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Reportajes y análisis

Administración de los gastos BYOD

Cómo hacerlo bien

[06/02/2015] Traiga su propio dispositivo (BYOD) se ha convertido en una práctica aceptada en los negocios. Gartner predice que para el 2017, la mitad de todos los empleadores requerirá que sus trabajadores lleven sus propios dispositivos al trabajo. Sin embargo, hay informes contradictorios sobre si BYOD realmente le hace ahorrar dinero a las empresas.

En el 2012, el Grupo Aberdeen encontró que una empresa con mil dispositivos móviles gasta, en promedio, un extra de 170 mil dólares por año en BYOD, en comparación con los costos de proveer teléfonos de propiedad de la empresa, sobre todo debido a los problemas de gestión de gastos que están detrás de las cortinas. Pero entonces otras historias surgieron de VMware e Intel que muestran cuánto han ahorrado mediante la implementación de programas de BYOD.

Así que ¿BYOD es más barato que los teléfonos y tabletas entregados por la empresa, o no lo es? La respuesta: Depende de cómo implementa BYOD y cómo cuenta y administra los gastos y beneficios. La buena noticia es que, desde que fue lanzado el informe de Aberdeen hace dos años, las empresas han aprendido más acerca de cómo administrar BYOD de manera más eficiente. Por ejemplo, hay cantidades mensuales más bajas que son reembolsadas, y hay también una mayor eficiencia en torno a procesar los reembolsos.

La gestión de los reembolsos

El manejo de los reembolsos ha sido tal vez uno de los gastos más sorprendentes relacionados con BYOD. La gestión de los reembolsos de forma manual, por lo general a través de la presentación de gastos por parte de empleados individuales puede costar entre 15 y 20 dólares por informe, señala Hyoun Park, consultor principal para DataHive Consulting. "Es un agujero negro de gestión de gastos", explica. Eso es principalmente porque los reembolsos BYOD tocan muchos departamentos diferentes, desde las cuentas por pagar, finanzas y TI -y todas esas horas se suman a los gastos extra.

Sin embargo, algunas organizaciones han descubierto la manera de reducir ese costo.

Tome al Estado de Delaware. Los trabajadores que opten por aprovechar el plan BYOD son elegibles para un reembolso mensual de 40 dólares para servicios inalámbricos. Para obtener el reembolso, tienen que presentar sus facturas a través del formulario de gastos del estado. "Exigimos que no nos lo presenten con una frecuencia mayor que trimestralmente", anota Bill Hickox, director de operaciones para el Estado de Delaware. Eso es para reducir el gasto en que incurre el estado en la tramitación de los informes.

"Tenemos una gran cantidad de personas que presentan todas sus cuentas una vez al año", añade, lo que reduce aún más los costos para el estado. Alrededor de 600 personas están en el plan BYOD.

Brunswick, la compañía marítima, gimnasio y billar, ha simplificado el proceso de reembolso para sus empleados aún más. Los trabajadores tienen derecho a 50 o 25 dólares al mes, en función de su puesto de trabajo.

Brunswick construyó un sistema interno donde los trabajadores individuales pueden aplicar para obtener el reembolso, respondiendo a preguntas sobre sus viajes y otros requisitos. No tiene la decisión sobre si un empleado es elegible, sin embargo. "Realmente no podría vigilarlo", anota Mike Tegtmeyer, director de los servicios de redes empresariales en Brunswick. En lugar de ello, los gerentes de los empleados deciden.

Los empleados elegibles reciben automáticamente el reembolso trimestral. Para procesar los pagos, Tegtmeyer recoge los datos del sistema interno que los trabajadores utilizan para solicitar el reembolso BYOD, y ejecuta un informe contra la base de datos de recursos humanos de la empresa para asegurarse de que los empleados siguen activos. Si lo están, el reembolso se aprueba y se procesa sin empleados que presenten cualquier papeleo.

"Me toma una media hora cada trimestre para ejecutar este informe y ponerlo en un formato limpio para enviarlo a la nómina", añade. Los pagos son para alrededor de 1.400 personas.

Él calcula que su gasto de telefonía celular ha bajado de 140 mil dólares al mes a 80 mil dólares mediante la adopción de BYOD. Eso incluye los reembolsos, algunas facturas mensuales de servicio -alrededor de 200 trabajadores están todavía con teléfonos de propiedad de la empresa- así como el tiempo de procesamiento de los reembolsos. Un empleado de Brunswick que solía utilizar los dispositivos emitidos por la empresa ha sido asignado a otro trabajo, lo que resulta en ahorros adicionales.

