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Trabajando de la mano: 3 nuevas herramientas de colaboración

[04/12/2014] Cuando los negocio comenzaron a funcionar en línea, la colaboración se realizaba a través del correo electrónico conectado a Internet, donde los mensajes podían ser enviados en cuestión de minutos. Pero ahora, una bandeja de entrada sobrecargada puede ser el enemigo de una rápida colaboración. A partir de los años 90, la mensajería instantánea -con AIM, Skype, Yahoo y otros- se convirtió en una alternativa más rápida para el envío de mensajes. Pero todavía no era un paquete de colaboración completa.

Hoy en día, el entorno de colaboración incluye herramientas para chats de texto, boletines, conferencias de video, pantalla compartida y programación de reuniones. Existen docenas de estas herramientas, desde videoconferencias (como Citrix GoToMeeting y Cisco WebEx) hasta configuraciones más sofisticadas de redes sociales internas (como Yammer, SocialText y Jive).

Entre ellas se encuentra una serie de productos ligeros que ofrecen colaboración en tiempo rápido y casi real. Algunas existen desde hace varios años (como FMYI) y otras han aparecido en el mercado recién en este último tiempo.

Esta reseña analiza tres de los recién llegados: Flow, Glip y Slingshot. Si bien todos tienen algunas cosas en común -los tres tratan de habilitar la colaboración y se pueden utilizar ya sea en desktops/laptops o dispositivos móviles-, realizan cosas diferentes en el espacio de colaboración. De hecho, es posible que desee comprar más de uno de ellos para cubrir sus necesidades.

Fueron probados en una pequeña red utilizando PC con Windows, Mac e iPhones, y se investigó características como si son fáciles de manejar, cuán potentes pueden llegar a ser en términos de disminuir el número de mensajes de correo electrónico, y para qué circunstancias particulares son más eficientes.

Flow

Flow

Flow es acerca de tareas, y mientras más se concentre en una serie de tareas bien definidas, será más productivo. Ha sido desarrollado por la empresa Metalab, quien también hace Pico, una herramienta de colaboración para grupos de trabajo que conecta varias cuentas sociales a la nube.

Flow tiene versiones para la Web, iOS, Android y Mac (este último requiere OS X 10.7 o posterior). El cliente Web ofrece un menú en la parte izquierda, mientras que en el resto del espacio de trabajo puede mostrar un calendario, tareas o un flujo de conversaciones anidadas (con un campo de entrada en la parte inferior) usando el formato de una o dos columnas.

Usted define una tarea u horario cuando es debido y también quién ayuda a completarla, y sube documentos ya sea desde su propia computadora o desde una cuenta de Dropbox. Si bien esto es muy útil, debido a que Flow se concentra tanto en las tareas, algunas cosas simplemente no encajan. Por ejemplo, las tareas pueden ser programadas para un día específico, pero no para un momento determinado dentro de él, por lo que se hace complicado programar reuniones entre los que participan de la tarea.

El menú de Flow está a la izquierda, mientras que el área de trabajo muestra el calendario y/o tareas; una tercera columna contiene un stream de conversación anidada.
Flow

El servicio es muy fácil de aprender y usar. Al completar el proceso de registro, es dirigido hacia una serie de sencillos tutoriales que destacan los menús e indicaciones necesarias para empezar con la creación de listas y tareas. Los diseños de pantalla son limpios y consistentes a través de la Web y los dispositivos móviles.

Uno de los puntos fuertes de Flow está en sus numerosas opciones de notificación. Puede recibir un correo electrónico del resumen diario de sus tareas, cambiar la configuración de las notificaciones a cada hora o nunca, y alternar entre una docena de actividades diferentes, tales como notificación si ha sido mencionado o si se le ha asignado una nueva tarea. Por otro lado, una desventaja es que no se puede acceder a estos ajustes de notificación a través del cliente móvil.

