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CCL digitaliza sus procesos de información y documentos

[03/07/2015] Mantener la competitividad y la calidad de atención a los usuarios obliga a las empresas e instituciones a evaluar periódicamente sus procesos y buscar cómo mejorarlos. Como parte de este esfuerzo en beneficio del ciudadano, la Cámara de Comercio de Lima, uno de los gremios empresariales más importante del país cuenta con más de 13.500 empresas asociadas-, decidió fortalecer sus procesos de digitalización de información y documentos.

Esta medida le ha permitido a su Centro de Arbitraje contar con un sistema de consulta en línea y brindar una mejor atención a su público usuario, respondiendo en menos tiempo a sus consultas, solicitudes de información, dudas sobre estado de los casos, consulta de Laudos y pedidos de información.

"Luego de un riguroso proceso de selección en el cual participaron los principales competidores del mercado, seleccionamos a Lexmark para que nos brinde las soluciones que buscábamos, comentó Pablo Ramírez Peña, gerente de Sistemas de la Cámara de Comercio de Lima.

Para el tema de digitalización, requerido por el Centro de Arbitraje, los técnicos de Lexmark desarrollaron una solución personalizada que consistió en el diseño de plantillas de los 17 documentos vitales que usa el centro en su labor diaria. Estas plantillas, pre-cargadas a las impresoras multifuncionales de Lexmark, permiten la rápida emisión del documento y su inmediata digitalización para ser enviado al servidor. "De esta manera, toda aquella persona con acceso a Internet puede consultar la documentación en línea y contar con la información que necesita en menos tiempo, añadió Ramirez.

El ejecutivo explicó que antes de este sistema, se producía una saturación de la central telefónica porque los abogados y litigantes llamaban para consultar por sus laudos o por el estado de los casos. Las llamadas eran atendidas y, dependiendo de los casos, algunas podían extenderse hasta por 30 minutos.

"Gracias a la solución de digitalización de Lexmark y el Sistema de Consulta en Línea se redujeron en 60% las consultas telefónicas y en 50% las consultas presenciales.

El Centro de Arbitraje de la Cámara de Comercio de Lima es el único en Sudamérica que cuenta con este servicio, añadió Ramirez.

Impresión de documentos

La solución diseñada por Lexmark para la Cámara incluyó la adquisición de 40 Multifuncionales (color y blanco y negro), el abastecimiento de insumos y repuestos para los procesos de impresión y el servicio técnico. Asimismo comprendió el monitoreo permanentemente de los equipos que permite conocer al detalle y en tiempo real el consumo de impresión (cuánto se imprime en blanco y negro o a color, qué persona, tamaño de papel y horario de usos). "Estos datos nos permiten tener un control exacto del flujo de impresión y tomar acciones correctivas de ser necesarias, indicó el ejecutivo.

Otro componente del servicio fue el Sistema de Impresión Segura que consiste en el uso de una clave por parte del usuario. Al marcar su clave, el usuario tiene hasta una hora para acercarse a la impresora, digitar su clave nuevamente e imprimir finalmente un documento. Si después de una hora el empleado no va a digitar la clave, la impresora anula la impresión. Este sistema reduce en gran medida las mermas generadas por impresiones erradas o innecesarias.

"El contar con Lexmark nos ha traído un cambio cultural en la institución, los empleados han entendido que imprimir tiene un costo real y un costo ecológico, ahora tenemos colaboradores que imprimen menos, el Sistema de Impresión Segura los ayuda a autorregularse, finalizó Ramirez.