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Acompli: Una mirada a la nueva herramienta de correo electrónico móvil de Microsoft

[24/04/2015] Por mucho que tratamos, simplemente parece que no podemos sacudirnos de nuestra costumbre colectiva por el correo electrónico. Abrazamos las redes sociales para la colaboración, utilizamos SharePoint para la productividad y el uso compartido de documentos, entramos a Skype para acercarnos más y para estar más conectados con nuestros colegas. Pero al final del día, el correo electrónico es el denominador común (y más popular) entre los profesionales que trabajan. Es importante que las herramientas para el manejo de correo electrónico sean buenas; por desgracia, esto no ha sido generalmente el caso en nuestros queridos smartphones.

Conozca una aplicación que está tratando de cambiar eso. Acompli fue construido originalmente para llevar correo electrónico inteligente de clase mundial a los dispositivos móviles, especialmente iOS y Android. Microsoft anunció la compra de Acompli en diciembre; ésta es mi opinión sobre cómo funciona la versión actual y lo que significa el acuerdo con Microsoft.

Muchos de nosotros, yo incluido, hacemos nuestro trabajo desde un teléfono la mayor parte del tiempo -ya sea que estamos viajando por negocios o placer, o simplemente estamos fuera de casa haciendo los mandados. La aplicación de correo electrónico en la caja para dispositivos iOS es una versión reducida de Apple Mail (algunas personas todavía lo llaman Mail.app), la aplicación de correo electrónico estándar de Mac OS X; es decente para mirar su bandeja de entrada en una especie de exploración rápida, para eliminar el spam y los mensajes irrelevantes y para disparar respuestas rápidas que tienen solo unas pocas palabras.

Las acciones más detalladas son mucho más fáciles de hacer en un cliente "con toda la carne" de escritorio o portátil, incluyendo clasificar mensajes, establecer normas, programar reuniones en base a mensajes de correo electrónico, adjuntar archivos, cargar imágenes y otros documentos, y mucho más.

Acompli tiene como objetivo hacer posible que el cliente de correo electrónico móvil realice de forma inteligente las tareas que normalmente necesita hacer desde una computadora "real". ¿Puede?

Una mirada a Acompli

Acompli trabaja con Microsoft Exchange, Office 365, Google Apps, Gmail, iCloud, Yahoo, Outlook.com, Hotmail, MSN y Live, por lo que cubre la gran mayoría del mercado de correo electrónico corporativo, y funciona con teléfonos y tabletas con iOS 8 o posterior, así como aquellos con Android 4.0 o posterior.

En su esencia, Acompli quiere que usted sea capaz de decir qué correos electrónicos son más urgentes o críticos y requieren una respuesta, para responderlos desde su teléfono y para exponer más opciones con el fin de hacer que algunas acciones de seguimiento sean mucho más accesibles. Además, por el momento, es gratis -aunque Microsoft podría tratar de cambiar eso, o tal vez sea parte de la Office 365 y Exchange Online Services; más sobre esto en un momento.

Acompli

Acompli está disponible para descargar en la App Store de Apple y en Google Play; solo escriba "acompli" y la aplicación aparece primera en los resultados.

Lo que probablemente notará cuando haya bajado Acompli y configurado su cuenta de correo electrónico -utiliza autodiscover así que hace el trabajo pesado- es la integración entre su interfaz de correo electrónico y su calendario incorporado. (Para los expertos del correo electrónico, también puede agregar varias cuentas a la aplicación y las mantendrá delineadas por usted a medida que trabaja desde su bandeja de entrada.)

El calendario está profundamente entrelazado con el correo electrónico; por ejemplo, si recibe una convocatoria de reunión en su bandeja de entrada de un compañero de trabajo, Acompli puede mirar en el calendario e inteligentemente sugerir momentos y tiempos en que se podría dar esta reunión. Acompli entra a sus calendarios de forma automática cuando se conecta por primera vez con su cuenta de correo electrónico.

El calendario en sí es bastante escueto; puede programar reuniones, darle un rápido vistazo a sus citas existentes y tener una idea de cómo será su día y la semana. Una vista del día y una agenda son las únicas vistas disponibles, pero tener esa información a solo un toque de distancia en la misma aplicación puede ser una gran bendición para la productividad cuando se está fuera de casa. Normalmente tendría que cargar una aplicación de calendario por separado, mire a su alrededor, toque dos veces el botón de inicio, retroceda en el correo electrónico y luego escriba de nuevo (de forma manual) acerca de lo que sería bueno para usted, como un ejemplo.

