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Reportajes y análisis

¿Puede Dropbox ser un éxito en las empresas?

Dropbox for Business

[28/07/2015] Apple iCloud. Google Drive. Microsoft OneDrive. Box. Dropbox. Hightail (antes YouSendIt). Los servicios de almacenamiento en línea han sido una opción popular para los consumidores desde hace tiempo. Pero mientras el mundo de los negocios lucha con adoptar servicios de colaboración basados en nube, ¿puede una compañía que se dice independiente ofrecer un producto que compita con los productos -pensados para los negocios- de Google (Apps/Drive), Apple (iCloud for Work) y Microsoft (Office 365)?

Para responder a esta pregunta, observamos más de cerca a Dropbox, probablemente uno de los servicios de almacenamiento en línea más populares hoy en día, con más de 400 millones de usuarios registrados hasta julio del 2015; aunque atravesó por unos problemas de seguridad en sus inicios, Dropbox incrementó su popularidad y éxito entre los consumidores como para desarrollar un servicio de grado empresarial creíble -Dropbox for Business-, lanzado en abril del 2013.

A pesar de costar 15 dólares por usuario al mes -comparado con los 10 dólares por mes para Dropbox Pro- Dropbox afirma que el servicio ahora tiene 100 mil clientes alrededor del mundo. (Desafortunadamente para los usuarios que buscan hacer el cambio a Dropbox for Business, el plan comienza con un mínimo de cinco usuarios. Esto significa que las compañías pequeñas con menos de cinco usuarios tendrán que pagar el equivalente a 150 dólares por usuario, o 750 dólares por año). Entonces, ¿qué ofrece Dropbox for Business -que es más costoso- en comparación con la versión del producto que no es para negocios?

Los administradores verán la opción Admin Console adicional a su interfaz minimalista Dropbox Web.
Dropbox for Business

Lo que consigue es más de lo que ve

Para ser claros, Dropbox for Business se construye a partir del producto básico de Dropbox, lo cual incluye cifrado fuerte, soporte para autenticación de dos pasos y la conocida simplicidad de Dropbox. En suma, tanto la cuenta de Dropbox "personal como la cuenta de Dropbox for Business están soportadas por los clientes oficiales de software -aunque separadamente; también se puede acceder a ambos desde la página principal de Dropbox.

Dropbox for Business
Cómo se ve la aplicación Dropbox en Android después de haberse inscrito en Dropbox for Business.

Aquí es donde la similitud termina. A diferencia del Dropbox Pro, Dropbox for Business viene con una larga lista de capacidades que incluyen el almacenamiento ilimitado (disponible mediante pedido; a los usuarios se les asigna 1GB a cada uno inicialmente), facturación centralizada, soporte por teléfono y una Admin Console para administradores. La Admin Console es usada para acceder a otras capacidades y controles propios únicamente de Dropbox for Business:

  • Transferir archivos desde un usuario de Dropbox for Business que no se encuentra provisionado a otro Dropbox de un miembro del equipo.
  • Iniciar una limpieza remota de los archivos Dropbox remotos en una PC o Mac específica -cuando próximamente se encuentre en línea.
  • Invitar a nuevos miembros, borrar a usuarios existentes o asignar derechos de nivel de administrador.
  • Hacer cumplir la autenticación obligatoria de dos pasos para todos los usuarios de Dropbox for Business.
  • Ver las estadísticas de toda la organización, como el total de almacenamiento utilizado, enlaces creados y dispositivos activos usados (a través de todas las plataformas).
  • Forzar el reseteo de la contraseña individual o de toda la organización.

Dependiendo de lo vertical de la industria, algunos negocios pueden estar más preocupados sobre la posibilidad de filtración de los datos debido al "compartir en exceso o a las filtraciones accidentales. En ese frente, Dropbox for Business ofrece varias maneras en las que las organizaciones pueden evitar la salida de contenidos y así tener la capacidad de limitar el compartir enlaces a entidades externas, o la unión de carpetas compartidas fuera de su organización.

