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Reportajes y análisis

Google for Work vs. Microsoft Office 365

Una comparación de herramientas en la nube

[14/04/2015] Los CIOs y administradores de TI tienen muchas opciones cuando se trata de herramientas de productividad basadas en la nube para el correo electrónico, documentos, calendario y para el intercambio de archivos. Las primeras dos opciones que vienen a la mente de la mayoría, sin embargo, son Google Apps for Work y Office 365.

El antiguo empaqueta o contiene todas las aplicaciones conocidas de la suite de Google Apps -incluyendo Gmail, Hangouts, Drive y Calendario; mientras el más antiguo viene con el legado más grande de aplicaciones probadas de Microsoft Office -como Word, Excel, Outlook y PowerPoint. Las dos opciones tienen fortalezas y debilidades únicas, y cada uno es más adecuado para tipos específicos de negocios y usuarios.

Precio, simplicidad y almacenamiento

Ambos servicios comienzan en cinco dólares por mes. Microsoft requiere un contrato de un año entero, que cuesta como mínimo 60 dólares por año, mientras la suite de Google está disponible en una base de mes a mes. Google también ofrece un plan de descuento anual por 50 dólares al año más impuestos.

Cada usuario de Office 365 obtiene al menos 1TB de almacenamiento en la nube, mientras en plan de entrada de Google ofrece mucho menos espacio: 30GB de almacenamiento online por usuario. Sin embargo, Google proporciona almacenamiento ilimitado para cuentas que tienen como mínimo cinco usuarios en sus planes de 10 dólares por mes o 120 por año más impuestos.

Google también destaca por su simplicidad, porque ofrece dos planes relativamente sencillos.

Microsoft hace las cosas un poco más complicadas y confusas con seis paquetes en total -tres para pequeñas y medianas empresas y tres para grandes empresas- que varían en precio entre 5 a 20 dólares al mes, por un año de contrato.

El precio es un factor importante y determinante. Sin embargo, para los CIOs el set de características o funciones, las medidas de seguridad y las experiencias de los usuarios en ambas plataformas, es igual de importante. La plataforma ideal basada en la nube es segura, estable y simple para que los empleados aprendan y la usen. El costo es solo una de las muchas preocupaciones que los gerentes o administradores de TI deben considerar a la hora de invertir en plataformas de productividad basadas en la nube.

Eric Schlissel, CEO de consultoría de TI en GeekTeek IT Services, señala que su compañía utiliza Google for Work; pero más a menudo que no, recomienda el Office 365 a los clientes porque ya son bastante dependientes e invierten muchísimo en Microsoft Outlook. Sin embargo, muchos dueños de negocios son reacios a cambiar la manera en la que sus oficinas trabajan o funcionan, según Schlissel.

"Tendemos a recomendar Google for Work a clientes con una fuerza de trabajo más joven y tecnológica, indica Schlissel. "Los CIOs deberían mirar cómo es que sus empleados usan la tecnología y trabajan con ella.

Donde Google for Work se queda corto

En Creative Solutions in HealthCare, una compañía que posee y opera instalaciones de vivienda asistida, el departamento de TI usa Google for Work mientras el resto de la compañía se basa en Office 365, según Shawn Wiora, CIO.

"En muchos sentidos, Google for Work es un equivalente de bajo costo a Office 365, y sirve muy bien para las startups y las pequeñas empresas que necesitan limitar costos mientras van construyendo su estatus, anota Wiora. "Sin embargo, el ahorro de costos viene con una serie de matices que limitan su buen funcionamiento para los clientes empresariales.

Wiora señala que hay por lo menos cuatro problemas con Google for Work que pueden agregar una carga importante a las empresas. Cita a "problemas con la agenda, la incapacidad para transferir fórmulas de Excel directamente a las hojas de cálculo de Google, problemas de compatibilidad y las decisiones verticales específicas como denegación de Google de firmar un acuerdo HIPAA BAA [Health Insurance Portability and Accountability Act Business Associate] para la industria de la salud.

En la experiencia de Wiora, la suite de Google se mantiene al nivel de Office 365 en el 90% del tiempo. Es ese 10% restante el que "hace que Google for Work sea un sustituto pobre para medianas y grandes empresas que esperan simplemente comenzar con Google donde dejaron a Microsoft.

