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Cómo importar, configurar y gestionar sus contactos de Outlook en Excel

Mail Merge Excel Outlook

[16/07/2015] La parte dos de este artículo de tres partes trata sobre cómo importar su Lista de Contactos de Outlook -el archivo CSV- a Excel, y cómo definir, mantener y gestionar esa base de datos, para -como se va a explicar en la parte tres- fusionarlos con sus documentos de Word personalizados y luego distribuirlos. Este es el método más fácil y eficiente para tal trabajo, especialmente si sus tareas de distribución son repetitivas e innumerables. También, porque Excel es fácil de usar y puede ver sus bases de datos en una sola pantalla, este método es a menudo preferible. Vea la parte uno para las instrucciones de cómo Exportar los contactos de Outlook a Excel para la gestión de datos.

Cuando necesita una base de datos real

Antes de comenzar hablemos sobre cuándo no usar Excel para la gestión de datos de Mail Merge. A pesar de que Excel puede alojar 1.048.576 registros, yo le recomiendo que use una base de datos relacional como Microsoft Access si es que su base de datos tiene más de 100 mil registros. Eso es porque 100 mil registros (incluso si cada uno tiene pocos campos) contienen muchísimos datos; la manipulación de una base de datos tan grande es lenta y engorrosa (basado en cuánta memoria tiene su sistema y cómo esa memoria es asignada). Fusionar todos esos datos a la vez con un documento de Word puede ser lento y engorroso también.

Si no tiene acceso a otra programa de bases de datos puede utilizar Excel, pero va a tener que partir su base de datos en sectores trabajables (ya sea hijas separadas o, posiblemente, archivos de hoja de cálculo separadas) como, por ejemplo, los apellidos de la A a la H pueden ir en un archivo de hoja de cálculo, de la I a la P en otro, y de la Q a la Z en el último. Recuerde, 50 mil registros (filas) con cuatro campos (columnas) en realidad es mucho menor (en memoria y en tamaño de archivo) que 25 mil registros (filas) con 12 campos (columnas). Bases de datos más pequeñas (o secciones de una sola base de datos) son mucho más fáciles de manejar, gestionar y manipular que un gran archivo de base de datos. También puede crear bases de datos relacionales en Excel, con la base de datos maestra en un archivo y las relacionadas en otros. Sin embargo, ese es otro proceso complejo para un artículo en el futuro.

Importe contactos de Outlook/archivos CSV a Excel

1. Hay muchas maneras de Importar su archivo CSV a Excel. La manera más sencilla es simplemente ubicar el archivo y darle doble clic al nombre de éste. Si tiene Excel en su sistema o computadora, el archivo se abrirá a través de este programa. Pero si es que tiene más de una versión de Excel y/o más de un programa de hojas de cálculo, es mejor abrir Excel primero, ubicar el archivo, luego dele clic a Archivo > Abrir > Computadora > Buscar, ir a la ubicación del archivo, seleccionarlo y darle clic a Abrir.

Figure 1: Abra el archivo CSV de sus contactos de Outlook en Excel.
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2. Excel ubica cada campo del contacto en su propia columna y los registros corren verticalmente hacia abajo (filas) comenzando por la A2. Los campos de nombres de Outlook están distribuidos a través de la primera fila comenzando en la A1.

3. Si ha mantenido su Lista de Contactos de Outlook y ha actualizado constantemente todos los campos, su archivo CSV en Excel debería verse como la hoja de cálculo en la imagen Figure2a. Note, sin embargo, que porque esta base de datos está relacionada con el trabajo, no necesitará todos los campos que se refieren a la Casa como la Dirección, Ciudad donde vive, Teléfono de casa, etc; y no necesitará la primera columna tampoco (Título).

4. Para eliminar todos esos campos y los datos que están en ellos, presione la tecla Ctrl y dele clic a las letras de la encima de la columna "Home...". Una vez que todas los campos de la columna Home estén seleccionados, ubique su cursor en cualquiera de las letras de la columna o en cualquier columna en el área seleccionada, dele clic derecho y seleccione Suprimir en el menú desplegable -o seleccione Suprimir > Suprimir columnas de hoja del menú de Ribbon o de Cinta. Navegue a través de la fila superior de la hoja de cálculo para revisar los campos que ha importado. Use este mismo procedimiento para remover todos los campos innecesarios que no se necesitan para la lista de distribución.

