio para reducir el consumo de papel es una actividad inevitable, pero la adopción de las herramientas adecuadas, puede recorrer un largo camino hacia la creación de un entorno de apoyo a la oficina sin papel.

En última instancia, las empresas no deben parar en la eliminación del papel, sino que deben impulsar una mayor digitalización con el fin de aprovechar todos sus beneficios.
Paul Mah, CIO (EE.UU.)