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Reportajes y análisis

Ejecutivos de TI comparten experiencias con Google for Work

Google for Works

[17/03/2015] La creciente gama de aplicaciones para la empresa, Google for Work, puede parecer una mezcolanza de herramientas diseñadas para funciones diferentes, pero el objetivo final de cada una es siempre el mismo: la productividad en la colaboración.

La idea de poner todos los datos, las comunicaciones y el flujo de trabajo de una organización bajo un mismo paraguas, es comprensiblemente preocupante para muchos CIOs y gerentes de TI. Cualquier interrupción, cambio de servicio o actualizaciones de la política pueden causar estragos en una empresa, y dejar colgado al personal de TI. Sin embargo, el concepto puede ser tan prometedor como preocupante.

El cambio total a la infraestructura basada en la nube aún está a años de distancia de muchas empresas, si es que sucede; pero los que dan el paso temprano a menudo ven una mayor satisfacción en los empleados (sobre todo entre las generaciones más jóvenes) y muchos más beneficios potenciales, según empresas que han adoptado Google for Work.

CBS Interactive se manda con todo con Google for Work

Steve Comstock, CIO y vicepresidente senior de CBS Interactive, señala que Google for Work encarna la naturaleza y el objetivo de su rol en la división de la red de propiedades en línea, que incluye sitios muy conocidos como CNET, CBS.com y GameSpot.

Ahora, el equipo de Comstock es una tienda de Google for Work en pleno funcionamiento, y utiliza la infraestructura de Google para todo, desde centros de datos hasta transmisión de video y codificación. Comstock anota que su personal de TI está compuesto por los mismos tipos de personas que CBS Interactive tiene como objetivo con su contenido en línea. El CIO llamó a este grupo demográfico los "cord-cutters" o "cord-nevers" en el evento Digital Entertainment World.

Estas personas quieren y esperan una colaboración rápida, dondequiera que estén, y Comstock señala que hace todo lo posible para salir de su camino, mientras que también les da las herramientas necesarias para compartir información y cumplir con sus responsabilidades. Google for Work le permite hacer precisamente eso, mediante la conexión de equipos en llamadas de conferencia a través de Hangouts, y haciendo que sea simple compartir hojas de cálculo en tiempo real a través de Google Sheets.

Cuando los equipos de CBS Interactive se juntan para reuniones ya no hay el retraso típico que solía llevar la productividad a un estancamiento, mientras que alguien coordinaba una votación nominal o esperaba para asegurarse de que todo el mundo viera los documentos o datos correctos. Todos los participantes de la reunión ven a todos los que se encuentran en una llamada y quiénes visualizan documentos en tiempo real.

"Podemos resolver problemas mucho más rápido", agrega Comstock. "En lugar de hacerse cargo de toda esa basura de esperar a que la tecnología nos agobie, es una bendición". Y Comstock ya no tiene que designar a un "zar de la hoja de cálculo" para gestionar, actualizar y mantener los documentos en constante evolución.

Las fuentes de datos corporativas cambian rápidamente y los CIO necesitan adaptarse a medida que desarrollan nuevas formas de confluir toda esta información, añade Comstock. "Ya que estamos desarrollando nuestras herramientas de productividad y avanzando hacia eso, tenemos que ver cómo [los empleados] van a utilizar estas herramientas y cómo van a filtrarlo todo".

Volviéndose Google for Work

Los ecosistemas de tecnología deberían ser un factor determinante para decidir si adoptar o no Google for Work, de acuerdo con Tom Shawver, CTO, TechnologyAdvice, una consultora de tecnología. "Al optar por Google no está abierto solo a los productos y servicios de Google, también está comprando las API de Google y la integración completa con muchos de los servicios en línea de mayor crecimiento de la web".

Las herramientas de negocio que no son compatibles con Google como proveedor de inicio de sesión, por ejemplo, se están convirtiendo en la excepción más que en la regla, indica Shawver, y más ofertas de colaboración basadas en la nube están utilizando Google Drive como una solución de almacenamiento.

"Si una organización tiene un enfoque en la colaboración en tiempo real y tiene una cultura que lo dirige más hacia los servicios y productos de última generación de la nube, alejándolos de la escena inicial de Silicon Valley, Google es el claro ganador", añade Shawver. "Empresas más tradicionales que ponen un valor real en metodologías probadas con un arraigado flujo de trabajo de Microsoft Office, pueden tener más dificultades para hacer la transición, ya que se trata menos acerca de las herramientas a mano y más sobre que el ecosistema sea probado".

