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Reportajes y análisis

Suites de productividad de oficina en línea

Microsoft Office Online vs Apple iWork para iCloud y vs Google Drive

[08/09/2014] Son tres las suites de productividad de oficina en línea que predominan en el mercado hoy en día -Microsoft Office Online con Word Online, Online Excel y PowerPoint en línea; iWork de Apple para iCloud con Pages, Numbers y Keynote para iCloud; y Google Drive (también conocido como Google Apps) con Docs, Sheets y Slides-, pero ¿qué suite es para usted? No hay un claro ganador en esta carrera de caballos, por lo que sus necesidades específicas dictarán esa elección.

Todos estos productos basados en el navegador son libres para un uso personal. Microsoft Office Online y Google Drive también están disponibles en planes de pago para empresas. Enigmáticamente, Apple llama a iWork para iCloud una versión "beta", y aún no se ha comprometido a fijar precios para la versión final del producto. Sin embargo, tenga en cuenta que iWork para iOS y iWork para OS X, son gratuitos para los que compraron las máquinas de Apple después de septiembre del 2013 A partir de este momento, iWork para iCloud es gratis para todo el mundo, dándole a Apple un buen impulso en la categoría "valor".

Se puede acceder a todos los programas de las suites desde los principales navegadores. Ninguno de ellos requiere la instalación, activación o mantenimiento de cualquier programa en su computadora local. Conéctese, regístrese, utilice la aplicación basada en navegador, y listo.

Utilicé cada una de las suites, desde la perspectiva de un usuario de Windows y Office, teniendo especial interés en la forma en que cada uno se ocupa de la compatibilidad de documentos de Office. La compatibilidad con Word, Excel, y PowerPoint puede ser o no importante para usted. También ejecuté las suites con un teclado y un mouse. Los que cuenten con una pantalla táctil ciertamente tendrán una perspectiva diferente. Tanto Office Online como iWork para iCloud son más funcionales que Google Drive en los dispositivos móviles, tanto si se accede a ellos a través del navegador móvil o si se utiliza el cliente móvil nativo.

Mis críticas se concentraron en los tres productos tradicionales de productividad: tratamiento de textos, hoja de cálculo y aplicaciones de presentación. Todas las suites incluyen también correo electrónico, calendario, contactos, notas y otras aplicaciones, pero no los consideré para esta revisión. Revisé el almacenamiento, administración, y acceso a los archivos en Microsoft OneDrive (anteriormente SkyDrive), Google Drive, y Apple iCloud. Las tres suites lo empujarán hacia un jardín amurallado en la nube, con manejo de archivos limitado y la interoperabilidad con otros servicios de almacenamiento en la nube.

Todas las pruebas primarias se realizaron con Windows 7 e Internet Explorer 11 (a excepción de Keynote para iCloud, que se ejecutó en Chrome). También hice una serie de pruebas secundarias utilizando una amplia gama de sistemas operativos y navegadores.

Desde el principio

Office Online de Microsoft (conocida como Office Web Apps antes de febrero del 2014) funciona con cualquier versión reciente de IE, Firefox, Chrome o Safari. Es gratis para uso personal. Los individuos y las organizaciones con suscripciones Office 365 (desde 60 dólares hasta 240 dólares por persona al año) reciben automáticamente licencias de uso de las aplicaciones de Office Online. Si está familiarizado con Office 2010 u Office 2013/Office 365, debería ser capaz de entrar de lleno en las aplicaciones de Office Online y ponerlas en marcha.

Mientras Microsoft empaqueta un gran número de características útiles en su suite Office Online, yo estaba decepcionado por tres problemas. En primer lugar, en mis pruebas, Office Online echó a perder varios documentos de Office -los de verdad. El daño incluía un documento de Word con una fórmula simple, una hoja de cálculo Excel con macros, y un documento de Word grande que incluía fotos y cuadros de texto que, cuando se abrieron en Office Online y, luego se guardaron, se rompieron completamente. Word, Excel y PowerPoint en línea tampoco abrieron documentos protegidos por contraseña.

En segundo lugar, la interfaz de Office Online todavía se parece a la vieja versión de Office. No ha habido ningún intento de tomar prestado los esfuerzos en diseño de interfaz de la versión de Office para iPad. Eso significa, entre otras cosas, que se encuentre desconcertado visualmente por muchas opciones que no hacen mucho.

