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Casos de éxito

La ventaja de la facilidad en BI

Conecta Centro de Contacto implementa Board

[22/07/2014] Hace unos días conversamos con Jorge álvarez, gerente de Procesos e Inteligencia de Negocios de Conecta Centro de Contactos. Él nos relató su experiencia en la implementación de Board, una herramienta para inteligencia de negocios que le resultó atractiva tanto por la simplicidad de sus operaciones para los usuarios finales, como por la simplicidad de su configuración para el personal de TI.

Conecta Board
Jorge álvarez, gerente de Procesos e Inteligencia de Negocios de Conecta Centro de Contactos.

¿Qué es lo que tenían antes de Board?
Antes de Board teníamos para resolver las mismas necesidades con una base de datos SQL Server, donde hacíamos un gran repositorio de información como Data Mart, y extraíamos información con hojas de cálculo en Excel, eventualmente tablas dinámicas; o se hacía algún aplicativo que consolidaba esta información, de desarrollo interno. Y eso es lo que nos daba el día a día, la información para tomar decisiones tanto a nivel operativo como a nivel gerencial.

¿Y qué es lo que les llevó a buscar otra herramienta?
Se llegó a un nivel en donde ya no era posible seguir manejando la información; por más que se hacía trabajos a nivel de base de datos para extraer los datos, la presentación de la información, la posibilidad de análisis, nos quedó muy limitada. Tratar de manejarlo a través de tablas dinámicas o de alguna otra herramienta, aun cuando aumentáramos datos dinámicos a las tablas, no daba lo que necesitábamos.

Teníamos un modelo matemático de expectativa de recuperación; entonces hacer el modelamiento de los valores esperados y compararlos con lo real se hacía demasiado complejo, ya sea a través de los procedimientos que usábamos a nivel de base de datos como a través de las herramientas. No se tenía la posibilidad de hacer un drill down de la forma en que necesitábamos, algo que nos da de manera más natural una herramienta de inteligencia de negocios.

¿Cuándo es que comenzaron a buscar la nueva herramienta?
Nosotros llegamos a Board a través de la compra de una empresa. Nosotros adquirimos una compañía que fusionamos a Conecta y que tenía la herramienta Board pero que no la estaba explotando. Esto coincidió con que nosotros estábamos evaluando la adquisición de una herramienta de BI, llegamos a Board en el momento adecuado.

Estábamos en ese momento analizando otra herramienta, QlikView, que es la que normalmente se usa de forma corporativa en el grupo, pero queríamos contar con ciertas capacidades adicionales a las que esta herramienta daba, como el tema del modelamiento que es bastante complicado en la otra herramienta, o hacer escenarios de what if; es decir, qué sucede si… y algún cambio en alguno de los datos resultantes, algo que era casi natural en Board y bastante complejo, como determinamos después, en QlikView.

Lo que hicimos fue pedir a los dos proveedores que resolvieran un caso específico. Sobre ese caso, en el que se pedía modelamiento y la posibilidad de manejar escenarios, Board tuvo ventaja y solvencia para manejar esto con menor complejidad y en menor tiempo. A la otra herramienta le tomó bastante más tiempo el desarrollo de lo que se planteó y el grado de complejidad para hacer el what if era grande, casi había que meterse en el código para hacer un par de cambios para plantear la solución a la necesidad. En el caso del Board era entrar en la misma pantalla y sobre ella, donde se mostraban los resultados, hacer los cambios necesarios, y todo se recalcula por dentro de acuerdo al algoritmo que uno ha planteado.

Entonces, se nos dio esa flexibilidad para un escenario que queríamos manejar y al final decidimos por las facilidades de Board. Además, ahí teníamos funcionalidades de BI que buscábamos inicialmente, y las de CPM que íbamos a buscar luego. La ventaja de tener las dos en una sola herramienta daba mayor continuidad al producto que estábamos comprando, protegía más nuestra inversión.

¿Cuándo fue que realizaron la adquisición de la otra compañía?
Hace unos tres años, en el 2010-2011 se hace la compra. Y poco después de implementar Board comenzamos a hacer desarrollos inicialmente muy simples, solo de modelamiento y presentación de información, y luego comenzamos a hacer comparación de estos modelos con la realidad. Ahora es una herramienta que usamos todos los meses para tomar decisiones a nivel de gerencia.

¿Cuándo se implementó Board?
Eso fue en el 2012, a inicios de año.

¿Cuál es el mayor reto que significó la implementación?
En realidad, como cualquier herramienta nueva, poder adaptar la nueva tecnología y hacer las cosas de una manera distinta para el negocio que conocemos. En eso fue parte importante el proveedor. Nosotros compramos el software junto con horas de consultoría, entonces tuvimos que aprender de Board y nuestro proveedor tuvo que aprender del negocio de Conecta, de manera que ambos pudiésemos interactuar y obtener lo mejor de esta solución.

Costó el que ellos entendieran el negocio y nos costó entender la herramienta, pero una vez que eso fue definido, la solvencia de nuestro personal en base de datos y la solvencia del consultor en soluciones en Board hicieron que obtuviéramos un producto bastante bueno.

¿El proceso de implementación fue largo?
La implementación de la primera versión del producto duró seis meses, y luego, sobre ella, hicimos refinaciones a lo largo del tiempo.

¿Cuáles son los principales beneficios que le ha otorgado?
Hay una fuerte facilidad del producto para su manejo, es muy amigable. Entonces, mi primer nivel, que es el nivel gerencial -y es el que más lo utiliza- se siente muy cómodo porque le parece casi como una tabla dinámica pero con unas funcionalidades y filtros detrás que en realidad están moviendo toda la lógica de un modelo. No es simplemente abrir los datos en cajoncitos más detallados, sino que detrás de toda esa lógica hay un modelo matemático que ellos no ven pero que están aprovechando de una forma bastante exigente. Y esta complejidad se maneja al interior del propio Board de una manera bastante sencilla.

Board ofrece las funcionalidades de despliegue de información que daría cualquier tabla dinámica pero detrás maneja el modelamiento que no es tan complejo, hay algunos clics y en ocasiones un poco de código detrás y no más que eso.

Entonces, es amigable para ambos lados.
Así es, tanto para el usuario final como para los que desarrollan el aplicativo que luego va a mostrarse.

¿Y cuantos usuarios tienen?
15 usuarios, toda mi capa gerencial y los jefes.

¿Desea agregar algo?
Como ventaja del Board a comparación del QlikView nos resultó bastante útil el beneficio de la poca necesidad de fierro que tiene detrás, y eso también inclinó la balanza al momento de tomar la decisión. Para el QlikView se necesitaba un equipo bastante más potente para hacer lo que deseábamos hacer con Board, y eso lo identificamos porque el personal técnico del grupo tiene experiencia con QlikView y nos dijo que para hacer lo que queríamos íbamos a necesitar más cosas. Ellos nos acompañaron inclusive en la adquisición del producto, en la comparación y la evaluación que se hizo.

¿Y cuál ha sido la reacción del resto del grupo?
El grupo sigue usando la herramienta que tienen porque para los fines que ellos tienen les satisface adecuadamente. Además tienen cierto tiempo de desarrollo e inversión hecha por el que no evalúan hacer un cambio.
Jose Antonio Trujillo, CIO Perú