Llegamos a ustedes gracias a:



Reportajes y análisis

Nueve formas de ahorrar dinero en su siguiente contrato de outsourcing

[29/06/2009] Los expertos de outsourcing, los analistas de TI (y los fabricantes optimistas) están prediciendo un incremento en los tratos de servicios de TI durante la segunda mitad del 2009. Ellos predicen compras a precios mayores en outsourcing dirigidas por empresas que buscan incrementar la eficiencia de TI y recortar costos.

Desafortunadamente, algunas de estas organizaciones que están firmando nuevos contratos de outsourcing, tan presionados para recortar costos, cortarán las esquinas equivocadas en sus nuevos tratos y finalmente terminarán decepcionados de los resultados. Creo que cuando miremos hacia atrás a este período, encontraremos que los objetivos de las compañías para buscar outsourcing no eran realmente tan diferentes de lo que siempre han sido, pero su propensión a tomar malas decisiones se incrementó, señala Edward J. Hansen, un socio en el área de negocios y finanzas de la firma legal Morgan, Lewis & Bockius.
Acelerar a través del proceso de selección de outsourcing, o apurarse a cerrar un negocio sin un RFP, por ejemplo, podría ahorrarle tiempo y dinero ahora, pero es más probable que le cueste muy caro con el tiempo. En lugar de eso, intente con estas estrategias más astutas para ahorrar dinero en su siguiente trata de outsourcing.
1. Sea claro sobre el alcance
Antes de que incluso piense en empezar el proceso de selección de outsourcing, complete una evaluación de su portafolio de TI para determinar qué es lo que puede ser tercerizado, qué no puede ser tercerizado, y lo más importante: qué no debería ser tercerizado.
Tómese un minuto para dar un paso atrás y hable con su cliente de negocios sobre sus necesidades y compárelas con los servicios de TI que actualmente ofrece, señala Ben Trowbridge, CEO del consultor de outsourcing Alsbridge. "Hacer eso le brindará mayor entendimiento sobre qué servicios de TI debería estar comprando de un proveedor de servicio externo.
Arrastrar el alcance durante el proceso de la toma de decisiones de outsorcing es un obstáculo para finalizar un nuevo trato eficientemente y de manera rentable, señala Atul Vashistha, jefe de la mesa directiva de la consultora extranjera de outsourcing neoIT. Una evaluación detallada del portafolio también provee datos que resultan extremadamente prácticos [más adelante], añade Vashistha.
2. Adopte una estrategia multi-sourcing
La ventaja competitiva que gana firmando en una mesa pequeña de proveedores preferidos-en lugar de con un solo fabricante- no solo puede reducir los costos generales, sino que también puede ayudar a mitigar el riesgo a través de la redundancia y proveer acceso a una piscina de talento más amplia o más profunda, señala Daniel Masur, un socio en la oficina de Washington DC de la firma legal Mayer Brown. Tal estrategia multi-sourcing podría o no ser más costosa de manejar. Pero, si se hace correctamente, indica Masur, ofrecerá beneficios que más que compensarán cualquier costo adicional.
Si va por la ruta de multiproveedores, podría querer crear un pozo de penalidad a nivel de servicio, señala Marc Stark, un ejecutivo cliente en la consultora de outsourcing EquaTerra. Cada proveedor pone un cierto porcentaje de sus utilidades mensuales en un tarro para pagar penalidades cuando los niveles de servicio no son alcanzados. En teoría, los pozos de penalidad de nivel de servicio ayudarán a fomentar la cooperación entre las partes, aunque es difícil conseguir que los fabricantes accedan a esta condición, dice Stark.
3. Conecte sus líneas de servicio
Considere incorporar condiciones en su contrato que permita reinvertir los ahorros en una línea de servicio gastando en otra línea de servicio. Por ejemplo, los ahorros en infraestructura pueden ser canalizados en innovación o transformación en otra área. Si el proveedor de outsourcing sabe que ganará trabajo adicional, estará más motivado para encontrar y liberar esos dólares adicionales de infraestructura, señala Ed Hansen.
4. Obligue al fabricante a recortar costos en el futuro
