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Reportajes y análisis

5 maneras de automatizar tareas repetitivas en Outlook

Deje de volver a escribir los mismos párrafos una y otra; hay una mejor manera.

Microsoft Outlook

[14/05/2015] Todo lo que acelera la comunicación por correo electrónico en Microsoft Outlook tiene que ser una ventaja. Escribir y volver a escribir los mismos párrafos, la misma información, explicaciones, indicaciones, instrucciones, etc. es la mitad del problema -uno que puede ser fácilmente resuelto con estos cinco, fáciles, consejos para ahorrar tiempo.

Ahorre tiempo y utilice firmas de correo electrónico personalizadas en lugar de volver a escribir su información de contacto.
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1. Gestión de una o más firmas

Nunca debería tener que volver a escribir su firma, incluso si tiene varias versiones de su información de contacto -tales como una para el trabajo, una para el hogar, y una para su lado de negocios.

Abra un nuevo correo electrónico, seleccione la pestaña Insertar, haga clic en el ícono de la firma, y elija Firmas de la lista desplegable. En la ventana de Firmas y Escritorio, haga clic en Nuevo. Introduzca un nombre para la firma en el cuadro de diálogo Nueva Firma, y haga clic en Aceptar. Escriba la información de contacto de esta nueva firma en el cuadro Editar Firma, haga clic en Guardar y, a continuación, haga clic en Aceptar -a menos que desee que esta firma sea la predeterminada. Si desea que esta firma se imprima en cada correo electrónico, selecciónela de las cajas de listas Nuevos Mensajes y Respuestas/Reenvios bajo Elija Firma por Defecto, y luego haga clic en Ok.

Para insertar una firma en su e-mail, ubique su cursor, seleccione la pestaña Insertar, haga clic en el ícono de Firma y luego elija una de la lista. Para cambiar de firma haga clic derecho en cualquier parte sobre la firma actual y seleccione otra de la lista desplegable.

Añada una tarjeta de visita personalizada en lugar de escribir su información de contacto al final de cada correo electrónico.
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2. Cree una tarjeta de presentación de Outlook

La otra opción para una firma rápida y más profesional es usar una tarjeta de presentación. Abra un nuevo correo electrónico, seleccione la pestaña Insertar, haga clic en el ícono de la firma, y elija Firmas de la lista desplegable. En la ventana de Firmas y de escritorio, haga clic en el botón de la Tarjeta de visita. En la ventana Insertar Tarjeta de Presentación, desplácese hacia abajo para el nombre del contacto que desea agregar a una tarjeta de presentación. Cuando la tarjeta de presentación correcta aparezca en el cuadro Editar Firma, haga clic en Aceptar.

Para insertar una tarjeta de presentación, seleccione la pestaña Insertar, haga clic en el botón de la tarjeta de presentación; a continuación, seleccione una de la lista. La tarjeta se inserta en la posición del cursor.

3. Utilice Elementos rápidos para crear bloques de texto reutilizables

Si está reescribiendo los mismos párrafos o bloques de texto, entonces le gustará mucho esta función interesante. Elementos rápidos (anteriormente llamada Texto Automático, y también llamada Building Blocks) es una manera de que pueda copiar y guardar bloques de texto redundante en una galería donde se puede recuperar e insertar al instante en su correo electrónico actual.

Escriba un bloque de texto que utilice una y otra vez, o localice un correo electrónico anterior con un mensaje que ha reescrito cientos de veces. Seleccione el bloque de texto, seleccione la pestaña Insertar, haga clic en el botón Elementos Rápidos, haga clic en Guardar Selección en Galería de Elementos Rápidos desde el menú desplegable.

En el cuadro de diálogo Crear Nuevo Building Block, escriba un nombre para el bloque de la parte rápida del texto; salte el campo Gallery (porque desea que esté guardado en la Galería de Elementos Rápidos). Para Categoría, General está bien, a menos que desee crear algunas categorías personalizadas en función de los tipos de bloques de texto guardados. En Descripción, introduzca una breve descripción acerca de este bloque de texto. No cambie el campo Guardar en. Y, por último, seleccione una opción de ubicación desde la Opciones del último campo, y haga clic en Ok.

Guarde los bloques de texto repetitivos en Elementos Rápidos para acceder y reutilizar una y otra vez.
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Para insertar un bloque de texto, seleccione la pestaña Insertar, haga clic en el botón Elementos rápidos; a continuación, seleccione el bloque de texto aplicable de la lista. El bloque se inserta en la posición del cursor. También puede hacer clic en el bloque de texto correspondiente y seleccionar una posición de inserción de la lista. En ambos casos, el bloque de texto cae en el correo electrónico inmediatamente.

No puede editar actualmente un bloque de texto en Outlook 2013. Si necesita cambiar el texto de un bloque que está guardado en la Galería, debe volver a escribir y volver a guardar el bloque de texto editado; a continuación, elimine el antiguo.

Para eliminar un bloque de texto antiguo o sin usar, seleccione la pestaña Insertar y haga clic en el botón Elementos Rápidos. Haga clic en el bloque de texto aplicable y seleccione Organizar y Eliminar de la lista. En la ventana Building Blocks Organizer, asegúrese de que se ha seleccionado el bloque de texto correcto, haga clic en Eliminar > Sí > Cerrar.

Use plantillas para ahorrar y reutilizar e-mails de página completa o de múltiples páginas.
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4. Haga plantillas para correos electrónicos repetitivos

Si tiene múltiples párrafos, una página completa, o varias páginas de texto repetitivo, olvídese de los bloques de texto Elementos Rápidos y cree una plantilla en su lugar. Por ejemplo, propuestas, ofertas, información de marketing, actualizaciones de productos, consultas de los clientes, y los cuestionarios, son todos ellos tipos de "formularios" de datos que se pueden guardar y volver a utilizar como plantillas.

Para crear una plantilla de correo electrónico, abra una nueva dirección de correo electrónico (o presione Ctrl + Mayús + M) e ingrese el contenido del "formulario; o abra un e-mail actual con el contenido que desea guardar como plantilla. Seleccione la pestaña Archivo, haga clic en Guardar Como, ingrese un nombre de plantilla, seleccione Plantilla Outlook desde la lista Guardar como Tipo, luego haga clic en Guardar.

Nota: Las plantillas se guardan en: C: Usuarios \ nombre de usuario \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates \.

Para abrir y utilizar sus plantillas, seleccione la pestaña Programador, haga clic en el botón Elegir Formulario. En la ventana Elegir Formulario, haga clic en la flecha sobre el campo Buscar, y seleccione Plantillas de Usuario en el Sistema de Archivo desde la lista. Haga clic en su plantilla, luego haga clic en Abrir y la plantilla de e-mail se abrirá inmediatamente. Si tiene que hacer cambios, edite la plantilla que acaba de abrir y vuelva a guardarla usando las mismas instrucciones de arriba.

Envíe sus colegas un calendario en lugar de escribir su horario.
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5. Maneje su calendario por e-mail

Si utiliza el calendario de Outlook para realizar un seguimiento de las citas, entonces esta característica será muy útil. En lugar de tratar de planificar y sincronizar las citas con sus amigos y colegas, envíe por correo electrónico su calendario directamente a ellos.

Abra un nuevo correo electrónico, seleccione la pestaña Insertar y haga clic en el botón Calendario. En la caja de diálogo Enviar un Calendario Vía e-Mail, seleccione el rango de fechas y haga clic en Ok. El calendario se abre y le mostrará su horario completo para el rango de fechas que eligió.

JD Sartain, PC World (US)