Otro buen detalle es el editor de texto opcional para el contenido de sus mensajes de trabajo, que funciona como el editor Flavored Markdown de GitHub, que le permite agregar enlaces HTML, simples listas numeradas y bloques de código. Además, si por error elimina una tarea (los íconos son muy pequeños y nos pareció que era fácil hacer clic en el equivocado), puede restaurarlo si es que se da cuenta de su error a las pocas horas.

En la versión web, algunos de los contenidos de los archivos de imágenes (como PNG) se pueden previsualizar en el tablero de instrumentos; pero en otros (como TIFF) tendrá que hacerle clic para verlos. En la versión móvil, las vistas previas de archivos no están disponibles, posiblemente para ahorrar espacio en pantalla. En cualquiera de los casos, no se puede editar documentos adjuntos -solo verlos.A cada elemento de la lista de tareas se le puede dar "me gusta por cada miembro del equipo, similar a Facebook en ese sentido.

Los equipos tienen tres maneras de acceso: miembros, invitados y administrador. Los dueños de estos grupos lo establecen a la hora de crear su cuenta. Los invitados solo pueden ver el contenido que se les permite. Los administradores pueden cambiar los derechos de acceso en cualquier momento. Y los miembros tienen todos los derechos de lectura/escritura, pero no pueden cambiar los derechos de acceso de los demás.

Flow cuenta con seis planes de precios diferentes, todos facturados en base anual. El plan del equipo permite que hasta 10 personas compartan 10GB de almacenamiento y cinco espacios de trabajo diferentes por 49 dólares por mes. Además, hay planes adicionales que pueden llegar hasta 250 dólares al mes o más. Los primeros 30 días de cualquier cuenta son gratis, sin necesidad de registrar una tarjeta de crédito.

Resultado Final

Si no necesita programar reuniones, o usa algo distinto, como Outlook, Flow es una buena opción. Dependiendo de su uso, puede que sea más barato que Glip.

Glip

Glip

Así como Flow, Glip (que fue presentado la primavera pasada) se orienta en torno a las tareas: cómo iniciar una tarea, quién está trabajando en una, y cuándo programarla.

Además de mantener un registro de sus tareas, también puede realizar un seguimiento de las conversaciones, ya sea con personas particulares o con grupos de corresponsales (en eso es similar a Yammer, FMYI y Jive, entre otros); estas charlas pueden incluir enlaces web, imágenes u otros documentos.

En efecto, si ha usado Facebook, tiene entonces una buena noción de lo que involucra Glip. Es útil para pequeños grupos de trabajo, especialmente los que participan en la colaboración de imágenes o documentos.

En la parte superior de cada conversación anidada hay un cuadro de entrada de texto con un ícono de selector a la derecha. Esta es la forma de publicar contenido en cada conversación. Al hacer clic en el ícono, se abre el menú principal de acciones de Glip, donde puede escribir un comentario, subir un archivo, iniciar una sesión de chat de video u organizar un evento. Se trata de un mecanismo muy limpio y sencillo, el cual demuestra el poder y la utilidad de Glip.

Se puede acceder a cada sesión de chat desde el menú principal, situado en el lado izquierdo de la pantalla.

Las imágenes se pueden previsualizar en el stream y anotar comentarios, lo cual es útil cuando está trabajando en una sesión de fotos, por ejemplo, o tratando de escoger la imagen indicada para un folleto. Sin embargo, la anotación o vista previa no funciona para las imágenes TIFF.

Por otro lado, los chats de video se realizan a través de un servicio llamado Zoom. No obstante, la integración con Glip es un poco torpe: al iniciar una sesión de video, sale de Glip. Además, tuvimos algunos problemas para conseguir que las sesiones funcionen.