En tercer lugar, PowerPoint en línea es muy limitado y tiene errores. Podría ser útil para crear una presentación muy simple o esbozar una presentación que luego trabajará en la versión en escritorio de PowerPoint. Pero yo no confiaría en él para modificar una presentación existente.

Entre las tres suites, solo iWork de Apple para iCloud se siente como si hubiera sido diseñada, desde el principio, como un paquete coherente. El resultado es que todas las aplicaciones de iWork para iCloud se comportan de manera similar -aprenda a hacer algo en Pages, y sabrá cómo hacerlo en Sheets y Keynote. La suite de Apple es también mucho más amigable con el tacto que las otras dos. Si está limitado a trabajar sin un mouse, no hay duda de que iWork para iCloud es el camino a seguir.

La suite de iWork para iCloud está oficialmente en fase "beta", lo que añade una nota de incertidumbre a esta revisión. No sabemos, en este punto, si Apple algún día le cobrará a los individuos o a las empresas por utilizar la versión final. Por ahora, sin embargo, es libre como una brisa. Apple solía vender versiones de iOS y OS X de las aplicaciones de iWork, pero a partir de septiembre del 2013, son gratuitas para cualquier persona que compra una nueva computadora de Apple.

¿Mi mayor decepción con iWork para iCloud? El manejo de archivos. A diferencia de las otras dos suites, iWork para iCloud no tiene un gancho en el Explorador de Windows. El uso de un archivo en su computadora dentro de iWork para iCloud requiere que primero cargue el archivo en uno de los contenedores iCloud haciendo clic y arrastrándolo en una pestaña del navegador. Peor aún, los contenedores solo mantienen los archivos del mismo tipo. No se puede mezclar un documento de procesador de texto con una hoja de cálculo en la misma pestaña, y mucho menos la misma carpeta.

Finalmente descubrí la forma de crear carpetas dentro de iCloud: Tiene que arrastrar un archivo sobre otro dentro de la pestaña. No, no puede simplemente arrastrar un archivo desde el escritorio (o el explorador de Windows) hacia otro archivo y crear una carpeta. Este es un proceso de dos pasos.

Google Drive (Docs, Sheets y Slides) tiene un conjunto de características, además de su interfaz que me recuerdan a Office 2003. No me malinterpreten -Office 2003 es un gran producto. Las aplicaciones de Google son gratuitas para uso personal, y vienen con 15GB de almacenamiento gratuito en Google. Los clientes corporativos y organizacionales pueden usarlo pagando 50 dólares al año, pero esto trae consigo mucho software de gestión, (muy) más o menos análogo a Office 365 para empresas. Google Apps es gratuito para la educación y para las organizaciones sin fines de lucro.

Como OneDrive de Microsoft, Google Drive se integra fácilmente con el Explorador de Windows: descargue e instale un cliente local. Puede incluso hacer que Google Drive -o Dropbox, para el caso- sea su ubicación predeterminada de almacenamiento en la versión de escritorio de Office 2013. Por desgracia, no se puede hacer eso en Office Online.

Mis dos grandes decepciones con Google Drive: En primer lugar, Google ha estado en este juego desde hace mucho tiempo, y las aplicaciones han crecido de manera desgarbada, al igual que Office para el escritorio. No encontrará la elegancia o la lógica unificadora en las aplicaciones de Google Drive que sí encontrará en iWork para iCloud (u Office para iPad). Dicho esto, si sabe de Office 2003 y sus menús antes de la era Ribbon se sentirá como en casa con Google Docs, Sheets y Slides.

En segundo lugar, todavía no estoy cómodo con el enfoque desenfadado de Google por escanear todos mis documentos en la búsqueda de clics en los anuncios. A diferencia de algunas empresas (y gobiernos) que podría mencionar, Google es honesto al respecto. Pero todavía me marea.

Al clasificar la productividad de las suites de nube, no hay nada tan personal como una suite de productividad personal. Por lo tanto, seguramente, sus resultados pueden variar. Si su organización necesita un programa de productividad en línea que no vaya a destrozar los documentos de Microsoft Office, el grado de compatibilidad puede superar todas las demás consideraciones. Si va con las aplicaciones de productividad para ahorrar dinero, entonces las reglas tendrán un valor supremo. Pero tenga en cuenta el hecho de que no sabemos, a largo plazo, si Apple va a cobrar por su suite.

