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Casos de éxito

Dragón 1 y 2

Tai Loy se renueva con ayuda de IBM

[29/12/2014] La conocida empresa de retail se encuentra en pleno proceso de implementación de unos módulos SAP que le ayudarán en sus procesos de negocios. Recientemente conversamos con William López, gerente de Operaciones de Tai Loy y encargado como gerente de proyecto de la implementación, para que nos relatara la experiencia que, hasta el momento, ha tenido con este caso.

Juan Carlos Carrillo, project manager de IBM, también respondió a un par de preguntas que le hicimos vía correo electrónico para que nos ofreciera el punto de vista de la consultora que está ayudando a Tai Loy.

William López, gerente de Operaciones de Tai Loy y encargado como gerente de proyecto de la implementación SAP.

Las necesidades de Tai Loy

López: Soy gerente de operaciones pero ahora soy el gerente del proyecto. ¿Por qué estoy liderando el proyecto? Porque antes de éste trabajé en la empresa en diferentes áreas, un tiempo estuve en el área de ventas, otro tiempo en el área financiera, en la parte de créditos y cobranzas, y empecé en Recursos Humanos; entonces, tengo un conocimiento no solo de los procesos sino de la empresa en general.

¿Cuál es la solución que están implementando?

SAP Retail. Nosotros empezamos este proceso el año pasado con el nombre de Dragón, ya pasamos por Dragón 1 y ahora nos encontramos en Dragón 2. En la primera parte implementamos FICO (contabilidad y finanzas) pero sin la parte de cobranzas. Ahora en esta segunda parte estamos implementando SAP Retail que comprende Ventas, Cobranzas, WMS (warehouse management system) y la parte comercial desde el punto de vista del retail.

Primero hicimos una evaluación para determinar si necesitábamos o no un ERP; luego hicimos una consultoría para establecer qué ERP se ajustaba más a nuestras necesidades, el resultado de esa consultoría es que nos dijeron que SAP es la solución que necesitábamos.

Luego de todo este proceso realizamos la evaluación de cuál es el consultor más apropiado para cada parte, y para esta parte que es el corazón de nuestro negocio -la parte comercial, es decir, comprar y vender- decidimos hacerlo con IBM por el expertise que ellos tienen con esta solución.

¿Y por qué lo dividieron en dos partes, Dragón 1 y 2?

Inicialmente, nosotros, a partir de la evaluación que hicimos en el mercado, vimos que la mayoría de las empresas tienen la parte financiera contable en SAP, porque es una solución muy robusta y muy completa. Y para la parte comercial o bien utilizan SAP Retail o JDA, aunque muy pocos ahora.

No estábamos muy seguros si nuestro negocio iba a ir por el lado de JDA o por el lado de SAP, ya que somos una empresa que tiene retail pero también -dentro de nuestras tiendas- tenemos mayoreo. JDA nos dijo que su sistema no soportaba el tipo de negocio que tenemos, no soportaba el mayoreo; entonces, en realidad, la única solución que teníamos para lo que estábamos buscando era SAP.

¿Cuándo fue que comenzaron Dragón 1?

En agosto del año pasado y terminó en diciembre y salió en vivo el 1 de enero del 2014. Dragón 2 empezó el 15 de agosto de este año y debe concluir la última semana de mayo del 2015.

¿Con qué contaban antes de esta solución?

Nosotros tenemos un in house construido por nuestra propia gente y hecho a la medida.

¿Y qué necesidades lo impulsaron a cambiarlo?

El tamaño de la empresa. Cuando uno construye un in house éste no conversa armónicamente con todos los demás elementos; cuando se construye tanto si uno mueve algo en el sistema luego te das cuenta que no lo enlazaste con las otras partes y saltan los problemas; comienzas a tener muchas inconsistencias y muchas demoras en los desarrollos y la velocidad a la que van ahora los negocios no te permiten estar atrasados.