Brunswick no tiene mucha sobrecarga adicional alrededor de BYOD. Utiliza AirWatch para controlar los dispositivos de propiedad de la empresa. De lo contrario, se basa en la seguridad integrada en Lotus Notes Traveler para asegurar el correo electrónico utilizado por los trabajadores BYOD. La empresa puede llevar dispositivos BYOD bajo AirWatch u otra plataforma de gestión en el futuro, señala Tegtmeyer.

Como la mayoría de los gastos del negocio se relacionan con la gestión de dispositivos entregados por la empresa, como correr un servidor BlackBerry Enterprise Server, los costos asociados a una gestión de dispositivos móviles (MDM) como AirWatch son realmente un alivio al comparar el costo de BYOD vs. un programa administrado corporativamente, indica Park de DataHive.

BYOD gestionado de forma centralizada

Intel ha tomado una ruta totalmente diferente en comparación con Brunswick y el estado de Delaware. "Tratamos de hacer todo lo posible por no usar los informes de gastos, ya que es molesto y costoso", señala Lisa Spelman, directora de TI de servicios al cliente de Intel. Es caro, añade, en términos de tiempo dedicado por las personas que tienen que procesar los informes, así como los que tienen que presentarlos. "Cuando nos fijamos en una de nuestras funciones centrales como TI, creemos que es para impulsar la productividad de Intel con el fin de maximizar la producción; por lo que si ponemos en práctica políticas que garanticen que todos los meses tenemos que hacer un informe de gastos, nunca se sentirá como algo que se deba hacer", explica.

En cambio, cuando los empleados se convirtieron en parte del plan de BYOD, se mudaron a un plan empresarial financiado por su proveedor de telefonía móvil, y la factura es atendida por Intel. Los administradores obtienen un estado de cuenta mensual que pueden utilizar para mantener un ojo en los gastos por empleado.

"Estamos tratando de impulsar la responsabilidad fiscal con un mínimo de sobrecarga como sea posible", indica Spelman.

Otro beneficio de este enfoque es que Intel todavía puede negociar descuentos corporativos con los operadores. Muchas empresas vieron que las facturas mensuales de servicios suben al cambiar a BYOD, porque estaban reembolsando por todas (o casi todas) las facturas de sus empleados, que eran más caras porque ya no estaban en un plan corporativo negociado.

Intel está a la vanguardia en términos de mantener a los trabajadores en los planes móviles negociados a nivel central. Las empresas están comenzando a trabajar con los operadores para obtener mejores ofertas para los empleados sobre los planes de BYOD, señala el analista de Forrester, David Johnson. "Pero es el principio y muchas todavía están solo haciendo el reembolso de gastos", explica.

Aunque en general, Intel no implementó BYOD como una forma de reducir los costos. "No es algo que vemos como un ahorro de costos, sino un sumador de productividad", indica Spelman.

Otras técnicas de reducción de costos

Otra forma en que algunas empresas han hecho recortes en el costo de BYOD es revisando la cantidad que están dispuestas a reembolsar a los empleados. Hoy en día, 40 dólares es el reembolso mensual promedio que las empresas ofrecen a sus empleados, señala Park. Hace un par de años, 80 dólares era la norma, añade. "Cuando las empresas comenzaron a hacer BYOD era para dejar de gestionar dispositivos. Pero después de un par de años de experiencia y de hacer frente a los informes y facturas de gastos, en el que el costo total es significativamente mayor que con los dispositivos que son propiedad de las empresas, se tuvo que reducir", anota.

Además, están apareciendo nuevos servicios para ayudar a las empresas a gestionar los gastos de BYOD.

Cass Informatiosn Systems, por ejemplo, se encargará del pago directo de un reembolso conjunto de los trabajadores. Los empleados ven un crédito por esa cantidad de reembolso en sus facturas de teléfono celular cada mes, con una línea que muestra cuánto es el adicional por el que son responsables. Visage y Concur, tienen una oferta conjunta que permite a las empresas gestionar los gastos móviles. Tangoe, y MindWireless, son otras empresas con productos dirigidos a hacer más fácil el manejo de gastos BYOD. (Ninguno de los proveedores pudo ofrecer clientes que estén dispuestos a hablar de sus experiencias en el uso de los servicios.)

Una vez que una empresa cuenta con sistemas de gestión de gastos y de dispositivos, probablemente hay más retos por venir. Cuando Intel introdujo su programa BYOD, obtuvo una respuesta positiva por parte de los empleados. Pero muy pronto, una vez que los trabajadores descubrieron que tan productivos podrían estar utilizando sus teléfonos para realizar su trabajo, comenzaron a pedir el acceso a más y más aplicaciones, explica Spelman. "Ellos te aman por un día y luego quieren más", señala la ejecutiva.

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