Del mismo modo, el flujo de trabajo departamental determinará en gran medida qué tan bien los empleados reciben las herramientas de Google for Work. "Ingeniería y TI están más aptos en celebrar la introducción de Google for Work, ya que la integración con herramientas en línea de la industria tecnológica es excelente, y gran parte del trabajo del día a día se hace más ágil y automatizado", según Shawver.

Por otro lado, la gente que trabaja en el análisis de datos o en cuestiones jurídicas podrían estremecerse con la introducción de Google for Work, pues las plataformas de Microsoft Excel y Word son "grapas estándares industriales... que las ofertas de Google no pueden reemplazar completamente", anota Shawver.

Cómo Google for Work maneja la colaboración

Marcos Hansen, administrador de sistemas en SolidFire, una compañía de almacenamiento en la nube, ha estado trabajando con Google for Work por más de cuatro años. Las habilidades para escalar rápidamente implementaciones tecnológicas y consolidar el entorno completo de oficina en una sola consola de administración han sido de gran ayuda, señala.

La colaboración es uno de los beneficios clave de Google for Work. Los empleados pueden crear, subir y compartir documentos rápidamente, para que la información crítica llegue a buenas manos, de acuerdo con Hansen. Google también ha proporcionado un entorno estable sin muchas sorpresas para su equipo, añade. "Google for Work ha mantenido su costo. Para nosotros, se hace difícil pensar en migrar a otra cosa que no sea una solución que tenga que ver con la nube".

Muchos de los empleados de SolidFire provienen de un entorno más tradicional de Microsoft Office, así que la transición fue un proceso. Sin embargo, Hansen cree firmemente que el futuro de los lugares de trabajo se dirige a la nube. "Es un nuevo entorno para algunos, pero Google está tratando de hacer que la transición y las funciones de Google for Work no se sientan", anota.

Google for Work mejoró el flujo de trabajo y las operaciones de SolidFire permitiendo la colaboración en tiempo real y eliminando la necesidad de una VPN para acceder, editar y compartir datos de la empresa. "Esto ayuda a los usuarios finales, pero también ayuda a que los administradores de TI ahorren tiempo, centrándose en la experiencia del usuario en lugar de en la infraestructura", según Hansen.

VIF International Education, un proveedor global de productos de desarrollo profesional y curricular para la educación, se cambió a Google for Work desde una "solución interna rígida con un proceso administrativo engorroso", anota Arne Ciruela, gerente de estrategia e innovación de la compañía.

"Google for Work crea el ambiente ideal flexible y de colaboración para una empresa ágil y basado en la tecnología como VIF", añade. El cambio también le permite a su equipo "solucionar con rapidez los problemas de tecnología de nuestros empleados y satisfacer las necesidades de seguridad de la administración".

"La facilidad de uso y la capacidad de compartir rápidamente los documentos y la información, les permite a nuestros empleados colaborar sin ningún tipo de obstáculos", indica Plum. "Hemos adoptado Gmail como nuestro cliente de correo electrónico, Drive como nuestra solución de almacenamiento en línea, y Hangouts como nuestro sistema de mensajería interna instantánea. La simplicidad y la perfecta integración entre las diversas aplicaciones ha simplificado mucho el cambio a Google for Work".

VIF también utiliza productos de Google for Work para colaborar con los clientes y proporcionar información y soporte.

La nueva etapa de la colaboración empresarial

Comstock de CBS Interactive cree que la próxima ola de herramientas de colaboración empresarial tendrá que incorporar el aprendizaje de máquinas, filtrado inteligente y agregación del contenido más relevante a la superficie.

"Debería ser capaz de asociar y definir para mí los diferentes tipos de temas que tengo que mirar, que me ayude a ver lo que tengo que leer como consumidor, lo que es relevante para mí, lo que yo necesito leer ahora y lo que puedo ignorar", anota Comstock.

A medida que la industria de la colaboración evoluciona, los equipos corporativos también cambian desde una perspectiva de productividad, según Comstock, quien admite que él y muchos otros todavía están tratando de descifrar las formas más eficaces de utilizar todas las herramientas de Google for Work. Además, agrega que navegar por la intersección de lo social y empresarial sigue siendo una lucha.

Comstock confía en que a medida que más herramientas estén disponibles y las mejoras se implanten, compañías como CBS Interactive podrán ajustar las operaciones y desarrollar flujos de trabajo para el siglo 21, en comparación con los flujos de trabajo que definieron las últimas décadas del siglo pasado.

Comstock anota que en CBS Interactive, "vamos a probar un montón de cosas, vamos a fracasar rápido, y vamos a recuperarnos rápido. Mi trabajo es traer la tecnología, tratar de ayudar a la productividad, pero que sea una bendición y no una carga. Si a mi comunidad le resulta difícil de usar, he fracasado".

Matt Kapko, CIO (EE.UU.)