BetterCloud, una compañía que proporciona servicios de seguridad y de gestión para Google Apps y Office 365, también usa las ofertas tanto de Google como se Microsoft, según Tim Burke, director de TI de BetterCloud.

La compañía usa Google for Work como la única plataforma para su sistema de calendario corporativo y reservas de la sala de conferencias, pero también proporciona cuentas de Office 365 a usuarios que trabajan en sus productos relacionados a Microsoft.

"Hemos buscando en muchas soluciones la coexistencia entre las dos plataformas (especialmente para el calendario y contactos), pero todavía no hay nada maduro o bien desarrollado que permita que Google Apps y Office 365 jueguen o funcionen juntos en un único dominio, comenta Burke.

Google for Work vs. Microsoft Office 365

Ambas plataformas son de clase empresarial, con casi los mismos ofrecimientos, según Burke, quien dice que la suite de Google se está convirtiendo más "empresarial cada día.

"Mucha gente no se da cuenta que Google ha estado en este mercado por más de seis años, y Google Apps es usado por algunas de las más grandes organizaciones o empresas del mundo, comenta Burke. Las fortalezas de Google también incluyen una infraestructura muy bien integrada y una simple estructura de licencias, añade.

Office 365 ofrece una continuidad con las soluciones heredadas que hacen que sea más fácil tener a todos contentos con las aplicaciones que han estado usando por muchos años, o quizás décadas, pero también está evolucionando. "Office 365 está basado en los productos heredados de Microsoft y cada vez se está volviendo más fácil de manejar, indica Burke.

Un tamaño no sirve para todos

Muchos otros que están más familiarizados con Office 365 y Google for Work adoptan una postura mucho más neutral que las de Wiora y Burke; ambas empresas tienen usuarios dedicados y evangelistas.

Martin Milanov, especialista en marketing digital en Fair Point, una firma corporativa de gestión de viajes con sede en Alemania, escribe "gritaré hasta los confines del infierno si me quitan mi Excel y me obligan a usar el, seamos sinceros, mediocre aspirante a Excel, Google Sheets.

Kristin Bassett, directora de marketing corporativo en AppNeta, un proveedor de gestión de rendimiento de aplicaciones, señala que su compañía se cambió recientemente de Microsoft a Google para que todos los empleados tengan el mismo sistema de correo electrónico. La firma o empresa escogió migrar a todo su personal a Google for Work, porque preferían Gmail que Outlook, y consideraban el correo electrónico como su herramienta de mayor prioridad.

Muchos de los ingenieros que trabajan en AppNeta han solicitado acceso corporativo a Gmail, según Bassett, y ese cambio mejoró la capacidad o habilidad de la compañía de contratar y retener ingenieros, que son básicamente el núcleo del negocio.

Independientemente de la plataforma, se trata de la preparación

Ambos, Burke y Wiora, animan a los CIOs a ganar un profundo entendimiento de la necesidad de sus usuarios y de las metas u objetivos de la compañía, antes de decidir si utilizar Google for Work o Office 365.

"Hemos trabajado con miles de clientes a través de ambas plataformas y las implementaciones más exitosas involucraron un enfoque altamente democrático donde formaron pequeños grupos pilotos, hablaron con los gerentes de los diferentes departamentos, discutieron los pros y los contras de ambas plataformas, y se dieron el tiempo de asegurarse que estaban tomando la mejor decisión para sus usuarios y no para el departamento de TI o la infraestructura existente, anota Burke.

Para algunos CIOs, el enfoque híbrido funciona mejor, según Wiora. Sin embargo, usar ambas plataformas también puede llevar a más problemas potenciales y de trabajo para TI. "Cada nuevo servicio incrementa la complejidad exponencial y no linealmente para los usuarios finales, así que reducir la confusión de tener información en muchos lugares sería fundamental para los que estén utilizando un enfoque híbrido, indica Wiora.

A pesar de todo, los CIOs no deberían retrasar la investigación y experimentación necesaria, y deberían tratar de tomar una decisión lo más rápido posible, según Burke. "Ya sea que su organización elija Google Apps u Office 365, está recibiendo una plataforma de oficina de nube que va a cambiar la manera en la que su negocio opera si es que se implementa y se adopta de manera correcta, finaliza.