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¿Por qué no calan las herramientas de colaboración?

[05/05/2015] La colaboración empresarial es una actividad dudosa. Casi se puede sentir su fracaso inminente en el minuto en que es introducida a una fuerza de trabajo, y se convierte en simplemente otra herramienta que los empleados deberían de usar.

No ayuda que los CIOs minimicen el valor de las herramientas de colaboración, al adquirir simplemente algo que cumple con el mínimo común denominador solo para tachar otro ítem de su lista de cosas por hacer.

"Hay una gran cantidad de fallas en la colaboración empresarial, vagamente denominado, porque la gente realmente no sabe hacia dónde está apuntando, por eso no llegan y no le dan, señala Joel Confino, CEO y fundador de la empresa Haydle.

La promesa de colaboración es reemplazar la comunicación cara a cara, pero si la implementación no está bien planeada, puede convertirse en algo más que la gente tiene que usar, pero no necesariamente quiere usar, anota Confino. La colaboración también tiene un mejor desempeño que aquello que es imperativo, el cual es el correo electrónico para la mayoría de gente.

Los CIOs deben predicar con el ejemplo

Los CIOs no pueden simplemente lanzar una herramienta y decirles a los empleados que colaboren. Ellos necesitan predicar con el ejemplo y usar estas nuevas herramientas para lograr objetivos de negocio significativos.

"La gran mayoría de estas implementaciones son de bajo rendimiento y muchas de ellas son pueblos fantasmas, comenta Confino.

Por qué estas herramientas están fallando en suplantar a una tecnología tan estática como el correo electrónico, es una pregunta que está irritando y perturbando las mentes de innumerables administradores de TI. La razón para implementar la colaboración empresarial es todavía tan borrosa, que relativamente pocos CIOs saben y se han puesto de acuerdo sobre cuáles son los desafíos que están por venir.

Los CIOs y otros tomadores de decisiones de TI se enfrentan a una serie de desafíos en su búsqueda de la colaboración empresarial, algunos de los cuales están arraigados en la cultura de sus empresas. La resistencia al cambio es el obstáculo al que se están enfrentando los CIOs en la mayoría de compañías, y las razones podrían incluir cualquier cosa -desde la cultura del lugar de trabajo hasta el costo y complejidad percibida-, indica Scott McCool, vicepresidente del grupo de TI y CIO de Polycom.

La colaboración continúa más allá de las paredes de la oficina

Uno de los mayores retos es determinar cómo implementar la colaboración empresarial de una manera multifuncional, señala John Abel, vicepresidente senior de TI en Hitachi Data Systems.

"Los equipos son muy buenos comunicándose dentro de su propio grupo, pero a la hora de integrarse entre departamentos, los silos tienden a suceder, lo cual finalmente se convierte en un problema cuando cada equipo necesita alinearse en ciertas campañas o temas clave, agrega.

Ken Boyd, CIO y vicepresidente senior de NetScout, añade que el paisaje de las herramientas de colaboración existente o disponible actualmente, hace que sea difícil elegir las mejores para una fuerza de trabajo específica.

"Localizar a un proveedor de herramientas de colaboración que pueda ofrecer el balance perfecto para las necesidades de nuestros usuarios empresariales, puede ser un desafío importante, anota. "Hay muchas soluciones puntuales para la colaboración de voz, de video, de chat y de documentos, pero empalmar todas esas soluciones de múltiples vendedores no siempre es el método más productivo o eficaz de acuerdo a los costos.

Los CIOs deberían elegir herramientas que respondan a necesidades específicas

Llegar a la mejor solución requiere de un pensamiento crítico, de planificación, de tiempo para investigar, evaluar, negociar e integrar, anota Boyd, añadiendo que es importante que los CIOs escojan al proveedor correcto desde el principio.

"Actualmente, está ocurriendo un cambio atómico en la manera en la que las empresas operan, por lo que el CIO y el equipo de TI debe decidir si sus herramientas de colaboración basadas en la nube e in-situ pueden y van a atender las necesidades de los usuarios de la empresa -en cualquier momento, lugar o dispositivo- además de funcionar sin problemas entre las aplicaciones empresariales y de consumo, indica Boyd.

Los CIOs deberían navegar también y complacer a los diferentes grupos de edad, señala Chris McKewon, fundador y CEO de Xceptional Networks.

Los millenial se sienten más cómodos con los videos, mensajes cortos y han adoptado nuevas herramientas de colaboración como Slack y HipChat; mientras los ejecutivos más grandes están tratando todavía de dominar WebEx y GoToMeeting, y por desgracia no hay un terreno común, anota McKewon.

"Los CIOs necesitan cambiar su modo de pensar, estrategias y proyectos para que sean más inclusivos y colaborativos, señala Shamlan Siddiqui, vicepresidente de desarrollo de arquitectura y aplicaciones en NTT Data, integradora de sistemas.

Los mayores desafíos, según Siddiqui, son los buy-ins organizacionales en las decisiones más importantes de transformación, adopción de empleados, compromiso sostenible, seguridad, calidad de contenido, estandarización y selección de herramientas.

La colaboración conduce a resultados con impacto

Brian Pilar, gerente de TI de la firma de software TechSmith está de acuerdo en que la adopción es el desafío más grande. Las herramientas de colaboración empresarial raramente son baratas, así que asegurar que la organización haga reuniones para hablar de la nueva plataforma es clave.

Las organizaciones no se van a dar cuenta del retorno de la inversión en la colaboración hasta que los individuos o equipos dejen de crear soluciones todos juntos para evitar una herramienta de colaboración empresarial, señala Pilar.

Ruven Gotz, director de servicios de colaboración en Avanade, proveedora de soluciones de TI, señala que la colaboración se trata de ayudar a que la gente trabaje junta para lograr resultados más significativos e impactantes.

Como tal, los mayores desafíos radican en acercarse a la colaboración con la forma de pensar correcta, añade.

La tecnología es un amplificador del contacto e interacción humana. Su eficacia al permitir la colaboración es totalmente dependiente de la obtención de resultados con métodos que tengan sentido para la manera en la que la gente realmente logra el trabajo, anota Gotz. "Realmente tiene que entender la verdadera naturaleza de los resultados de negocio que buscar lograr, agrega.

Si no puede ver el resultado de negocio que busca lograr, tómese el tiempo de parar y encontrarlo. Si no puede racionalizar un proceso simple de entender, no trate de automatizarlo, añade. "Entender lo que la herramienta impone a la experiencia, señala Gotz. "No deje que la herramienta ciegue la interacción natural del ser humano.