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Reportajes y análisis

6 características de Google Apps que probablemente no esté usando

No pase por alto estas características poco conocidas de Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones

[03/10/2014] Las aplicaciones de Google Drive son amadas por su simplicidad y facilidad de uso, pero no se deje engañar. Hay una gran cantidad de energía encerrada en estas aplicaciones web. Y si bien nunca las hemos puesto a la par con Microsoft Office, hay algunas características impresionantes en Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones que probablemente ha pasado por alto.

Hemos destacado algunas de las características más nuevas y las joyas ocultas que pueden ayudarle a ahorrar tiempo y angustia, y crear documentos que impresionarán a sus profesores, colegas, y lo más importante, a su jefe.

Documentos tiene el poder de investigación

En nuestro mundo interactivo de texto sin papel, los lectores a menudo esperan que los enlaces los conecten con artículos relacionados. Citar sus fuentes correctamente en un artículo o trabajo académico es imprescindible para proporcionar una pista de la investigación y dar crédito a los autores de cuyo trabajo se hace referencia. Google Docs tiene un par de herramientas para simplificar esta tarea que de lo contrario suele ser engorrosa.

Herramienta de investigación: La Herramienta de investigación añade un sistema de cita rápida en la parte superior de la destreza buscadora de Google. Para iniciar la herramienta de investigación, haga clic en Herramientas > Investigación. También puede utilizar los métodos abreviados de teclado: Ctrl ? + Mayúsculas + l en una Mac y Ctrl-Alt-Shift-I en una PC.

La herramienta está en blanco cuando se abre por primera vez, pero comenzará a sugerirle temas de investigación de forma automática sobre la base de lo que escribe.

La herramienta de investigación puede ser un recurso excelente para escribir en Google Docs.
Google Apps Documents

La herramienta cuenta con siete opciones de búsqueda: Todo (que lleva a cabo una búsqueda en Google), Imágenes, Escolar (que filtra los recursos académicos), Cotizaciones, Diccionario, Personal y Tablas.

Para buscar, haga clic dentro del cuadro, seleccione su opción de búsqueda y comience a escribir. Al pasar sobre una selección, verá tres opciones: vista previa, cita y enlace. La función de citar puede hacer que el insertado de referencias bibliográficas estilo MLA, APA, o Chicago sea un paseo por el parque. Seleccione el estilo de cita, y Docs insertará un número de superíndice y añadirá la nota al pie de la página. (Obtendrá una vista previa más exacta si hace esto en el diseño de impresión.)

Esta característica no reemplaza una sección de "Obras citadas" requerida en la mayoría de los papeles, pero sí que le dará el contenido en el formato correcto y hará que el proceso de cita en el texto sea mucho más simple.

Enlaces poderosos: Ésta característica es aún más rápida que la herramienta de investigación si necesita agregar una gran cantidad de enlaces a un artículo u otro documento. Para utilizarla, resalte el texto de destino y haga clic en Control-K o ? -K. El menú de búsqueda entonces le sugerirá un enlace. Si una de las sugerencias es la que busca, simplemente haga clic en ella, seleccione Insertar y ya está. Si la búsqueda inicial no produce lo que necesita, cambie el texto en el cuadro de búsqueda para que coincida más específicamente con su objetivo.

Conquiste encuestas y datos con Hojas de Cálculo

A menos que sea un usuario avanzado de Excel, Hojas de Google tiene probablemente todas las características suficientes para manejar la mayoría de las necesidades de hojas de cálculo. La aplicación también tiene algunas capacidades muy interesantes a la hora de darle sentido a los datos.

Creación de gráficos en Hojas de Cálculo: Puede crear rápidamente un gráfico a partir de una hoja de Google y hacer que parezca que usted es un genio de datos.

Dele sentido a los datos convirtiéndolos en un diagrama o gráfico.
Google Apps

Para ello, seleccione el ícono de gráfico en la barra de menú o elija Insertar > Gráfico. Con ello se abre el cuadro de editor gráfico. En la pestaña Inicio, a continuación, puede editar el rango de celdas y elegir entre una variedad de ajustes de diseño. También sugiere algunas cartas recomendadas en función del tipo de datos que tiene. Si no le gusta ninguna de ellas, seleccione alguna de las otras opciones haciendo clic en Más. Haga clic en Insertar para poner la tabla en la hoja de cálculo.

Mapa: Otra característica de gran alcance que vuela bajo el radar es la capacidad de Hojas de Cálculo para crear un mapa de los datos basados en la localización. Por ejemplo, si tiene datos de población u otros tipos de resultados de varios países, puede crear un gráfico que representará visualmente esto. Los datos deberán incluir lugares específicos en las celdas para que el comando funcione.

Para empezar, haga clic en la ficha Gráficos y seleccione Mapa.

Transforme los datos de una Hoja de Cálculo de Google en un mapa.
Google Apps

A continuación, elija la opción GeoMap. En la pestaña Personalizar, puede cambiar los colores que aparecen en el mapa. Hay muchos tipos diferentes de gráficos y métodos para la representación de datos en las Hojas de Cálculo. Una vez que tiene estas dos características, debería ser capaz de experimentar y dominar cualquiera de las diferentes opciones en esta función.

Presentaciones resuelve el dilema del trabajo en grupo

Google Slides, o Presentaciones, no tiene las ofertas de plantillas de PowerPoint o la elegancia visual de Keynote, pero le hará la vida mucho más fácil cuando se trata de hacer un proyecto en grupo. Puede colaborar en una Presentación del mismo modo que lo haría en Docs u Hojas de Cálculo.

También puede cargar un archivo de PowerPoint, convertirlo a Presentación, y trabajar fuera -Drive hace un muy buen trabajo al mantener la apariencia de la cubierta. Para cargar una presentación de PowerPoint, busque el archivo en su computadora y arrástrelo a la interfase de Drive. Seleccione la casilla que convierte el archivo en el formato adecuado de Google Drive.

Una vez que haya empezado su Presentación, invitar a que otros la vean/editen.

Inserte una Presentación de Google directamente a un Sitio de Google.
Google Apps

Incluso puede incrustar una presentación en un sitio de Google. En Sitios, haga clic en Insertar > Drive > Presentación. Cualquier persona que se desplace a su sitio podrá hacer clic a través de las diapositivas directamente desde la página web.

Para insertar la presentación en su sitio web personal o de empresa, haga clic en Archivo > Publicar en la web ... En el cuadro de diálogo que aparece, copie el código HTML de la casilla "Insertar código" y péguelo en el código HTML de su sitio web. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

Esta función también funciona con otros archivos de Google Drive, que le permiten mostrar rápidamente cualquier parte de su trabajo a los demás.

Utilice Hangouts para la colaboración cara a cara

Hangouts de Google no debe pasarse por alto cuando se trata de trabajar juntos en un proyecto. Google construyó widgets de aplicaciones específicas para Hangouts, por lo que un equipo puede participar en un chat de video durante la edición de un archivo.

Para ello, ponga en marcha Hangouts y haga clic en el ícono de Drive en el lado izquierdo de la pantalla. A continuación, usted y cualquiera de los otros miembros del hangout, será capaz de discutir contenidos específicos del archivo en tiempo real.

Esta capacidad de compartir pantalla es una excelente manera de aportar claridad extra a un problema que puede inquietar al equipo o puede hacer más fácil la discusión cara a cara.

Hangouts también trabaja a través de escritorio y móviles, por lo que puede llegar a un miembro del equipo si tiene la aplicación Hangouts instalada en su teléfono o tableta.