Google Docs es un procesador de textos decente, pero Pages de iCloud es superior en muchos aspectos. Word en línea viene con muchas características que no están incluidas en Pages de iCloud, pero en algunos aspectos -por ejemplo, el manejo de imágenes, cuadros de texto, tablas- Pages para iCloud es mucho mejor que Word en línea. La capacidad de crear y ejecutar scripts en Google Docs significa que ha sido -y seguirá siendo- extendido en muchas formas útiles. Ninguno de los editores se acercan a la profundidad de las características de Word 2013, ni se acercan a Pages de Apple para OS X.

En el reino de las hojas de cálculo, estamos viendo una intensa carrera para determinar qué características quiere más la gente. En general, tiendo a favorecer Sheets de Google, no porque tenga un conjunto más amplio de características que Excel Online (no las tiene), sino por una característica –programabilidad- que hace que pueda superar a todas las demás. Sus resultados pueden variar. Si confía en las fórmulas de Excel y características tales como las tablas dinámicas, sin duda, está del lado de Excel.

Para las presentaciones, Keynote para iCloud supera fácilmente a la competencia, con Google Slides en un sólido segundo lugar. PowerPoint es, sin duda, la más débil de todas las aplicaciones en línea. Parece que los diseñadores de PowerPoint Online miraron Keynote para iCloud y dijeron: "Está bien, nos damos por vencidos".

Las nueve aplicaciones están cambiando, muy rápidamente. En las últimas semanas, Apple anunció, que Pages ahora podría exportar en formato ePub, Numbers podría exportar a CSV, y Keynote ha añadido una opción para mostrar u ocultar los números de las diapositivas. Todo iWork para iCloud Apps soporta hasta 100 personas que colaboren en un documento al mismo tiempo. Hay 200 nuevas fuentes, más opciones de colores y nuevos gráficos interactivos.

En las últimas semanas Google también anunció que tenía una nueva verificación de cuenta antirrobo, y que había completado el despliegue de edición de imagen directa (anticipada en mi opinión sobre Google Drive). Microsoft no tiene la actualización de las otras dos, pero en abril el blog oficial de Office habló de muchas mejoras, en Excel en línea.

Si una aplicación en particular no tiene una característica que necesita, revise de nuevo en una semana o dos.

Instrucciones futuras

Aunque Apple, Google y Microsoft, sin duda, estarán en desacuerdo, no es del todo claro para mí si las suites de oficina en línea tienen mucho futuro. Ocupan un nicho bastante extraño en las alineaciones de software de las tres compañías.

Por el lado de Microsoft, Office 365 es la máquina de hacer dinero. Con Office para Windows, OS X, e iPad ya como una realidad, es una conclusión inevitable decir que veremos Office para Android -por no mencionar la ampliamente anticipada versión táctil de Office. En el pasado, Office Online ha servido como un sustituto para los clientes de Office que quieren la movilidad. En el futuro, Microsoft, sin duda, llevará a las aplicaciones nativas para casi todas las plataformas. ¿Dónde dejará eso a Office Online? Buena pregunta.

Apple tiene un enfoque muy diferente. Está construyendo iWork para iCloud para imitar de cerca las versiones de iWork para OS X e iPad -hasta el punto de eliminar características en las versiones anteriores de iWork para presentar una interfaz más unificada a través de todas sus plataformas. Solo el cielo sabe si Apple construirá versiones nativas de Windows, Android, u otras aplicaciones de iWork. Una cosa es segura: Apple toma muy en serio la compatibilidad con Office. A medida que aumenta el ancho de banda y mejoran los navegadores, Apple quizá construirá iWork para iCloud, y no se ocupará de aplicaciones nativas para las plataformas que no sean de Apple.

Google toma otro rumbo. Las aplicaciones de Google van a todas partes, cortesía de Google Chrome y el intento de convertir el navegador en un sistema operativo. Google está probando las aguas mediante la aplicación de acceso offline basado en HTML5, no solo para Google Docs, Sheets, Slides, y el resto, sino también para otras aplicaciones de Chrome. Al mismo tiempo, Google ha anunciado Docs y Sheets para iOS y Android; y ha prometido Slides también. En este momento, las aplicaciones móviles nativas, según Galen Gruman de InfoWorld, "marcan un nuevo mínimo". ¿Llegarán a ser comparables a las de Google Offline? Todo lo que se necesita es tiempo y dinero.

