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Columnas de opinión

Determinando el verdadero costo de Microsoft SharePoint

Por: Russ Edelman, presidente de Corridor Consulting y co-fundador de www.SharePointGovernance.org

[06/07/2009] Sin duda SharePoint ha logrado mucha atención en los usuarios empresariales y de TI. Toby Bell, vicepresidente de Investigación de Gartner Inc., llama a SharePoint 2007 "nada menos que un fenómeno". Él señala que el creciente número de búsquedas sobre SharePoint en Gartner.com, indica el gran interés en el producto y una cierta confusión sobre su valor.

"Para Microsoft y su ecosistema de socios, es fácil ver a SharePoint convirtiéndose en el bebé del billón de dólares en ECM (Enterprice Content Management, Gestión del contenido empresarial)", señala Bell a través del correo electrónico. "Sin embargo, para las empresas, estimar el potencial de ROI (retorno de la inversión) de SharePoint y sus productos relacionados es más difícil.
De hecho, el costo real del despliegue y mantenimiento de SharePoint no son bien entendidos.  Conceptos erróneos fundamentales acerca de SharePoint, impiden a las organizaciones su despliegue eficaz y comprender su valor. Muchos ejecutivos de TI ven a SharePoint como un producto empaquetado que puede ser instalado y configurado en horas o días. De hecho, no es posible. SharePoint es en verdad una plataforma de información empresarial, y debe ser tratada como tal. Esto significa que el trabajo de configuración de SharePoint debe estar bien planificado y diseñado, y no llevarse a cabo como una moda ad hoc.
Más aún, como SharePoint se ha vuelto tan popular entre los usuarios, los sitios SharePoint han aparecido en todas las empresas, dando como resultado lo que es conocido como "la expansión de SharePoint". La habilidad para que los usuarios fácilmente creen y manejen un sitio SharePoint es uno de los beneficios del producto, pero la subsiguiente expansión ocupa mucho espacio de almacenamiento, aumenta los costos y hace más difícil para los usuarios encontrar documentos, debido a una metadata inconsistente y etiquetada.
Este artículo explora los costos reales de SharePoint, tanto anticipados como inesperados. Al lograr un manejo de estos costos, los líderes de TI serán capaces de identificar si el producto es adecuado para sus organizaciones, y estarán mejor preparados para tomar ventaja de los muchos beneficios de SharePoint.
Costos Previstos  
Al determinar el verdadero costo del despliegue de SharePoint, los CIO deben considerar los gastos normalmente asociados al lanzamiento de cualquier nuevo producto de software, como el costo de licencias, software del servidor, protección anti virus, hardware e infraestructura y personal de TI. He aquí un desglose de los costos en los que los líderes de TI pueden esperar incurrir a la hora de desplegar SharePoint.
1. Licencias para los productos SharePoint: Microsoft ofrece diferentes opciones de licenciamiento para SharePoint. El precio de cada una de estas opciones puede variar considerablemente dependiendo del acuerdo de licencia que tenga una organización con Microsoft. En este sentido, es importante para los líderes de TI determinar si se va a utilizar la versión gratuita de SharePoint, conocida como WSS (Windows SharePoint Services), o si se va a utilizar MOSS (Microsoft Office SharePoint Server) Standard, Enterprise o SharePoint para los sites en Internet.
WSS es el nivel básico de SharePoint, que está disponible gratuitamente con Windows Server 2003 y versiones superiores. No se necesita licencia de cliente para este. MOSS Standard ofrece funciones adicionales que incluyen capacidades en el manejo de archivos y una búsqueda avanzada.
MOSS Enterprise ofrece aún más: formatos electrónicos basados en la web (InfoPath en la web), el catálogo de información empresarial (BDC) para la conectividad a bases de datos, y el servicio de Excel a través de hojas de cálculo de Excel vía la web en SharePoint. Ambas versiones de MOSS requieren la compra de una licencia de acceso del cliente.
La versión que un CIO seleccione dependerá de la funcionalidad que su organización necesite y el costo de esas licencias. Dependerá, a su vez, del número de casos de software de servidor que esté ejecutando en un momento determinado y el número de usuarios.
2. Licencias de Microsoft SQL Server: La compra de SharePoint no incluye el costo de Microsoft SQL Server, que se utiliza para almacenar el contenido actual de SharePoint y la correspondiente metadata. En la mayoría de los casos, las empresas que buscan SharePoint ya están ejecutando un SQL Server. Si es así, los servidores de bases de datos de SQL Server pueden ser utilizados, o una base de datos SQL adicional puede necesitar ser instalada y configurada como parte de la granja de servidores SharePoint. La óptima configuración de la base de datos se basará en los requerimientos de escala, redundancia y rendimiento. Los precios variarán significativamente dependiendo de la configuración, y el acuerdo del tipo de licencia de software que una empresa tiene con Microsoft.