Eventualmente desearía un calendario más granular que me permita ver mi semana y mes para programar de manera más eficaz las tareas, citas y reuniones, especialmente porque -como muchos profesionales. tengo reuniones cambiantes periódicas para las que necesito programar un tiempo determinado en un periodo determinado de varias semanas o meses. (Fui incapaz de establecer una reunión periódica utilizando exclusivamente Acompli -sin mirar el calendario Acompli- pero puede ser un error en lugar de una omisión deliberada.)

La función única

A medida que se familiarice con Acompli, verá que empieza a manejar su correo. Esta es realmente la función destacada de la aplicación. Aprenderá qué mensajes de correo electrónico considera importantes de entre los copiosos mensajes que le llegan, lo hará aprendiendo que correos responde y la rapidez con que lo hace, y qué mensajes permanecen olvidados en su bandeja de entrada por períodos prolongados de tiempo.

Algo así como la nueva función Clutter en Office 365, que tiene como objetivo mantener el correo electrónico más relevante e interesante frente a usted al mismo tiempo que elimina la basura, la aplicación Acompli intenta asegurarse de que puede mantenerse al día con los correos electrónicos más críticos y urgentes mientras está en la ruta. Puede ayudar a Acompli en su aprendizaje moviendo los correos electrónicos que no reconoce inmediatamente como relevantes, pero que desea responder, a la pestaña "importante" en el software.

Durante mis pruebas, de más de una semana, descubrí que si le da unos días a Acompli, hace un trabajo admirable al mostrar mensajes relevantes. Me alertó de unos 10 mensajes de correo electrónico de los 100 a 200 que recibo en un día promedio. Esto es especialmente útil, por ejemplo, cuando estoy tratando de mantenerme en movimiento sobre un tema, mientras estoy sentado en el carril de transporte colectivo a la espera de recoger a mi hijo de la escuela -no tengo que distraerme por correo promocional o mensajes masivos que puedo leer después y así sucesivamente.

La integración con OneDrive, Dropbox y Google Drive fue particularmente útil. Ya que guardo todos mis documentos de trabajo y los datos en Microsoft OneDrive, Acompli me permitió enviar un segundo borrador de una pieza directamente a un editor, mientras yo estaba sentado en mi auto, sin tener que salir de la aplicación.

Lo que es menos que estelar de esta instalación de prueba es que parece venir a costa de no sincronizar datos de contacto existentes que quizá haya almacenado en su cuenta de correo electrónico. Si bien Acompli aprenderá acerca de sus contactos, ya que intenta decidir qué mensajes son más relevantes para usted, no sabe salir de la caja para cualquier otro contacto -incluso si están en su libreta de direcciones de Exchange, por ejemplo.

Acompli

Así que si está escribiendo un nuevo mensaje a alguien que no le haya enviado correo electrónico desde que instaló Acompli, y no sabe su dirección, tendrá que cambiar a otra aplicación como su guía de contactos, tomar esa información y luego copiarla en la ventana de correo nuevo de Acompli.

También instalé Acompli en mi iPad 3 con pantalla Retina y encontré que la aplicación ha hecho un buen trabajo en los modos vertical y horizontal de la pantalla más grande. Mi iPad ejecuta iOS 8.1, al igual que mi iPhone, y Acompli no tuvo problemas de compatibilidad o problemas con este último sistema operativo. La aplicación está optimizada para el iPhone 5, iPhone 6 y iPhone 6 Plus. No he probado la versión de Android de la aplicación.

Las preocupaciones sobre Acompli

Tengo un par de grandes preocupaciones sobre Acompli desde una perspectiva de alto nivel además de la facilidad de uso y las pequeñas quejas que acabo de mencionar:

Seguridad. Podría estar pensando, como administrador de un sistema de correo de la empresa: Ya he tenido problemas con el concepto de BYOD y el acceso a mis recursos. ¿Ahora se espera que deje que una nueva aplicación de correo de un emprendimiento le dé una mirada a los datos de los servidores de Exchange, directorio corporativo y calendario y que luego aprenderá de los datos que contienen, todo ello sin ningún tipo de garantías acerca de cómo la aplicación almacena sus datos en el dispositivo? ¿Qué sucede si un usuario pierde su dispositivo? ¿Acompli mejora, empeora o hace lo mismo con respecto a la dificultad de limpiar un dispositivo perdido?

