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Cómo combinar contactos de Excel con cartas personalizadas en Word

[23/07/2015] La última parte de este artículo de tres partes es sobre fusionar o combinar sus documentos personalizados de Word con su lista de clientes (exportada desde Outlook a Excel) para su distribución. La parte uno explica cómo escoger de manera selectiva algunos campos para exportar a Excel, y la parte dos explica como personalizar, gestionar y mantener esa lista de contactos en Excel.

Paso 1: Inicie el Mail Merge Wizard o Asistente de Mail Merge

1. Abra un documento existente de Word o escriba una nueva carta personalizada.

2. De la pestaña de Mailings/Envíos, dele clic a Comenzar Mail Merge, luego seleccione la opción Asistente de Mail Merge paso a paso del menú desplegable. De esta manera se abrirá una ventana de Mail Merge en la parte derecha de la pantalla.

Paso 2: Seleccione un documento de partida

1. La primera ventana le pedirá que seleccione un tipo de documento: Cartas, Mensajes de Correo Electrónico, Sobres, Etiquetas, Directorios. Dele clic a cada opción de la lista para echarle un vistazo a las descripciones. Para este ejercicio escoja la opción Cartas.

Mail merge
Paso 2: Seleccione el documento de partida.

2. Dele clic a Siguiente para continuar, luego elija una de estas tres opciones: Usar el Documento Actual, Comenzar de una Plantilla o Comenzar desde un Documento Existente. Cuando haya terminado, dele clic a Siguiente para continuar.

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Paso 3: Seleccione a los destinatarios.
Paso 3: Seleccione los destinatarios

1. La siguiente ventana le pedirá que seleccione a los destinatarios. Usted puede: Usar una Lista Existente, Seleccionar de los Contactos de Outlook o Redactar una Nueva Lista. Debido a que añadimos campos personalizados a nuestra lista y esperamos agregar más de estos en el futuro, estamos usando una lista existente de nuestra base de datos de Excel. Dele clic a la primera opción y luego a Navegar.

2. Seleccione su base de datos desde la ventana de diálogo de Seleccionar la Fuente de Datos, dele clic a Abrir, luego elija la tabla aplicable de la ventana de diálogo de Seleccionar Tabla. Dele clic a Ok.

Nota: ¿Confundido? Los archivos de Excel se abren en la Hoja1 con pestañas adicionales para la Hoja2 y la Hoja3. Excel llama a estas pestañas adicionales tablas. Cuando guardamos el archivo CSV importado en Excel (como un archivo .xlsx), Excel usó el nombre de archivo (5-15-15 Contact List.xlsx) para la primera pestaña (o tabla). Por esto, elija la tabla llamada 5-15-15 Contact List.

3. Word muestra la base de datos seleccionada en la ventana de Destinatarios de Mail Merge. Como se indicó en las instrucciones, use las opciones en el panel de la parte inferior para hacer cambios y/o refinar su base de datos antes de combinarla o fusionarla con su documento. Cuando haya terminado, dele clic a Ok y luego a Siguiente para continuar.

Paso 4: Inserte un Address Block

1. El formato tradicional de la carta incluye fecha, información de contacto del remitente y del receptor, y un saludo. En nuestro ejemplo, la información de contacto del remitente se imprime en el membrete corporativo, seguido de la fecha. Para insertar la información de contacto del receptor, ponga su cursor dos líneas más debajo de la fecha y seleccione un Address Block de la ventana del panel de Escriba Su Carta.

2. El cuadro de diálogo de Inserte un Address Block se abre y muestra opciones de cómo el address block es mostrado en este documento. Haga clic en los campos que apliquen y seleccione algún formato de nombre de la lista. Note que el panel Pre visualizar a la mano derecho muestra cómo su Address Block aparecerá en su carta. Si el campo de Dirección Postal está seleccionado, pero no mostrado en el panel antes mencionado a la mano derecha, dele clic al botón de Match Fields/Coincidir Campos para ayudar a que Word encuentre los campos que faltan.