Incluya una condición contractual que obligue a su proveedor de outsourcing a reducir costos y cargos en el futuro. El lenguaje debe requerir que el proveedor de servicio trabaje con el cliente y/o otras empresas independientes (third parties) para conseguir reducciones en el costo de la entrega del servicio, señala Masur. Puede obligar al fabricante a preparar una propuesta, a su solicitud en algún momento del futuro, identificando todos los modos viables de obtener las reducciones deseadas sin tener un impacto adverso en los objetivos o requerimientos de negocios.
5. Sopese nuevos métodos de entrega
Software como servicio, virtualización, cómputo de nube, infraestructura en demanda -hay una hueste de nuevos modelos multiarriendo y de pago por uso disponibles para los compradores de servicios de TI hoy- que bajarán sus costos de IT.
Claramente estos vienen con compromisos, pero [nuestra] investigación ha mostrado que muchos clientes reportan satisfacción con algunos de estos modelos, señala Frances Karamouzis, vicepresidente de investigación de Gartner Research and Advisory Services.
Ciertamente compensa pagar por software de estantería.
6. Manténgalo (más) simple
Es importante la diligencia en negociaciones de outsourcing, pero no sobrediseñe el contrato.
Los clientes generalmente preguntan por una extensa cantidad de niveles de servicio, los cuales no necesitan y probablemente no monitoreen o midan, señala Karamouzis. Al final, añade, el cliente paga por todos aquellos SLA.
Lo que es más, usted podría no necesitar niveles de servicio dorados para soportar su negocio hoy. Los compradores de servicios tercerizados continúan pagando por niveles de servicio que son muy superiores a aquellos requeridos por sus clientes de negocios, señala Trowbridge. "Pero, si su objetivo es ahorrar costos, entonces es mejor alinear sus niveles de servicio con las necesidades del negocio, y no pagar por algo que estrictamente hablando no necesita.
En otras palabras, relaje los niveles de servicio seleccionados en operaciones que no sean de misión crítica, a cambio de un mejor precio.
Si piensa que necesita negociar tasas para cada título de trabajo que podría funcionar en su cuenta, piénselo de nuevo. En el outsourcing de aplicaciones, típicamente cinco roles de trabajo entregan 90% del trabajo, por tanto no hay necesidad de negociar treinta, señala Karamouzis.
Pero siga un esquema de negociación estructurado para asegurarse que no deja ningún cabo suelto en el proceso, aconseja Vashistha de neoIT.
7. No firme automáticamente un trato con su proveedor titular
Podría ser tentador -y parecer rentable-mantenerse bailando con la misma pareja que lo trajo al baile. Pero firmar un nuevo contrato con un viejo proveedor, aunque conveniente, podría ser costoso a largo plazo. En lugar de eso, busque el mejor proveedor para cualquier función nueva que quiera tercerizar. Su socio existente podría no ser la mejor opción, o la más rentable.
8. Pelee por sus derechos
Pocos proveedores de servicio TI están ansiosos de incluir cláusulas amigables para sus clientes, como el derecho de auditar sus facturas o comparar sus precios en sus nuevos contratos de outsourcing. Pero incluir estas cláusulas le dará recursos en el futuro, si sospecha de recargos o precios fuera de sincronía con el mercado. Incluso si usted de hecho nunca ha conducido una auditoría o ha incluido a un comparador de benchmark independiente, retener estos derechos le da una ventaja fundamental en la sociedad.
También, invierta en software de gobierno tercerizado para asegurar que puede evaluar continuamente que el rendimiento de su proveedor vaya hacia adelante, aconseja Stan Lepeak, director general de investigación para la consultora de outsourcing EquaTerra.
Finalmente, añade Stark de EquaTerra, entienda las obligaciones o costos de terminación a los cuales haya accedido, de modo que no sea mantenido como rehén por el proveedor al final del trato.
9. Considere un modelo de servicios administrados
Debería dedicar algún tiempo a determinar el modelo de compromiso apropiado para su siguiente trato de outsourcing. Más y más clientes de outsourcing se están moviéndose a tratos de servicios administrados, de acuerdo con el director gerente de neoIT Sandeep Karoor. En el modelo de servicios administrados, el cliente paga por los propios servicios de TI a tarifas preacordadas, en lugar de pagar por horas hombre de labor.
El cliente se enfoca en las consecuencias en lugar de quién hace [el trabajo] y dónde, señala Karoor. Eso puede liberar al fabricante para proveer servicios de TI a precios más competitivos.
Stephanie Overby , CIO.com