Acompli aborda vagamente estas preocupaciones en su página de inicio con solo decir, "Le animamos a que ponga a su administrador de TI en contacto con nosotros. Va a estar muy feliz". También hay una página de seguridad que indica que Acompli utiliza TLS para los datos en tránsito y encriptación de dispositivo para los datos en reposo. Una página de privacidad da detalles acerca de qué información personal se guarda en su propio sistema y muestra cómo un usuario puede optar para purgar sus datos desde los servidores de Acompli. Cuando se le preguntó para obtener más información, Javier Soltero, co-fundador y CEO, dijo: "Usted encontrará una explicación detallada de nuestra política de seguridad y privacidad". Además, él promete: "No vendemos ningún dato ni tenemos planes de hacerlo".

Costo. Actualmente, Acompli es gratuito. Recordemos el viejo dicho de que si usted está usando algo que es gratis, significa que usted es el producto. ¿Cuál es el modelo de negocio en torno a Acompli? ¿La empresa está explorando mi correo electrónico? ¿Es gratis solo para ganar la atención de los usuarios y, posteriormente, cobrará una tarifa estándar por la compra de la aplicación? La compañía dice en su sitio, "Acompli es una empresa bien financiada que luego hará servicios previo pago a las empresas", no es la declaración más clara de intenciones sobre cómo Acompli planea existir dentro de una década -especialmente teniendo en cuenta que Microsoft es el nuevo sheriff en su ciudad. Siempre estoy preocupado cuando no puedo ver claramente la hoja de ruta de un producto. Soltero señala, "Acompli seguirá siendo gratuito para los usuarios finales", Además, promete un plan de producto y "más noticias sobre nuestros planes en los próximos meses".

Un análisis de la adquisición de Microsoft

En pocas palabras, me complace que Microsoft haya comprado Acompli. Microsoft ha descubierto recientemente su mojo para la entrega de aplicaciones y servicios a plataformas distintas de Windows. En marzo pasado se lanzó Office para la iPad, y en el otoño se trabajó con Dropbox para introducir soporte con el fin de integrarlo a servicios de Office 365 como Word y Excel Online. En este punto, no es sorprendente ver a Microsoft invirtiendo en experiencias multiplataforma.

La motivación real para Microsoft en su compra de Acompli puede ser la noción de que si bien el correo electrónico puede no morir completamente, el modelo actual de correo electrónico está amenazado por nuevos servicios sociales como Yammer, el nuevo email Verse de IBM y startups como Baydin, Slack y Asana que están tratando de redefinir en su totalidad el correo electrónico de la empresa.

Obviamente Microsoft ha invertido mucho en el mercado del trabajo en grupo y la mensajería durante las últimas dos décadas con Exchange, Exchange Online, Business Productivity Online Service (BPOS) y Office 365. Pero parece que en el último par de años más o menos, se ha tomado concienciasobre las afirmaciones de muchos expertos acerca de que el correo electrónico será menos relevante en futuras tendencias de la computación, incluso si esas afirmaciones son erróneas -que creo es el caso. Al añadir esto a sus productos estables de mensajería para los individuos, así como para los usuarios corporativos y empresariales, claramente está tratando de detener esa tendencia e insertar a la empresa en la mayor cantidad de escenarios que pueda. No se sorprenda de ver a Acompli con un mayor soporte de Yammer y SharePoint muy pronto.

La compra de Acompli me parece intrigante y un punto de optimismo; Si Microsoft puede cerrar la brecha entre la ubicuidad, la familiaridad y la facilidad de uso del correo electrónico, y el sexy encanto de colaborar con una plataforma de red social sobre la marcha, todos vamos a estar mejor.

La última palabra

Acompli es una aplicación hábil con un gran potencial que aún no tiene todas las características juntas. Me gusta mucho el traje de correo electrónico, pero no me gusta el hecho de no tener acceso a muchos de mis contactos dentro de la aplicación. Realmente me gustaría programar fácilmente las reuniones, pero en realidad no me gusta el hecho de no poder ver más de un día a la vez en el calendario incorporado.

Desde una perspectiva de más alto nivel, me gusta la idea de que mis usuarios sean más productivos sobre la marcha exponiéndolos a una mejor experiencia de correo electrónico móvil, pero tengo muchas preocupaciones acerca de que una aplicación no probada que esté en contacto con la información interna. Y en última instancia, me pregunto: si la aplicación es gratuita, ¿soy yo -o mis usuarios o su información- el producto real?

La adquisición de Microsoft podrá resolver estas dos últimas preguntas, pero por ahora Acompli tiene mucho trabajo que hacer antes de ganarse mi recomendación no cualificada