Paso 4 – Inserte un Address Block
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3. El cuadro de diálogo de Match Fields/Coincidir Campos se abre. Los nombres de los campos en la columna de la mano derecha son los nombres que se le ponen por defecto. Note que más de la mitad de los cuadrados o cajas de los campos dicen "no coincide. Dele clic a la flecha hacia abajo a la mano derecha para mostrar los nombres de los campos utilizados en su base de datos de Excel.

4. Por ejemplo, dele clic al cuadro de "no coincide que está al costado de la línea que dice Dirección1. Seleccione su campo bStreet, y Word reemplazará automáticamente las palabras "no coincide por bStreet. Repita este mismo procedimiento para Ciudad, Estado, Código Postal y País. Dele clic a Ok.

5. Word lo llevará nuevamente al cuadro de diálogo de Inserte Address Block. Verifique que ahora la dirección completa es mostrada en el panel Pre visualizar, luego dele clic a Ok. Word colocará el campo llamado <<AddressBlock>> en la segunda línea debajo de la fecha.

6. Mueva su cursor dos líneas más abajo del cuadro de diálogo Address Block. Dele clic a Línea de Saludo en el panel Mail Merge. Se abrirá el cuadro de diálogo de Inserte una Línea de Saludo. Seleccione uno [saludo] de la lista desplegable debajo de Formato de Línea de Saludo. Luego, escoja un formato para el nombre del recibidor.

Paso 4 – Inserte o escriba una línea de saludo.
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7. Después, escoja un saludo para los recibidores con nombres no válidos o faltantes. Use las flechas debajo de la muestra para buscar y/o verificar que los registros sean precisos.

8. Si cualquiera de los campos son inexactos o faltan, dele clic al botón de Match Fields/Coincidir Campos y siga las instrucciones para repararlos. Cuando termine, dele clic a Ok.

9. La siguiente opción en este menú es Electronic Postage/Sello Electrónico. Elija esta opción si cuenta con el Electronic Postage software/software de Sello Electrónico y una cuenta para usar esta característica.

10. Dele clic a la opción Más Ítems para insertar los campos personalizados que creamos en Excel. Mueva su cursor al primer marcador de posición en la carta, seleccione el campo "Habilidades de la lista Más Ítems > Inserte Campo de Fusión, luego dele clic al botón Insertar. De esta manera, Word colocará el campo "Habilidades en su carta.

11. Repita este procedimiento para insertar "Innovaciones y "Honorarios. Note que si algún campo falta o no es preciso, haga clic en el botón de Match Fields/Coincidir Campos y siga las instrucciones que están arriba para hacer las reparaciones. Cuando haya terminado dele clic a Cerrar y luego a Siguiente para continuar.

Paso 5: Pre visualice sus Cartas.
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Paso 5: Pre visualizar sus cartas

1. Tan pronto como le haga clic a la opción Siguiente: Pre visualizar sus Cartas, Word muestra la primera carta fusionada. Chequee los campos personalizados para asegurar que estén en la posición correcta.

2. Si quiere ver un registro específico haga clic en Encontrar un Registro, luego escriba los criterios de búsqueda en la caja de búsqueda o haga clic en las dos flechas hasta que encuentre el registro que está buscando.

3. Si hay un error en cualquiera de los campos combinados, haga clic en Editar la Lista de Registros y edite la base de datos.

Paso 6: Complete la fusión

1. Para completar la fusión, seleccione la opción Imprimir. Seleccionar Todo, Registro Actual, o un rango de registros, y luego dele clic a Ok.

2. También puede seleccionar la opción Editar Cartas Individuales y combinar todos los registros, el registro actual o un rango de registros a un nuevo archivo, luego navegue a través de las cartas individuales y haga cambios cuando sean necesarios.

3. Cuando haya terminado, dele clic a Ok e imprimar las cartas.