Al hacer clic en el ícono sobre el recuadro de entrada de texto de Glip, un menú le permite escribir un comentario, cargar un archivo, iniciar una sesión de video chat u organizar un evento.
Glip

A cada conversación anidada en Glip se le asigna una casilla de correo electrónico, como 123445@strom.glip.com. Los mensajes que se envíen a esa dirección se mostrarán en el stream de la conversación, y los archivos adjuntos también se publicarán. Es una manera rápida y fácil de compartir archivos. También significa que sus compañeros de trabajo pueden participar en la conversación antes de que se inscriban en el servicio; una buena característica. Sin embargo, se elimina cualquier HTML o formato enriquecido dentro de los mensajes de correo electrónico.

De los tres servicios analizados, Glip ofrece el control más detallado sobre las notificaciones que envía por correo electrónico o por mensaje de texto a su teléfono móvil. (Flow viene con personalización, pero no tanta.) Por ejemplo, puede reproducir un sonido cuando llega un nuevo mensaje o enviar simplemente un aviso por correo electrónico.

Glip apoya a los grupos de usuarios de dos maneras distintas: Puede configurar los equipos para proyectos particulares o crear grupos ad hoc de tres o más usuarios para compartir documentos rápidamente.

Además, Glip es el más extensible de los tres servicios. Sus integraciones no requieren esfuerzo, incluyendo la capacidad de compartir archivos desde sus cuentas en Google Docs y Dropbox, y sincronizar eventos a su calendario de Google. Simplemente siga las opciones del menú desplegable; no hay necesidad de ningún esfuerzo adicional.

Asimismo, hay una lista de las próximas integraciones; los usuarios pueden votar por sus prioridades, un buen toque de crowdsourcing. Sin embargo, no se puede hacer ningún tipo de edición colaborativa en el stream de la conversación; se tiene que dejar Glip y utilizar otro servicio como Google Docs o Dropbox.

También hay extensas preguntas frecuentes y pantallas de ayuda, pero la interfaz de usuario es muy limpia y no se necesitó mucha ayuda para ponerlo en marcha.

Glip viene en versiones Web, iOS y Android; las apps móviles conservan la mayor parte de la apariencia, sensación y funcionalidad de la aplicación Web.

Este servicio tiene un rango de precios generoso: es libre hasta que el grupo de trabajo llega a los 10 mil mensajes, 5GB de almacenamiento o 500 minutos de video chat. Después de eso, cuesta 5 dólares por usuario/mes o 50 dólares por usuario/año. Una vez que paga por su cuenta, se convierte en el administrador de su dominio; lo cual es tan increíblemente simple que nos preguntamos por qué otros servicios que no han hecho algo similar.

Resultado Final

Glip tiene más funciones que todos y es el más fácil de usar. Sus versiones móviles están muy cerca de igualar las características y la interfaz de usuario de la experiencia en la Web.

Slingshot

Slingshot

Slingshot es el único servicio de los tres que ofrece pantalla compartida y video/audio conferencia ligera. No va a utilizar esta herramienta para llevar a cabo una gran reunión con docenas de participantes, pero para colaboraciones más limitadas (hasta 10 personas) funcionan bien.

Primero, configura una sesión de video y luego cada participante se conecta mediante un cliente Slingshot local, ya sea desde un dispositivo móvil o una app de escritorio. Ambas tienen una serie de menús en una columna estrecha, muy parecido a servicios como GoToMeeting. Pero Sling-hot le permite compartir cualquier cosa que tenga en su dispositivo móvil, mientras que GoToMeeting solo las páginas Web y documentos de Office.

Cada sesión tiene su propio identificador, que es entregado a los participantes ya sea por teléfono o a través de un correo electrónico. Es similar al funcionamiento de WebEx y otras herramientas de videoconferencia.

Slingshot ofrece clientes de Android, iOS, Mac (OS X 10.7 o posterior) y Windows (que requiere v4 .Net Framework o superior, y Windows 7 u 8). Tuvimos problemas para usar la función de pantalla compartida en una PC con Windows 7 de 2GB RAM: las pantallas aparecieron al revés. Así que sugerimos utilizar un sistema con al menos 4GB de memoria.

