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Casos de éxito

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La experiencia de Austral con Board

[01/07/2009] Business Intelligence y Corporate Performance Management son las dos nuevas herramientas que están pisando fuerte en el mercado y se están haciendo un lugar en base a los beneficios que otorgan a las empresas. Las firmas dedicadas a desarrollar este software ya tienen algunos casos de éxito locales como el de Austral Group.

Board es una de ellas. Esta empresa se estableció en el país en enero del año pasado y ya ha captado dos importantes clientes (El Comercio y el grupo Austral) que utilizan su producto, también denominado Board.
¿Qué es lo atractivo de este producto frente a otros de la competencia? En primer lugar su precio. Creo que hay dos grandes diferencias entre nuestro producto y los otros. La primera es el precio; el precio de Board versus el de otras compañías grandes es significativamente económico. Y la segunda diferencia es su facilidad de uso; Board es más sencillo de es usar que los productos de competidores más grandes, sostiene Scott Jennings, director de Board International.
Con esta atractiva variable -que se hace incluso más importante en tiempos como los actuales- Board se ha animado a ingresar al mercado; y de hecho el Perú es el segundo país latinoamericano al que ingresa con representación local, luego de México.
La segunda característica, la facilidad de uso, se hace patente en el reporte Business Intelligence Survey 7 de Nigel Pendse -uno de los reportes más connotados en el mercado de BI- en el que se sitúa a Board en el primer lugar del ranking de facilidad de uso como motivo por el cual elegir un producto de BI.
Sin embargo, más allá de las percepciones y estudios lo interesante es la experiencia local que ya ha adquirido.
El caso Austral
Hace tres años nos embarcamos en un proceso de integración total de los sistemas de la compañía. Éstos se encontraban fragmentados y desconectados, y se repartían en nueve grupos de bases de datos independientes, lo que originaba mucha duplicación de datos. Por ejemplo, existía un volumen de descarga de productos en Planta, pero podías tener casos en los que el personal de Operaciones tenía una cifra, el de Flota otra, y otra en Contabilidad. Todo se encontraba bastante fragmentado, recuerda Andrew Dark, CFO de Austral Group.
Lo primero que se decidió fue trabajar desde la base, en el desarrollo e implementación de un sistema integrado. Se hizo un sistema ERP in house, que les tomó un año y medio, y con él se integraron todas las bases de datos. Fue una etapa de bastante trabajo pues se tenía que unir, armonizar, y limpiar todos los datos, tanto de la parte transaccional financiera como de la parte operativa.
A decir de Dark, se llegó a un punto en el que se generó un cambio en la cultura de la compañía. Se pasó de ser una cultura muy orientada al uso del Excel, a una cultura más orientada a buscar la información en la base de datos mediante el uso de analistas en cada área (Gerencia, Flota, Planta, Ventas, etc.).
Lo que Austral logró fueron datos más confiables, más limpios, pero seguían siendo rígidos. El acceso a esta información y trabajar con ella aún no era un proceso flexible, mucho menos lo era proyectar en base a estos datos.
Seguimos viviendo con el Excel, pero con esta herramienta se llega a un límite. El negocio mas complejo que tenemos es el de la unidad de conservas, donde tengo más analistas trabajando, y con las tablas dinámicas del Excel ya no se podía avanzar más. Buscamos entonces un software de inteligencia de negocios que por un lado nos permitiera apalancar todo los datos que tenemos y aprovecharlos, y por el otro que nos permitiera acceder a ellos más fácilmente y hacerlos más amigables para las distintas gerencias, sostiene Dark.
Fue entonces que se optó por Board.
Al analizar la compañía, los ejecutivos de MIT encontraron un grupo de 14 personas que manejaban unas 56 hojas de cálculo Excel en las que ingresaban datos de sus áreas de flota y plantas, básicamente. Luego, todos estos datos se reunían en un solo gran informe que era elaborado por una persona, un acopiador de datos, que realizaba un reporte final de las áreas en un periodo de unos 15 días. Era evidente que se necesitaba un cambio.
Se realizó entonces un piloto durante un mes, un tiempo que se estima largo debido principalmente a las dificultades que implicó trabajar con hojas de cálculo que fueron chancadas una y otra vez para ingresar, casi manualmente, todas las cifras que se manejaban para los reportes.
En base al Board 6, que se encontraba en vigor entonces, se desarrolló un sistema que agilizó no solo el ingreso de datos sino el análisis de los mismos. Algo que difícilmente se podía hacer en base a las hojas de cálculo, y algo para lo cual no se encontraba preparado el ERP con el que contaba la empresa.
Los cambios
Lo que Board ya permite es agilizar la toma de decisiones. En flota ya contamos con informes diarios y semanales de todo tipo. Es un volumen grande de datos que Board nos permite analizar muy fácilmente ahorrándonos mucho tiempo. Además nos permite generar vistas distintas de los datos de acuerdo al usuario, para los gerentes, por ejemplo, se resaltan las tendencias. Ese es el gran cambio, sostiene Dark.