Es justo decir que ninguna de las tres suites de oficina en línea soporta a todos los trabajadores de oficina, casi todo el tiempo. El escollo será el jardín amurallado. Si le va a pasar documentos de Word online a alguien que está trabajando en Word para Windows, por ejemplo, hacerlo por OneDrive es fácil -pero hacerlo por otra ruta es algo difícil. Google Drive se comporta de manera similar, pero sin las aplicaciones de escritorio nativas y con aplicaciones móviles que apestan, así que está atrapado en la red de todos modos. Apple hace que cualquier tipo de manipulación de archivos racional sea algo difícil.

Si está buscando un compañero Web de la versión en escritorio de Office, Office Online es lo que busca. Dicho esto, no espere que ver y editar documentos de Office en Office Online sea algo tan sencillo. Si bien los documentos de Office más simples pueden abrirse en Office Online y escapar ilesos, los documentos moderadamente complicados pueden terminar en pedazos.

Si relaja su exigencia de compatibilidad de Office de escritorio, tanto Apple como Google ofrecen excelentes alternativas. iWork de Apple para iCloud se siente como si hubiera sido diseñado para unificar los conceptos detrás del procesamiento de textos, hojas de cálculo y presentaciones. Las interfaces de usuario son todas muy similares, minimalistas y fáciles de seguir. El diseño es a la vez elegante y accesible. Y aunque el procesador de textos en línea y la hoja de cálculo de Apple no se comparan con las funciones que traen sus pares de Microsoft o de Google, para quienes tienden a crear documentos ricos en florituras visuales, iWork para iCloud soporta más herramientas.

Por el contrario, Google Docs, Sheets y Slides parecen piezas de repuesto -al igual que Office 2003. Cubren una gran cantidad de campos, pero de una forma sinuosa. En conjunto, sin embargo, es la suite de productividad en línea más rica en características. Los procesadores de texto, hojas de cálculo y aplicaciones de presentación son muy funcionales. Lo mismo no puede decirse de Office Online.

Un vistazo a las suites de oficina
Iwork de Apple para iCloud Google Drive Microsoft Office Online
Procesamiento de textos Elegante y fácil de usar. No tan poderoso como Google Docs o Word en línea pero permite la creación de documentos de gran riqueza visual. Puede tener características más básicas que Word Online, pero muchas (por ejemplo, tablas, cuadros de texto, imágenes, formas) son extrañamente rudimentarias o limitadas en cuanto a las opciones. En general, el procesador de textos más completo, pero aún carece de muchas características (por ejemplo, funciones matemáticas en las tablas, macros, cuadros de texto, formas) que se encuentran en la versión de escritorio de Word.
Hojas de cálculo También carece de características, pero funciona con elegancia. Hace que sea mucho más fácil crear hojas de cálculo con impacto visual. Programable, puede vencer todas los demás consideraciones combinadas. Extenso conjunto de características que incluyen tablas dinámicas, gráficos dinámicos, y casi todas las funciones que conoce y ama. Pero aún no a la altura de la versión de Excel para escritorio.
Presentaciones De lejos, la mejor aplicación de presentaciones.Casi tan capaz como Keynote para Mac y más fácil de usar que PowerPoint de escritorio. No tan poderosa como Keynote para iCloud, pero a kilómetros de distancia de PowerPoint Online.Ofrece un adecuado formato de texto y manejo de imágenes junto con muchas transiciones y animaciones. Extremadamente limitada. Podría ser útil para crear una presentación simple, o iniciar una que luego será terminada en PowerPoint de escritorio.
Manejo de archivos Jardín amurallado con los más altos muros. Que no haya cliente para Windows o Mac significa que los archivos deben ser subidos a través del navegador. Las carpetas pueden contener documentos de Pages, Numbers o Keynote, no varios tipos Jardín amurallado con clientes de sincronización para Windows, Mac, Android, iOS. Jardín amurallado con buenos ganchos en Windows y un cliente de sincronización para Mac, Android, iOS, Windows Phone.