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Columnas de opinión

Administración de proyectos: Ocho pasos para una entrega a tiempo y dentro del presupuesto

Por: Ron Ponce, presidente de Fog City Consulting, firma de consultoría en administración de programas y proyectos.

[12/06/2009] Negocios, de todos los tamaños, se embarcan en miles de proyectos cada año para nuevos productos y servicios. Desafortunadamente, la mayoría de éstos están condenados a fallar inmediatamente, o en su lanzamiento, porque los criterios originales de éxito no fueron cumplidos.

Algunas fallas de proyectos llevan al retraso en el lanzamiento de productos, como el AirBus A380; otros, como el Big Dig de Boston, incurren en enormes desbordamientos de costos. Estos ejemplos, al igual que los resultados de encuesta tras encuesta, muestran que los negocios estadounidenses no han sido capaces de descifrar cómo conseguir consistentemente que los productos y servicios sean entregados a tiempo, en presupuesto y con la mayor calidad.
¿Por qué es esto?
Las empresas invierten mucho cada año en personas, consultores, procesos y tecnología para mejorar las tasas de éxito de los proyectos, pero sin beneficio. No me malinterpreten, hay ejemplos de excelencia individuales, y las tasas de éxito han mejorado a través de los años, pero no ha habido la clase de incremento dramático que uno esperaría dado el tamaño de las inversiones que han hecho las empresas.
Al fin y al cabo, las empresas pueden parecer confiadas, pero la mayoría no está lista o no desea hacer las verdaderas inversiones necesarias para alcanzar un cambio significativo -el tipo de cambio que entregaría a tiempo, dentro de presupuesto y con alta calidad casi el 100% del tiempo. Hay ocho pasos que, si son seguidos como una sola unidad y verdaderamente adoptados por toda la organización, proveen el plan de acción para la perfección en la administración de proyectos.
1. Definición
Es crítico empezar con una base sólida. La base debe ser construida a nivel organizacional y no con individuos. Es imperativo que, desde el CEO hacia abajo, haya un entendimiento y un convencimiento cuando se refiere a definir o redefinir los siguientes temas:
Roles y responsabilidades: Esto puede ser laborioso, pero el esfuerzo dará resultado cuando sea momento de ejecutar. El ejercicio puede esbozar la necesidad de desarrollar nuevas estructuras organizacionales para soportar mejor la eficiencia y la comunicación dentro de los equipos de entrega.
Estándares: La creación de una metodología de administración de proyectos permitirá la consistencia en la entrega y la terminología. Un beneficio añadido puede ser traer nuevos empleados a bordo, quienes rápidamente se moverán hacia arriba en la curva de aprendizaje, y por tanto proveerán valor de inmediato.
Políticas: Tener un estándar establecido y una metodología consistente provee la plataforma para documentar y reforzar las políticas. Es difícil documentar cuando las cosas se están moviendo rápidamente y siempre están cambiando, pero tomarse el tiempo para hacerlo proveerá beneficios tales como medidas de control mejoradas. Realizar auditorías le permite identificar riesgos proactivamente, y le da la habilidad de mitigarlos antes de que se vuelvan un verdadero problema.
2. Evaluación
Es importante saber dónde y cuándo hacer inversiones para alcanzar los objetivos de la empresa. Desafortunadamente, siempre hay más ideas que recursos para ejecutarlas. Por lo tanto, las organizaciones necesitan formalizar un proceso para evaluar cuáles de los nuevos proyectos deberían ser aprobados. El proceso debe definir los criterios de toma de decisiones que serán usados durante la evaluación, y también tener en consideración la capacidad y las habilidades de la firma para entregar exitosamente los proyectos.
3. Recursos
Sin gente -o más importante aún, la gente correcta- la habilidad de tener éxito como empresa es casi imposible. Sus recursos fueron contratados por razones específicas, tales como un juego de destrezas únicas o una profunda experiencia en la industria. Crear un ambiente de éxito es crucial para su empresa y para sus carreras. Tomarse el tiempo para empatar las necesidades de personal para un nuevo proyecto con las habilidades que ya se tienen es crítico.
4. Metas y objetivos
Sucede demasiado a menudo que los miembros del equipo no entienden por qué están haciendo lo que están haciendo. Ellos no saben cuán importante es su proyecto o tarea para el éxito de la empresa. Es crítico que las metas estén claramente definidas para cada proyecto; desde iniciativas corporativas hasta proyectos departamentales individuales. También es importante que todos se acoplen mutuamente. Incluso los proyectos más pequeños deben soportar las metas corporativas de algún modo.
 