Nosotros al ver nuestra realidad, de que necesitábamos algo mejor, algo que nos soporte más, solicitamos una consultoría. Lo primero que hizo la consultora fue un análisis de todos los procesos de la empresa y luego una matriz en donde se veían las necesidades. SAP cumplía unas necesidades y otras propuestas -otras tres más- cumplían otras necesidades. La que satisfacía más necesidades nuestras era SAP.

¿Cómo decidieron que la implementación se realice con IBM?

Nosotros dividimos el proceso en tres tramos. Sabíamos que para el segundo tramo se necesitaría gente con mucho expertise en el retail porque antes había habido proyectos fallidos en otras empresas de retail. Entonces lo primero que hicimos fue, a través de SAP, ir a ver empresas relacionadas con nuestro negocio en otros países. Donde hay más expertise sobre el tema es en México y Chile, y por ello fuimos a ver empresas en estos países.

Luego hicimos una licitación a nivel local para ver qué empresa podría hacernos la consultoría; luego de ver el expertise de cada una de ellas y la experiencia que tenían sus consultores decidimos hacerlo con IBM, aunque hubo otras tres alternativas. Nos decidimos por ellos porque están en el país, y si pasa algo podemos 'tocarles la puerta'; segundo, por el expertise que tenían, ya que habían hecho implementaciones en Colombia, Ecuador y Chile, y los consultores que hicieron esas implementaciones, que son casos de éxito, estaban aquí disponibles para poder participar en el proyecto.

¿Qué porcentaje ya tiene avanzado y están a tiempo?

Hasta el momento estamos a tiempo. No sabemos los imponderables que vendrán más adelante, pero hay toda una metodología de trabajo en la cual hacemos controles semanales de los avances, tenemos gente muy comprometida, tanto del lado de los consultores como de Tai Loy que saben que no podemos atrasarlos.

¿IBM los acompañó en Dragón 1?

No, lo hicimos con otra compañía. En realidad, todo el proyecto consta de tres etapas. La primera es FICO, la segunda parte es todo el back office, es decir, ventas y comercial. Y la tercera etapa, que es la de los puntos de venta, se hará posteriormente.

Juan Carlos Carrillo, project manager de IBM
Tai Loy SAP IBM

El punto de vista de IBM

¿Cuándo fue que se inició la participación de IBM en el proyecto y en qué consiste?

Carrillo: El proyecto de Implementación SAP Retail se inició el 25 de Agosto del 2014 con la reunión de kick off realizada en el Hotel Crown de Miraflores, contando con la participación de los altos directivos de Tai Loy (Jorge Koc Fong, director y gerente general) e IBM (Ricardo Fernández, gerente general, Mariano Zegarra, GBS country manager; y Willy Guerrero, associate partner & SAP practice leader de IBM).

Tai Loy ha emprendido un proceso de renovación de los sistemas de información enfocándose en la funcionalidad de retail, para lo cual la participación de IBM como partner estratégico es fundamental. Nuestra participación consiste en la ejecución de la implementación de SAP Retail conjuntamente con el equipo de Tai Loy; rediseñando los procesos logísticos, comerciales, de distribución e integración financiera, basados en las mejores prácticas de negocio de SAP y la experiencia del equipo consultor, con el objetivo de soportar mejor sus procesos y objetivos estratégicos de negocio, y de garantizar el cabal cumplimiento de sus altos estándares de calidad.

¿Cuáles han sido hasta el momento los mayores desafíos que ha tenido que enfrentar?

Todo cambio es un proceso complejo. Tai Loy es un negocio único que combina el negocio mayorista y el negocio retail en un mismo punto de venta. Hasta el momento el mayor desafío ha consistido en la estandarización de algunos procesos mixtos (retail y mayorista) aplicando las mejores prácticas de negocio, sin embargo el equipo de proyecto (IBM & TL) ha demostrado un gran capacidad para el análisis, rediseño y búsqueda de las mejores soluciones de negocio para Tai Loy.