3. Windows Server Software: Todos los servidores de SharePoint requerirán ejecutarse en Windows Server 2003 o Windows Server 2008, independientemente de si son máquinas físicas o virtuales. La granja de SharePoint puede estar totalmente contenida y ejecutada en un servidor Windows, o puede ser distribuida a través de múltiples servidores de Windows en función de las necesidades de escala, redundancia y rendimiento. Los precios del servidor Windows van a variar dependiendo de la configuración y el tipo de licencia.
4. Protección antivirus y copias de seguridad (backup): Las plataformas SharePoint necesitan ser seguras. Con ese fin, Microsoft ofrece una serie de protección antivirus y productos de backup  específicamente orientados a SharePoint. Adicionalmente, diferentes proveedores ofrecen protección antivirus y productos de backup para SharePoint. Los precios de estos productos varían. Estos pueden ser basado en el usuario o en el servidor, o ambos.
5. Hardware e Infraestructura: El hardware necesario para ejecutar un entorno SharePoint incluye las computadoras actuales funcionando como servidores (para base de datos MS SQL, servidores front-end para SharePoint Web, servidores de aplicaciones SharePoint), almacenamiento en disco (local o una red de área de almacenamiento) y el hardware de redes y estaciones de trabajo necesarias. La mayoría de las empresas ya cuentan con la conexión en red y las estaciones de trabajo para dar soporte a SharePoint, lo que necesitan son componentes basados en servidores adicionales.
Si por ejemplo, se está utilizando SharePoint a través de una WAN, los CIO pueden querer explorar aplicaciones para la optimización de infraestructura, que pueden ser desplegados como software que se ejecuta en servidores estándar para la industria, o como paquetes de soluciones para hardware. Las aplicaciones basadas en software van desde los cinco mil dólares, y las aplicaciones basadas en hardware desde los  18 mil dólares.
6. Personal de TI: El personal de TI necesario para dar soporte a la implementación de SharePoint dependerá de una serie de variables. Por ejemplo, si los usuarios están construyendo sus propios sites y el contenido con las características básicas de SharePoint, el soporte de TI será menor.
Sin embargo, si un departamento de TI está utilizando SharePoint como una plataforma de desarrollo para aplicaciones en negocios, los costos aumentarán debido a que se necesitarán diseñadores y pruebas que garanticen la calidad. Analistas de negocios, administradores de proyectos, personal TI de configuración y personal de TI de ayuda técnica también pueden ser necesarios. La cantidad de tiempo que este personal dedica a la implementación y soporte de SharePoint depende del ritmo en el que se está desplegando SharePoin,t y de la cantidad de configuración avanzada y trabajo de desarrollo que se necesite.
7. Productos de Terceros: Al igual que todos los programas, SharePoint no es perfecto en el sentido de que no resuelve todos los problemas perfectamente. Tom Rizzo, director senior de Microsoft para SharePoint, dice que el producto fue diseñado para proporcionar un amplio conjunto de funcionalidades y, donde se produzcan vacíos, los proveedores alternativos han lanzado productos específicos para cubrir dichos vacíos. Ejemplos de productos de terceros incluyen herramientas para la captura de imágenes, réplica de metadata y complementos de flujo de trabajo. SharePoint, más que cualquier otra plataforma de gestión de contenidos empresariales (ECM), ha establecido las bases para un mercado mundial de productos de terceros. El costo de estos productos de terceros varía.
8. Manejo de la Configuración: El fenomenal crecimiento de SharePoint 2007 ha ocurrido a pesar del hecho de que no tiene completas las capacidades de configuración, réplica y la promoción de cambios en el código. Como resultado, se debe asignar tiempo adicional al manejo de la configuración. El costo del manejo de la configuración se basa en un proceso en la organización para promover el código de un entorno a otro. Por ejemplo, para una organización con procesos configurados con precisión y bien documentados, puede tomar una semana o más preparar este tipo de manejo de configuración para SharePoint.
9. Costos en Consultoría: Las organizaciones de TI pueden necesitar contratar a consultores para apoyar en la configurar de las muchas opciones administrativas de SharePoint y para ayudar a integrar productos de terceros en la misma.
10. Garantía de Calidad: El Control de Calidad debe extenderse más allá de la funcionalidad fuera de la caja para incluir pruebas de desarrollo a la medida, la integración de productos de terceros y cualquier prueba formal en la configuración. Como regla general, los CIO deben asignar entre 5 y 10% de su esfuerzo en el proyecto SharePoint para asegurar la calidad.

