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Office 365 ofrece ahora ayuda en la búsqueda de hojas de cálculo

[06/11/2014] Microsoft ha activado características de búsqueda especiales en Office 365, las cuales se encuentran diseñadas para ayudar a los administradores TI a vigilar las hojas de cálculo de los empleados, una tarea que se está haciendo cada vez más importante y difícil en las empresas.

Las nuevas capacidades se encuentran dirigidas a los clientes de Office 365 que están teniendo un trabajo duro al mantener de forma manual un inventario completo y actualizado de las hojas de cálculo críticas utilizadas para procesos de negocio confidenciales.

Al portar las funciones de Office 2013 Discovery y Risk Assessment que se encuentran en un servidor on premises al motor de búsqueda en nube de Office 365, Microsoft espera automatizar las tareas de "administración de hojas de cálculo de Excel, lo cual incluye la identificación y categorización de las más importantes.

Luego de hurgar por los archivos de una compañía buscando las hojas de cálculo, esta nueva herramienta las analiza y clasifica su complejidad, impacto en la organización y riesgo.

"Además de darle nuevos insights acerca de sus hojas de cálculo, esta capacidad se combina con SharePoint Search y otras características de Office 365 -como eDiscovery, archiving y prevención de pérdida de datos (data loss prevention- para dar a su organización un mayor control de su información, escribió Steve Kraynak, program manager de Microsoft para la gestión de hojas de cálculo Excel.

Los elementos de hoja de cálculo que Discovery y Risk Assessment analizan incluyen los conjuntos de fórmulas, fórmulas individuales, hojas, conexiones de datos y libros de trabajo enlazados, junto con la trayectoria y el nombre de archivo de todos los libros de trabajo enlazados. Con esta información, los administradores TI pueden estar al tanto de las hojas de cálculo cuya integridad dependa de acceder a los archivos que se encuentran en el disco duro local de alguien, y de las hojas de cálculo que, cuando se modifican, disparan cambios en otras hojas enlazadas con ellas.

También tendrán una snapshot de las hojas de cálculo que acuden a fuentes de datos externas, y de las hojas de cálculo con la mayor complejidad, las cuales son probablemente las más importantes de la organización.

Estas propiedades de búsqueda son accesibles a través de cualquier cuadro de búsqueda en SharePoint Online, así como en Office 365 eDiscovery Center en la consola de administración de la suite. Con el tiempo, Microsoft creará una "experiencia de búsqueda específicamente para este tipo de consultas.

Al reforzar las características de seguridad, prevención de pérdida de datos, administración de la información y cumplimiento normativo en Office 365, Microsoft atiende las necesidades de los CIO y sus grandes empresas. También diferencia a la suite de sus competidores que no se enfocan tanto en la seguridad y la administración TI, como las startups que están intentando hacerse de un nicho por ellas mismas mediante la construcción de aplicaciones móviles y de nube de siguiente generación para procesadores de texto, hojas de cálculo y presentaciones.