Board se ha ido implementando modularmente. De acuerdo a Dark, primero se hizo la implementación en el área de Ventas. En febrero del presente año se implementó en Flota, y en marzo en el área de Planta. La implementación, en realidad, constó solo de unos meses al principio del año, pero es el uso de la herramienta en las distintas áreas en donde más tiempo de ha empleado. Debido a nosotros fundamentalmente, explica Dark.
El proceso ha ido de las áreas más sencillas a las más complejas. La última, el área de Conservas, es la más difícil de todas debido a la cantidad de datos que maneja, a la volatilidad del negocio y a que es el área de la cual se desprenden los resultados financieros de la compañía. Actualmente, ya tienen cerrado el uso de Board en la determinación de los costos de producción de las conservas, y el siguiente paso consta de la determinación de la rentabilidad de las mismas.
Si se tiene en cuenta que Austral cuenta con tres plantas de conservas, 11 barcos de flota, compra de pescado a otros barcos no pertenecientes a la flota y una red de comercialización de más de 50 países, es fácil de entender que el proceso se lleve a cabo poco a poco.
Julio es un mes crítico pues, para entonces, Dark desea que el área financiera de Board ya esté completamente funcional. Para setiembre ya se deben tener consolidados todos los datos financieros contables de la empresa, y solo a partir de entonces es que Dark planea utilizar la parte CPM, de pronósticos, de Board.
La diferencia sustancial es que es una herramienta centrada en el usuario final, un analista o un gerente de un área, y esto se debe al enfoque que tiene el desarrollo de Board: es una caja de herramientas, un toolkit, que permite construir aplicaciones sin que el usuario deba saber escribir código, sostiene Roberto Zegarra, gerente de proyectos de MIT Soluciones.
En la actualidad, Austral cuenta con un poco más de 100 usuarios de la herramienta, aunque podría llegar a los mil, dado el tipo de licencia que adquirió.
Por otro lado, dado que Austral adquirió la solución cuando estaba en vigor Board 6, pero en el transcurso de los meses se lanzó Board 7 -en marzo de este año- parte del proceso que aún se mantiene se debe a la actualización a la nueva versión del producto.
La implementación básicamente ha trabajado con el usuario final. Austral tenía un modelo armado, lo que hemos hecho es perfeccionar el modelo e introducir sus parámetros en Board. Esto ha traído automatización, y más rapidez en los procesos, pues antes se demoraban hasta 15 días en emitir un informe final sobre la marcha del negocio. Ahora esto se hace en tres o cuatro días. Es un proceso automático en el que ya no se encuentra el error humano que cabía con Excel, sostiene Juan Carlos Díaz, gerente general de MIT Soluciones.
La solución
Board es una solución de Business Intelligence que se diferencia de otras básicamente por su facilidad de uso. Su implementación en Austral permite que el usuario pueda jalar datos no solo de la base de datos del ERP, sino de otras bases de datos con los que cuenta la empresa. Con estos datos Board genera reportes que pueden combinar las distintas fuentes y en los que se puede profundizar para hallar las causas de un evento.
Por ejemplo, si el usuario detecta una disminución en las ventas puede hacer lo que se llama un drill down, bajar en la cadena de datos hasta hallar al vendedor que ha reducido sus ventas, qué productos han descendido, de qué fábricas son dichos productos, y todas las combinaciones de las variables que maneja el sistema, a través de los llamados cubos con los que trabaja el sistema de Business Intelligence.
Pero adicionalmente Board integra lo que se conoce como Corporate Performance Management (CPM). Si la BI trata acerca de lo que pasó en la empresa y las causas de estos eventos, la CPM más bien trata acerca del futuro.
Con la implementación de Board, Austral también tiene acceso a una herramienta de CPM que le permite realizar consultas what if? (¿Que pasa si?), que se utilizan para pronosticar escenarios futuros ante el cambio de una de las variables. De hecho Board es una de las pocas soluciones que ofrecen en un mismo paquete tanto la solución de BI como la de CPM.
Board se maneja a través de una serie de licencias. Una de ellas es la llamada Engine, que es la licencia del motor y que es la licencia que obligatoriamente debe adquirir la empresa cliente. Otra de las licencias es la del Developer, que es la persona que tiene la potestad de jalar los datos de las bases de datos y que crea los árboles de combinaciones de variables para realizar los informes.
Un tercer tipo de licencia es la del Power User, que es un usuario intermedio que tiene todas las potestades del Developer, con la excepción que no puede jalar de las bases de datos, aunque sí puede conformar cubos y cambiar algunas variables. Finalmente, se encuentran las licencias Light, cuyos usuarios no pueden realizar ningún tipo de cambios pero pueden realizar los drill downs, y trabajar con las combinaciones de variables ya determinadas.
Austral adquirió todos los tipos de licencias con potestad para usarlas en un número indeterminado de usuarios y servidores por 100 mil dólares. Por otro lado, el segundo tipo de inversión, el de la consultoría, que se desarrolló en dos etapas (piloto e implementación general) por un total de ocho meses ha ascendido a 10 mil dólares por mes, aproximadamente.
José Antonio Trujillo, CIO Perú