5. Control
Uno de los verdaderos puntos de fracaso para el éxito de cualquier proyecto es la falta de control, específicamente alrededor del alcance y el presupuesto. La mayoría de la gente se da cuenta de que por cada acción hay una reacción, pero por alguna razón esa lógica se va por la ventana cuando se refiere a un proyecto. ¿Cuántas veces ha escuchado: mi solicitud es fácil o este es solo un pequeño cambio. Los ejecutores del proyecto dicen estas cosas sin darse cuenta del impacto de su pequeño cambio en el plan o presupuesto del proyecto. Para poder tener éxito, los ejecutores del proyecto deben entender que un cambio en el alcance, plazo de tiempo o presupuesto para un proyecto, producirá un proyecto fallido si esas variables no están subsecuentemente ajustadas para acomodar el cambio. Igualmente, los administradores de proyectos necesitan definir un fuerte proceso de control de cambios que sea adoptado desde los más altos niveles hacia abajo. Esto no es fácil, pero si se logra, le permitirá entregar su producto y servicios a tiempo y dentro de presupuesto.
6. Monitoreo
Jorge, ¿cómo se está desarrollando el proyecto? Bueno Juan, déjame revisar la Mágica Bola Ocho. Yo digo eso en broma, pero es verdad que muchas empresas no registran formal y concisamente el estado de los proyectos. Es crítico que usted y su equipo conozcan y documenten completamente el progreso de un proyecto, los compromisos de los ejecutores, los resultados obtenidos y los principales indicadores de éxito, al igual que las fallas potenciales. El conocimiento de la información almacenada a través del monitoreo, determinará las decisiones que se tomen; el curso de las correcciones que puedan necesitarse; y el confort de que sus proyectos están siendo registrados. Se necesita que haya transparencia en ello y responsabilidad para el plan, metas, presupuesto y alcance con el fin de conseguir la confianza de que la información es correcta y procesable.
7. Medición
 Se han establecido las metas, se han creado los planes y se han hecho los compromisos. Después de todo ese trabajo, sería una pena no saber si los objetivos del proyecto fueron cuantificablemente alcanzados. Ser capaces de definir, capturar y registrar las métricas alrededor de cada proyecto -y el portafolio entero de proyectos- es una necesidad para cualquier ejecutivo y equipo de administración. Hay muchas metodologías, como Six Sigma, que coloca mucha importancia en la habilidad de capturar y cuantificar el éxito o el fracaso.
Hay mucho poder en datos en blanco y negro. Usted establece el nivel y al final hay solo una respuesta a la pregunta de si fue un éxito: sí o no. Los datos y la historia que son capturados reportarán beneficios cuando se tomen las decisiones iniciales durante el paso de evaluación. Puede tomar como referencia el proyecto propuesto contra aquellos en el pasado y determinar qué cambios podrían necesitarse para darle a un nuevo propósito la mejor oportunidad de tener éxito y no repetir problemas pasados. Solo puede aprender de su pasado si éste ha sido documentado para referencia.
8. Mejore
Incluso en los proyectos más exitosos siempre hay algo que podría haberse hecho mejor. Ser capaz de capturar esas lecciones permitirá a una organización mejorar su capacidad de entrega de proyectos y entregar proyectos más complejos y desafiantes en menos tiempo, por menos costo. Subrayo las siguientes tres áreas para mejora:
Invierta en personas: Mejore el conjunto de habilidades de su gente con entrenamiento y dándoles asignaciones de proyectos desafiantes.
Mejora continua: Formalice un proceso para capturar las lecciones aprendidas para cada proyecto. Ese proceso también debería delinear cómo las recomendaciones para cambios son priorizadas, aprobadas e implementadas. Como con otros temas, mida el progreso de cada paso y cada recomendación aprobada para determinar si se cumplieron las metas.
Tecnología de proyecto: Busque cómo la tecnología puede ayudar a incrementar la eficiencia y la calidad de su entrega de proyecto.
Estos ocho pasos, si se implementan individualmente, pueden mejorar su habilidad para conseguir que sus productos y servicios estén en el mercado a tiempo y dentro del presupuesto. Pero si implementan estos ocho pasos de manera colectiva como unidad, su empresa ganará una enorme ventaja competitiva, aumentará la cualidad, mejorará su agilidad y, de manera más importante, mejorará la satisfacción de su cliente. Sus clientes le cantarán alabanzas si son capaces de conseguir que sus productos y servicios sean entregados cuando han sido prometidos y dentro del presupuesto. ¡Así que no espere! Actúe ahora e implemente su programa de ocho pasos hoy.
Ron Ponce es presidente de Fog City Consulting, una firma de consultoría en administración de programas y proyectos basada en San Francisco, que se especializa en determinar e implementar soluciones únicas para pequeños negocios que les permiten escalar su capacidad, eficiencia y entrega, permitiéndoles así tomar control de sus iniciativas de proyecto de negocios.
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