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Casos de éxito

Ariba y el Banco de Crédito

La opción de SAP para el procurement

[10/10/2014] Hace unos días SAP ofreció una reunión en donde mostró a Ariba, su solución para el mercado de procurement. Ariba es un producto que hace un tiempo que pertenece a la cartera de SAP y por ello, en esta oportunidad, ofrecieron no solo información sobre la solución sino también el caso de uso por parte del Banco de Crédito.

La solución

Salvador Henriquez, representante de SAP en el campo del procurement business development.
SAP Salvador Henriquez

Mejorar el valor del procurement se presenta como la prioridad mayor dentro del campo del abastecimiento para lograr una ejecución alineada a la estrategia de la empresa. Esto lo afirmó Salvador Henriquez, representante de SAP en el campo del procurement business development.

El ejecutivo también señaló que en este entorno se pueden identificar los objetivos del chief procurement officer (CPO), y que en el primer lugar de la lista se encuentran los ahorros. Por supuesto, los ahorros se pueden obtener si uno se da cuenta que dentro del flujo del proceso del procurement hay pasos que se pueden mejorar; es más, Henriquez señaló que estas mejoras se pueden obtener si se automatizan los procesos mediante el uso de una herramienta tecnológica; una herramienta que se puede encontrar en la nube.

Y es que en la actualidad se puede encontrar demasiada ineficiencia en la colaboración B2B en la industria. Esta ineficiencia se traduce, por ejemplo, en el uso aún de herramientas de colaboración en papel, costos altos en las operaciones y la cadena de abastecimiento, oportunidades de venta perdidas, y recursos y tiempo perdidos.

Henriquez propone que para enfrentar estas ineficiencias y, por consiguiente, generar los ahorros que son el objetivo principal del CPO, se utilice SAP Ariba y las soluciones source to pay.

Este tipo de soluciones ofrece beneficios tanto a los compradores como a los vendedores. A los primeros les ofrece ahorros en sourcing que van del 4% al 15%; también ofrece un 70% de reducción en los costos de operación; de 1% a 4% de ahorro en el cumplimiento normativo; y de dos a tres millones de dólares en ahorros en descuentos por cada mil millones de dólares en gasto controlable.

A los segundos, es decir a los proveedores, de acuerdo a Henriquez, se les ofrece más de 40% en reducción de costos, seis días menos de DSO (days sales outstanding) y 15% de aumento en las ventas.

Las cifras que ofreció Henriquez fueron realmente muy auspiciosas, pero no se presentaron solas. Luego de la exposición del ejecutivo estuvo también presente Jorge Siu, chief procurement officer del Banco de Crédito del Perú.

El caso del BCP

Jorge Siu, chief procurement officer del Banco de Crédito del Perú.
BCP Jorge Siu

Siu expuso no solo la forma en que pasó a Ariba, sino también las condiciones en las que se encontraba la institución antes de adoptar la herramienta. Como era de suponer, el BCP no contaba hasta entonces con la solución de SAP; de hecho, no contaba con una solución de automatización de su procurement.

Hasta el 2009, año en el que se realizó el proceso, el BCP realizaba sus compras de forma fragmentada a través de más de 150 personas. De hecho, logística solo se encargaba del 9% de las compras de la institución. Obviamente, era necesario hacer algo con la forma en que se estaban realizando las compras hasta ese momento.

Se decidió entonces realizar un cambio drástico en el modelo. En el 2010 se inició el proyecto de cambio y se comenzó con la definición de un modelo organizacional de compras centralizadas. Desde ese momento, se buscaría que el área de compras participe estratégicamente en la generación de eficiencias, dando visibilidad a las oportunidades.

También se estableció un proceso de compras que constaría de una gestión del consumo, análisis de la oferta, estrategia de negociación, medición y monitoreo y gestión de proveedores. Igualmente, todas las compras del banco pasarían por compradores transaccionales donde se podrían rechazar compras que se encuentren fuera de las políticas o fuera del presupuesto.

En general, las políticas se basarían en tres pilares: ética y principios del contratante, transparencia del proceso y administración del riesgo. En cuanto al primer pilar los documentos que lo sustentan son el manual de cumplimiento normativo de Credicorp, su código de ética, sus lineamientos de conducta y el manual de prevención de lavado de artículos.

En cuanto al segundo, si las compras son centralizadas, se define la necesidad del cliente interno, la estrategia de negociación, el análisis de la propuesta económica y la adjudicación, y finalmente la formalización del contrato y su monitoreo. Si las compras no son centralizadas se requiere de sustentos auditables. El tercer pilar es una constante en el proceso de compras y es un campo en donde ayuda la herramienta Ariba.

Y precisamente, uno de los aspectos destacados de la transformación del BCP es que fue recién en el 2012 que se decidió la adquisición de la herramienta. Los otros dos años se dedicaron a la transformación del modelo de compras del banco; una vez que ya lo tenían definido se decidieron por la adquisición de la herramienta que les permitiera automatizar lo que ya habían definido.

"Primero queríamos aterrizar el flujo de trabajo. Una vez que ya se estabiliza el flujo de trabajo ya se piensa en automatizar", sostuvo Siu, en una entrevista posterior a su exposición.

Vieron varios tipos de software antes de Ariba, pero este producto fue el que más se acomodó a sus expectativas por la forma de trabajo, por la forma de licenciamiento y por el flujo de aprobaciones que ofrecía, ya que éste reflejaba en buena medida la forma en que estaban organizando sus compras.

La implementación de la herramienta fue un proceso corto, no fue más allá de los cuatro meses, y en él el desafío más grande fue revisar su propio flujo. "Ariba viene con un flujo y esto nos hizo pensar en algunas partes de nuestro propio flujo, lo reacomodamos y mejoramos para poder hacer un uso adecuado del sistema", indicó.

En la actualidad, un buen porcentaje de las compras del banco se realizan de forma centralizada a través de la herramienta, y Siu espera que dentro de un par de años la gran mayoría de ellas se realice a través de este sistema.

Jose Antonio Trujillo, CIO Perú