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Reportajes y análisis

Cómo exportar contactos de Outlook a Excel

Parte uno: Comience exportando sus contactos de Outlook a un archivo .CSV.

[07/07/2015] Mail Merge es una herramienta maravillosa para cualquiera que tenga la tarea de gestionar y distribuir las comunicaciones de una compañía. Cualquiera que sea el medio, electrónico o papel, es una tarea enorme y que quita mucho tiempo, si es que la lista de contactos excede los 300 y si las comunicaciones contienen muchos campos personalizados.

Por ejemplo, además de la información estándar del contacto (nombre, dirección, ciudad, estado, etc.), los campos adicionales personalizados podrían incluir las habilidades del contacto, la cantidad de años de servicios, los premios ganados, el salario, la estructura de bonus, títulos universitarios, trabajos anteriores, etc.

Outlook tiene una característica llamada Mail Merge que permite a los usuarios crear algunos campos personalizados, y proporciona muchos campos especiales para información personal -como cumpleaños, nombre de la esposa, número de hijos, aniversarios, etc.-, además de múltiples direcciones y teléfonos. Sin embargo, no hay suficientes campos personalizados disponibles para todos los detalles mencionados en el primer párrafo; y la constantemente cambiante información para cada contacto dentro de una distribución masiva de correos electrónicos es una tarea prolongada y engorrosa.

El método más fácil y eficiente para tal trabajo, especialmente si sus tareas de distribución son repetitivas e innumerables, es crear una base de datos en Excel actualizada desde sus contactos de Outlook, y luego fusionarlos con plantillas de Word. La parte uno de esta serie de tres partes le muestra cómo exportar su lista de contactos a Excel. La parte dos cubre cómo mantener y gestionar esa base de datos y la parte tres le muestra cómo crear un documento con plantillas con campos fusionados personalizados desde Excel y luego guardarlos como plantillas para reusarlas después.

1. Comenzar a exportar un archivo

Abra Outlook, luego su Lista de Contactos (dele clic al ícono con forma de persona en la parte baja e izquierda del panel). Desde la pantalla de Contactos, dele clic a Archivo > Abrir y Exportar > Importar/Exportar. En el cuadro de diálogo de Importar y Exportar, elija Exportar a un Archivo y luego dele clic a Siguiente. En la primera ventana de diálogo de Exportar a un Archivo, debajo de Crear un Tipo de Archivo, elija la opción Valores Separados por Comas (CSV) y dele clic a Siguiente. En el segundo y siguiente cuadro de diálogo de Exportar a un Archivo, debajo de Seleccionar Folder desde el cual Exportar, elija la opción Contactos y luego dele clic a Siguiente.

Abra Outlook, luego exporte sus contactos a un archivo CSV.
Outlook Mail Merge

2. Nombre y guarde el archivo exportado

En la tercera ventana de Exportar a un Archivo, debajo de Guardar el Archivo Exportado como, escriba el nombre del archivo, luego dele clic a Buscar para ingresar la ubicación del archivo (como C:\Users\Owner\Documents...). Busque la carpeta donde quiera guardar el archivo y dele clic a Ok. La cuarta ventana de diálogo aparece y le dice el camino para llegar a la nueva ubicación del archivo. Si el camino es correcto, dele clic a Siguiente.

Exporte a un archivo y guarde el archivo exportado como (y el nombre que quiera).
Mail Merge Outlook

3. Asigne campos personalizados para exportar

La quinta ventana de diálogo aparece y muestra la información de exporte: Exportar "Contactos" desde el folder de Contactos que tengan una casilla de verificación. No necesita exportar todos los campos, porque la mayoría de estos no son usados (y por eso están vacíos). En vez de eso, dele clic al botón de Asignar Campos Personalizados. En la ventana de diálogo de Asignar Campos Personalizados, lea las instrucciones en la parte superior: arrastre los valores del archivo de la derecha y llévelos hasta el campo de destino apropiado a la mano derecha. Arrastre el ítem de la mano derecha a la izquierda para removerlo o quitarlo.

Asigne Campos Personalizados: mueva los campos de exportación a la derecha y los campos innecesarios u omitidos a la izquierda.
Outlook Mail Merge

4. Limpiar los campos de datos que no necesita

Primero decida si es que quiere eliminar todos los campos (alrededor de 60+), quedarse con los necesarios y eliminar aquellos que no le sirven. Haga clic en el botón de Remover Campos para comenzar la limpieza, o al botón de Campos Default para quedarse con todos los campos y luego remover o eliminar los innecesarios. ¿Quiere un método más fácil? Haga clic en el botón de Remover Campos y comience a limpiar porque es más probable que sólo necesite muy pocos de estos campos para su proyecto.

Exporte los contactos personalizados a un archivo CSV para importarlo a Excel.
Outlook Mail Merge

5. Cómo mover los campos personalizados

Sin importar la decisión que haya tomado en el paso anterior, dele clic a algún campo a la mano izquierda y arrástrelo a la derecha. Haga lo opuesto para eliminar los campos de la derecha.

Note que solo los campos que se encuentran a la mano derecha -de la ventana de diálogo de Asignar Campos Personalizados en el panel de A: Valores Separados por Comas- son exportados al archivo CSV. Cuando haya terminado haga clic en Ok. Luego, en la sexta ventana de diálogo de Exportar a un Archivo, dele clic al botón de Finalizar. El diálogo de Progreso de Importación y Exportación muestra el progreso en la exportación.

6. Verifique su archivo exportado

Cuando el proceso esté completo, vaya a la ubicación donde guardó el archivo, verifíquelo y fíjese en el tamaño del archivo para asegurarse de que los datos se hayan transferido correctamente y no sea un archivo vacío. En nuestro ejemplo, el nombre del archivo 5-15-15 Contact List.CSV y el peso del archivo es de 521KB.