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¿Es la aplicación de colaboración un éxito o un mito?

[14/07/2015] Slack es una de esas raras herramientas de negocios que vienen de vez en cuando y cambian el paisaje tecnológico. En pocas palabras, Slack es una aplicación de colaboración en equipo que esencialmente convierte un correo electrónico en un trabajo de grupo, permitiendo que los usuarios creen canales donde se dan discusiones en público para que todos puedan participar. Aunque Slack tiene una seria competencia de parte de aplicaciones como Convo y Circuit, parece que está ganando su mayor fuerza.

Todo se ve genial en el papel, pero para averiguar cómo se usa en la vida real, CIO.com rastreó a varias compañías que están usando la aplicación para aprender cómo están colaborando como equipo, qué características usan más y si está cambiando como la forma en que trabajan diariamente.

Slack

Reemplazar todos los otros canales de comunicación. La compañía Golden Frog de privacidad y seguridad en Internet usa Slack para toda la comunicación de la firma. Andrew Staples, portavoz de la compañía, dice que han estado sorprendidos por la forma en que ha reducido no solo los correos electrónicos sino también las reuniones. Han eliminado completamente todos los chats de mensajes instantáneos; cuando hay discusiones uno a uno, todos pueden verlas. Ellos usan unos pocos canales obvios (por ejemplo, la gente de ventas usa el canal de ventas), pero también crearán canales para shows de intercambio que eventualmente archivarán.

Estar en privado cuando se necesita. Una característica interesante en Slack es la capacidad de hacer canales privados. Esto parecería ir en contra de la mentalidad "todos pueden ver las conversaciones. Por ejemplo, un grupo de marketing puede crear un canal privado que el equipo de ventas no puede ver y en el que tampoco puede participar. Este en un cambio de mentalidad para una compañía como TicketCity que quiere los beneficios de la colaboración en equipo, pero con un grado de privacidad entre los departamentos. Ashley Kubiszyn, directora de marketing de TicketCity, señaló a CIO.com que ellos usan la configuración de privacidad como una forma de controlar la saturación de la bandeja de entrada.

Reducir el volumen total del correo electrónico. Hablando de controlar la saturación de la bandeja de entrada, una de las razones primordiales por las que las compañías están usando Slack tiene que ver con reducir en volumen del correo electrónico. Eso fue lo que originalmente atrajo a Vector Marketing a la plataforma colaborativa. También está cambiando cómo trabajan. Con equipos esparcidos por todos los Estados Unidos y Canadá, ellos han encontrado que Slack les ayuda a realizar lluvias de ideas (algo para lo que los empleados solían usar el correo electrónico en el pasado), comentar noticias y hasta etiquetar gente como lo puedes hacer en Facebook. Slack también les ha permitido rastrear medios sociales y campañas de marketing como grupo, y responder preguntas a través de un foro donde todos pueden ver la respuesta, no solo el receptor.

Resolver el problema del plano abierto. El plano abierto [cuando los escritorios de la oficina no están separados en cubículos] es un maravilloso mecanismo que fomenta la colaboración y la construcción de equipos. Irónicamente, es también un problema cuando la gente necesita concentrarse y trabajar en privado. Un uso intrínseco de Slack es crear "oficinas privadas para los empleados. Aron Susman, cofundador de la firma de accionistas de bienes raíces TheSquareFoot, señaló a CIO.com que ellos usan Slack como una manera de conseguir algo de cordura para los empleados que quieren tener discusiones privadas. Nadie necesita dirigirse a la sala de conferencias, simplemente inician un nuevo canal.

Monitorear los medios sociales. Una sorpresa para las compañías que usan Slack es que la herramienta puede integrarse con los canales de medios sociales existentes, lo que significa que no tienen que responder usando herramientas como TweetDeck o Sprout Social. Staples de Golden Frog inidcó que su compañía usa Slack para monitorear todas las menciones de la compañía. Tienen un canal dedicado llamado Brand Mentions para rastrear esta actividad. Aunque las aplicaciones de correo electrónico pueden atraer feeds de RSS y ayudar a monitorear menciones y mensajes directos, es más difícil hacer eso para una marca completa de una manera que les permita a todos ver la actividad en un canal público.

Mantenerse al día con las noticias. TicketCity comentó a CIO.com que su compañía también tiene canales hechos para seguir las noticias. Como agencia de tickets para deportes, es importante estar al día en las noticias e información de casi todas las ligas. Entonces crearon un canal dedicado que atrae un feed de RSS de sitios como CBS Sports, ESPN y USA Today. Esto salva a los empleados de tener que usar un tipo diferente de aplicación o navegar hacia esos sitios y mantiene a todos concentrados en el trabajo de colaboración. También significa que los empleados están viendo los mismos reportes y pueden mantener discusiones sobre estos en tiempo real.

Fomentar las relaciones de negocios. Otro beneficio irónico de usar Slack es que fomenta relaciones más profundas. Susman de TheSquareFoot señaló que los empleados saben que serán parte de las discusiones y no serán excluidos por correos electrónicos privados, que pueden ser un círculo cerrado para compartir información. Es parte de la naturaleza humana querer sentirse parte del proceso, y Susman anotó que usar Slack ofrece una manera de mantener a todos informados y fomentar la participación -y un sentido de propiedad- en un porcentaje mucho más grande de la comunidad de la compañía.

John Brando, CIO (EE.UU.)

John Brandon es tecnólogo, evaluador de productos, entusiasta de los autos y escritor profesional. Antes de convertirse en escritor, trabajó en el sector corporativo por 10 años.