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Casos de éxito

Hospital One de SAP

Una creación para salud

[09/09/2014] Hace unos días asistimos a una presentación web de un caso de éxito en el sector salud. El Hospital San Agustín del estado de Zacatecas en México había implementado SAP Business One & Hospital One con éxito, y deseaba compartir su experiencia con otras instituciones similares que se encuentran buscando soluciones adecuadas para su entorno. Fue el propio Rodolfo Ramírez, jefe de Sistemas del hospital, quien brindó la información sobre el proceso por el que pasaron.

Las necesidades
Tras operar por más de nueve años con un sistema hecho a su medida por un desarrollador local, el Hospital San Agustín decidió implementar un sistema hecho especialmente para la industria hospitalaria. Para su sorpresa, descubrieron que no existía en el mercado una solución que ofreciera resolver tanto el área operativa de hospital como la contable, por lo que decidieron ser pionero y apostaron por SAP y Dexterity -el implementador de la solución- para el desarrollo de Hospital One para SAP Business One, generando así un caso de éxito.

El Hospital San Agustín operaba desde hacía ya más de nueve años con un ERP diseñado a su medida por un desarrollador local. En su momento fue funcional porque el tamaño del negocio era menor al actual. Sin embargo, conforme transcurrieron los años y el negocio creció comenzaron a aparecer algunos temas por resolver.

Había, por ejemplo, una falta de candados de seguridad, lo que hacía que el sistema no registrara qué usuario había hecho cuál transacción; el inventario nunca cuadraba físicamente comparado contra el del sistema; para la elaboración de facturas se tenía un recurso dedicado específicamente a ello, pues era necesario alimentar tres sistemas: el ERP, CONTPAQ y otro para la facturación electrónica; además, era imposible tener la contabilidad al día y contar con información actualizada y confiable; debido a la falta de visibilidad había cuentas pendientes que cobrar a aseguradoras desde el 2010.

El Hospital San Agustín estaba consciente de que la decisión que tomara respecto a cuál solución tecnológica implementar, marcaría fuertemente el rumbo de los siguientes años del negocio. En una comprometida búsqueda, contactó a todos los proveedores de software existentes en el mercado y realizó visitas a hospitales de Monterrey, Guadalajara, San Luis Potosí y Aguascalientes, entre otras localidades, para conocer cómo operaban sus sistemas, además de entrevistarse con los usuarios finales para escuchar su experiencia.

La solución
Tras su investigación de campo y recibir varias propuestas se encontró con que nada de lo que vio cubría sus necesidades, ya que había algunas soluciones muy eficientes en el área hospitalaria pero con grandes deficiencias por el lado contable y viceversa. Fue así como emprende la búsqueda de un sistema contable con una interfaz hospitalaria, por lo que contacta a SAP, quién le ofrece SAP Business One y le presenta a su partner Dexterity.

Dexterity y SAP tenían algunas soluciones verticales con SAP Business One para diferentes industrias y aunque no tenían algo para la industria hospitalaria, su metodología le pareció tan eficiente y sólida que decidió hacer una apuesta por SAP y crear en conjunto una aplicación especialmente diseñada para el sector hospitalario.

Dexterity se involucró por completo con el Hospital San Agustín para entender las necesidades del negocio hospitalario y farmacéutico a profundidad. Juntos trabajaron delineando cada uno de sus procesos, para crear Hospital One, una aplicación especialmente creada para el sector hospitalario y farmacéutico que entrega la información a SAP Business One. En el diseño de Hospital One se tomaron en cuenta las necesidades de cada uno de los usuarios finales, como el caso de las enfermeras de piso que requieren que la interfaz sea muy rápida y sencilla, pues no pueden desatender a los pacientes y su especialidad no es el cómputo necesariamente.

Tras un periodo de pruebas y capacitación de todo el personal del hospital en el uso de Hospital One y del personal administrativo, caja, farmacia y cafetería en SAP Business One, se hizo la puesta en producción el 14 de febrero del 2013.

El cambio generó miedo en el personal pues necesitaban dejar atrás las prácticas que se habían realizado por más de nueve años. Hubo algunos reacomodos de personal, pues al tener la información en línea se detectaron algunas prácticas deshonestas; sin embargo, la mayoría del personal pudo atravesar el período de incertidumbre y aprovechar las bondades del sistema.

Los beneficios
Dentro de los beneficios de los que hoy disfruta el hospital se puede mencionar que ya no hay errores en la cobranza -alguna vez, por error, se cobró un peso por una cirugía, señalaron-; ahora todo eso está automatizado, evitando cobros indebidos en ambos sentidos, además de que todo pasa por contabilidad y se puede rastrear, cosa que antes no sucedía.

La operación ahora es más eficiente, ya no hay necesidad de recapturar las facturas y la persona que antes lo hacía se encarga ahora de la cartera vencida y otras funciones que aportan más valor; los socios dueños del hospital cuentan con estados financieros al día y con información 100% confiable; esto los ha entusiasmado tanto que ahora están contemplando la posibilidad de tener SAP en su celular.

Para el personal que así lo requiere, el sistema se basa en el sistema de check box para que aún si no se sabe leer y escribir sea posible usarlo. El personal de las áreas administrativa y contable pueden realizar cualquier búsqueda de información de manera inmediata, y el sistema a nivel de administración y soporte lo lleva una sola persona, el Jefe de Sistemas, que trabaja de lunes a viernes de ocho de la mañana a cuatro de la tarde, y recalca que ya no lo llaman en las noches.

Con el sistema hemos visto muchas cosas del negocio que no veíamos antes, el primer beneficio fue un inmediato; 5% extra neto en el ingreso. Además, afortunadamente hoy la cobranza está al día, finalizó Ramírez.
Jose Antonio Trujillo, CIO Perú