Figure 2: Remueva o elimine las columnas/campos innecesarios.
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5. Los nombres de los campos en Excel no tienen que hacer juego ni ser exactamente iguales que los nombres de los campos de Outlook, porque puede asignar campos a cualquier nombre de campo que le guste en Outlook antes de exportar los datos. Vea la parte uno para las instrucciones es de cómo exportar los contactos de Outlook a Excel para la gestión y manejo de datos. Los nombres largos de los campos son una tortura -usan demasiado espacio y uno se demora escribiéndolos -así que achíquelos.

Va a tener que modificar los nombres de este campo/columna de todas maneras, porque en algunas versiones de Word no puede usar espacios, comillas, apóstrofes o guiones en los nombres de campo/columna cuando se fusionan.

Nota: En Office 2013, Word reemplaza los espacios entre los nombres de los campos con un subrayado.

6. Luego, ajuste el ancho de las columnas para que pueda ver los datos escritos en cada campo. La manera más rápida y eficiente es resaltar toda la hoja de cálculo, después (debajo de la pestaña Home) seleccione Formato > AutoAjustar Ancho de Columna. Todas las columnas se ajustarán en un segundo. Note que el ancho de cada una se ajusta para acomodarse al registro más largo de cada columna.

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Figure 3: Ajuste el ancho de las columnas, inserte una columna y agregue números de identificación de contactos únicos.

Nota: Esta es su base de datos "maestra", lo cual significa que contiene los datos básicos de cada uno de sus contactos. Normalmente, la base de datos maestra contiene los clientes y/o los registros de la lista de correo porque solo hay uno de cada uso -eso significa que cada contacto es un registro único. Las bases de datos esclavas o niñas están conectadas a la maestra o principal a través de este único registro; sin embargo, debido a que los nombres se introducen, muy a menudo, de manera distinta (en base a la tipificación individual en la información (por ejemplo, Roberto Smith, Roberto J Smith, Rob Smith, etc.) la mayoría de administradores de bases de datos asignan a cada cliente/contacto un número de identificación único, método que tiene menos errores.

7. Mueva su cursor y póngalo en la posición Home -eso significa que vaya a la A1 o que presione Ctrl + Casa (Home). Seleccione Insertar > Insertar Columna de Hoja. Ingrese el nombre del campo en la celda A1; IDnum. En las celdas A2 y A3, respectivamente, ingrese 101 y 102. Resalte ambas celdas (A1:A2), luego posicione su cursor en la pequeña cajita verde en la esquina inferior derecha de la celda A2 (el cursor se convertirá en un signo de +). Presione el botón izquierdo del mouse y arrastre el símbolo + (con resaltado) hasta el último registro de la base de datos y suelte el mouse. La columna se llenará con números consecutivos que le siguen al 101 y 102, eso significa el 103, 104, etc. Ahora los clientes tienen números de identificación.

Nota: En la base de datos relacional, campos adicionales son ubicados en una hoja de cálculo o archivo separado, los cuales requerirían un único campo separado con nombre Números de Identificación. Este procedimiento será explicado y cubierto más adelante, en algún otro artículo. En este ejercicio, los campos adicionales para su lista de distribución son añadidos en esta hoja de cálculo "maestra". El documento de distribución para esta base de datos contiene tres campos " personalizados": Conocimientos, Innovaciones y Tarifas.

Figure 4: Añada nuevos campos personalizados, datos, y ordénelos u organícelos por código postal.
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8. Para añadir estos nuevos campos, presione Ctrl+Home para mover su cursor a la celda A1. Luego, presione la tecla End y después la flecha Derecha dos veces. Esto reposicionará el cursor y lo enviará a la primera columna en blanco al final de la base de datos actual (por ejemplo, columna L). Ingrese la palabra Conocimientos como nombre del campo en la celda L1, Innovaciones en la M1 y Tarifas en la N1. Luego, ingrese los datos aplicables en cada columna.

9. La base de datos está lista para fusionarse con sus cartas. Regrese pronto para el próximo artículo de columnas con instrucciones sobre cómo fusionar su base de datos de Excel con sus cartas de Microsoft Word.

JD Sartain, PC World (EE.UU.)