Por otro lado, un cliente Web independiente rastrea elementos administrativos, tales como el acceso del usuario y detalles de la contabilidad. Puede iniciar sesiones desde un navegador Web, pero luego se le presentará su cliente para las verdaderas partes de funcionamiento de la app.

Se pueden subir, ver y descargar documentos de Office con solo arrastrarlos a la interfaz, como parte de una sesión compartida. Los usuarios que no tienen el software cliente pueden participar a través de un puente de audio integrado (pero sin un canal de video). Las sesiones pueden ser iniciadas desde un cliente móvil, lo cual es una buena función que algunos de los servicios de videoconferencia más grandes todavía no poseen.

Durante una sesión de audio/video, también puede crear chats de texto y notas de reunión, así como en WebEx y otras herramientas de videoconferencia. No se archivan a pesar de que se enumeran en el panel Web del administrador. Sin embargo, no hay ninguna función de programación de eventos.

Durante una sesión de audio/video de Slingshot, también puede crear chats de texto y notas de reunión, así como en WebEx y otras herramientas de videoconferencia.
Slingshot

Slingshot tiene cinco planes de precios diferentes. Ofrece un período de prueba gratuito de 30 días (sin tarjeta de crédito requerida para comenzar) que puede soportar hasta cinco usuarios compartiendo una sola sesión. Una vez que el período de prueba termina, cuesta 30 dólares al mes para una sola sesión activa que puede ser compartida entre cinco usuarios. Si desea más sesiones, necesitará el plan de empresa de 100 dólares al mes para 25 usuarios y cinco sesiones de colaboración.

Slingshot es parte de un mercado de servicios para compartir videos muy concurrido y competitivo, y su servicio necesita madurar y un poco más pulido antes de que esté a la altura de los proveedores más sólidos. Si es que el acceso móvil es importante, entonces Join.me de LogMeIn tiene funciones de videoconferencia, programación y pantalla compartida, junto con la visualización de apps para iOS y Android. Iniciar y usar, Join.me es más fácil que Slingshot, y es gratis para hasta 10 usuarios.

Además, si lo único que quiere es compartir videos, quizá le gustaría evaluar alguno de los servicios gratuitos de videoconferencia, como StartMeeting, MeetingBurner, Google+ Hangouts o Zoom.

Resultado final

El enfoque principal de Slingshot es compartir su pantalla entre dos o más personas para un video chat, junto con el soporte para compartir documentos, chats de texto y notas de reunión. Para los grupos pequeños que necesitan estas funciones, definitivamente la prueba gratuita vale la pena.

Conclusión

Estos tres servicios tienen diferentes fortalezas, así que lo que elija va a depender enteramente de sus necesidades.

Por ejemplo, los aspectos de videoconferencia de Glip no fueron sobresalientes para nada (e inexistentes en Flow, que tiene un enfoque diferente). Slingshot es útil para videoconferencias y la función de pantalla compartida, pero necesita madurar antes de competir con otras herramientas de gama baja pero gratuitas como Vyew o Join.me (ambas respaldan videoconferencias, pantalla compartida, intercambio de documentos y espacios de discusión anidado para hasta 10 usuarios).

Por otro lado, Flow maneja la gestión de tareas bastante bien, junto con un rudimentario uso compartido de archivos.

Sin embargo, al final Glip es claramente la herramienta más capaz de las tres, y probablemente haga que su grupo de trabajo sea más productivo y reduzca enormemente la cantidad de correos electrónicos, sobre programación, gestión de tareas y las versiones de compartición de documentos. De hecho, Glip supera con éxito a algunas de las herramientas de colaboración más sólidas y antiguas, como WebEx y GoToMeeting (siempre que mantenga pequeño el tamaño del grupo). Además, es particularmente útil para los grupos que trabajan en proyectos visuales, tales como directores de arte y editores de fotografía.

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