Costos Inesperados
Son los costos inesperados los que los líderes de TI no consideran cuando establecen su caso de negocio para SharePoint y que forman parte del ROI. Para obtener la mayor ganancia de su proyecto SharePoint, considere estos gastos en su estrategia:
1. Gobernabilidad: La mayor ventaja de SharePoint -su simplicidad y facilidad en su uso-  es a menudo su mayor maldición. Como es fácil de usar, su implementación es alta. El inconveniente de la alta implementación del usuario es que el producto se utiliza inconsistentemente. Como resultado, se necesita crear normas de diseño y gobernabilidad.
Debe utilizarse tiempo y esfuerzo para desarrollar y mantener un plan de gobernabilidad de SharePoint que resalte el tipo de contenido que debe ser cargado en el sistema, las políticas de los registros, los procesos estándar y modelos de metadata, y las directrices para la aproximación y soporte de los proyectos de SharePoint. Los líderes de TI no necesitan diseñar una estrategia de gobernabilidad por adelantado. En lugar de ello, deben hacer algo de planificación inicial y dejar que sus estándares de gobernabilidad evolucionen para reflejar patrones para usuarios cambiantes.
2. Gestión del cambio: Después de la implementación de SharePoint, los usuarios tendrán que cambiar su enfoque para la creación y manejo de la información. Dada la renuencia de las personas al cambio, se recomienda un programa dinámico de gestión del cambio. Esto puede ser tan sencillo como una comunicación formal del patrocinador ejecutivo indicando la importancia de SharePoint. También podría ser un boletín interno, una campaña a través del correo electrónico para promover el buen uso de SharePoint y demostraciones durante sesiones de "almuerzo - aprendizaje" para dar a las personas un sentido de cómo SharePoint puede hacer sus vidas más fáciles. Los costos del esfuerzo en la gestión del cambio variarán dependiendo de la intensidad.
3. Capacitación en la aplicación SharePoint: Incluso si sus usuarios están familiarizados con SharePoint, utilizarlo para solucionar un problema específico de negocios (como la automatización de gestión de contratos o el proceso de cuentas por pagar) normalmente requiere algo de capacitación. La capacitación puede ser llevada a cabo por su personal o consultores externos. Como la interfase de usuario de SharePoint es intuitiva, el esfuerzo de capacitación para los usuarios finales se mide normalmente en horas, en lugar de días o semanas; mientras que los administradores de SharePoint pueden necesitar algunos días de capacitación.
4. Participación comunitaria SharePoint: La comunidad de SharePoint es diferente a cualquier otra comunidad de ECM. Es de colegas y siempre en continua expansión. Por ejemplo, durante los sábados de SharePoint, los expertos ofrecen su tiempo para hablar en las oficinas de Microsoft. No hay ningún costo para asistir a una de estas presentaciones, en la que cientos de personas se reúnen (un testimonio del creciente rol de la comunidad de SharePoint). Los sábados de SharePoint son una gran fuente de información, pero si va a elegir asistir a estos eventos, o a las muchas conferencias de SharePoint que tienen lugar en todo el mundo, considere el factor de los gastos de viaje en su ecuación de costos de SharePoint.
6. Código de gestión de SharePoint: Cuando el desarrollo se produce en SharePoint, este debe ser manejado de una manera controlada y fácil de seguir.  Para tal fin, los CIO deben invertir en la gestión de código y plug-ins para Visual Studio, u otros entornos de desarrollo integrado, que permitan la creación y gestión del código fuente de SharePoint. Los costos de estas herramientas pueden variar de cientos de dólares a miles de dólares.
SharePoint: ¿Vale la pena el costo?
Después de digerir toda esta información, puede preguntarse si SharePoint vale todo el gasto.
El hecho es que el manejo de la información y los procesos de una empresa no es un ejercicio trivial. Más del 80% de la información de las empresas está almacenada en un contenido no estructurado. SharePoint le da estructura a ese contenido y hace que para los usuarios sea fácil de encontrar y tener acceso.
Si los CIO tratan a SharePoint como software fuera de vitrina, el costo será oneroso. Sin embargo, si los CIO lo tratan como una plataforma de información empresarial y sistema de gestión de contenido, SharePoint producirá un enorme valor -y potencialmente a una fracción del costo de soluciones de ECM comparables.
Russ Edelman es Presidente de Corridor Consulting, que se especializa en el diseño, desarrollo y despliegue de soluciones de misión crítica de SharePoint para las organizaciones de Fortune 5000. Corredor es también el co-fundador de www.SharePointGovernance.org, un site gratuito para las organizaciones que deseen compartir lo bueno, lo malo y lo feo de los temas de gobernabilidad de SharePoint.
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