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Mall Aventura Plaza optimiza sus pagos con SAP

[10/03/2015] Mall Aventura Plaza anunció que ha implementado SAP Invoice Management (SAP IM) para su operación de gestión de pagos de facturas de proveedores y partners. La cadena de centros comerciales tuvo como desafío implementar Oficinas de Servicios Regionales. Para ello, debía automatizar procesos y mostrar a las filiales las mejoras que se obtendrían con una operación centralizada a partir de una solución de gestión de documentos.

"Implementamos la solución hace más de medio año, conjuntamente con nuestra casa matriz y subsidiaria de Colombia, y nos ayudó en el ordenamiento de la información del área Cuentas por Pagar, y nos permitió agilizar los procesos y reducir significativamente el volumen de documentos perdidos, señaló Rosa María Guerra, ingeniera de Servicios de TI para Perú y Colombia de Aventura Plaza y gestora del proyecto.

Antes de la adopción de SAP IM, cada filial contaba con un área contable, propia o tercerizada, que registraba las facturas. Hoy, fueron reemplazadas por las mencionadas oficinas centralizadas, en las que una persona se encarga del escaneo, la verificación y la indexación de los documentos. "El proceso es ahora automático: quedó atrás ese procedimiento que las facturas comenzaban a ser procesadas recién cuando llegaban a los escritorios, resaltó Guerra.

La ejecutiva añadió que el ahorro de tiempo en el proceso de gestión de documentos es uno de los principales beneficios obtenidos. Ahora se procesan, se registran e ingresan por el escáner; y, desde ese momento, quedan contablemente en el sistema y están listos para ser pagados. "Asimismo, se lograron reducciones sustanciales en tiempos. Los cierres contables, por ejemplo, solían ser procesos largos, tediosos y manuales en el que participaban varias personas y cuya ejecución tomaba varios días, indicó Guerra.

Señaló, asimismo, que otro de los beneficios obtenidos por Mall Aventura Plaza tiene que ver con las mejoras en el gobierno de la información y la adopción de normas que facilitan la gestión de cuentas por pagar. En la actualidad, las facturas pueden ser ingresadas al sistema únicamente si cuentan con las órdenes de compra respectivas. "En el pasado se recibían las facturas y el responsable del servicio debía emitir la Orden de Compra. Hoy tenemos garantizada la gobernabilidad del ciclo de vida de los documentos y la transparencia de la información, concluyó la ejecutiva

La implementación de la solución estuvo a cargo de Entelgy Partner de Servicios de SAP.

CIO, Perú