Asimismo, los administradores pueden también estipular que solo una cuenta Dropbox puede ser vinculada a cada computadora -aunque los usuarios aún podrían acceder a sus cuentas Dropbox privadas desde la Web. Por último, aunque los controles no evitarán que un determinado empleado filtre datos confidencial a los competidores, estos controles deberían contribuir en gran medida a evitar cualquier compartición de archivos no deseada.

Finalmente, las organizaciones estarán interesadas en ciertas características de Dropbox for Business como su completo registro de auditoría, creación de grupos, recuperación de datos ilimitado e integración con servicios de terceros, cada uno de los cuales se señalan abajo.

También puede especificar un rango de fechas para descargar toda el feed de Activity como archivo CSV.
Dropbox for Business

Acceso a registros de auditoría detallados

Dropbox for Business mantiene un feed completo de varias actividades en la pestaña "Activity, las cuales van desde compartir o no una carpeta hasta la creación y compartir enlaces. Similarmente, las actividades que incluyen a aquellas relacionadas a contraseñas, grupos, membresías, logins, acciones administrativas, aplicaciones y dispositivos también tienen logs.

Se ha incrementado la visibilidad de los registros de auditoría; además éstos ofrecen control sobre la compartición y el acceso a los datos de la compañía, y podrían ser bastante útiles para rastrear filtraciones de datos, así como para reducir el número de dispositivos mal configurados. Al poder rastrear permisos y aplicaciones que están ligadas a la cuenta de Dropbox for Business, los administradores podrían encontrar también ataques exitosos de phishing, e incluso identificar los datos que han sido comprometidos.

Es importante notar que en la actualidad no se muestran en los reportes del feed de Activity cuando se han editado, eliminado o agregado archivos individuales, aunque en la página principal de Dropbox Events se puede ver un historial de estas acciones sobre todos los archivos.

Cuando la configuración de los permisos individuales y de grupo difiere, Dropbox siempre concederá el permiso que concede a los usuarios el nivel más alto de acceso a carpetas y archivos.
Dropbox for Business

Crear un grupo

Las organizaciones de mayor tamaño apreciarán la característica Group en Dropbox for Business, y cómo ésta les permite crear grupos departamentales o de nivel de proyecto para lograr una colaboración más sencilla. La característica hace posible compartir nueva información directamente con un grupo entero, en lugar de tener que añadir a cada persona individualmente -y, probablemente, dejar de lado a algunos miembros del equipo. Por otra parte, a cualquier nuevo miembro que es añadido a un grupo, se le concederá acceso a todas las carpetas compartidas a las cuales el grupo ha sido previamente invitado.

Uno también puede administrar el permiso de Grupo como una sola entidad cuando se trata de conceder acceso para editar o solo para observar, mientras que por otro lado la capacidad de crear Grupos puede ser restringida por el administrador de Dropbox, o puede dejarse abierta para todos. Cuando la configuración de permisos individuales y de grupo difiera, Dropbox siempre concederá los permisos que conceden el más alto nivel de acceso a las carpetas o archivos a los usuarios.

Las varias versiones guardadas de esta característica a medida que fueron escritas. En este caso, puede ver que se utiliza cloudHQ para sincronizar la nube desde un servicio de almacenamiento online diferente a Dropbox.
Dropbox for Business

Historial de versiones y recuperación de archivos ilimitados

Una de las más poderosas capacidades reservadas para Dropbox for Business es, sin duda alguna, el almacenamiento automático de todas las versiones de un archivo, así como la capacidad de recuperar archivos borrados. De hecho, es la opinión de este autor que Dropbox for Business actualmente ofrece el mejor soporte de control de versiones entre los mejores servicios de nube.

Específicamente, no hay límite en cuanto al número de versiones que se guardan, y el control de versiones no suma a la capacidad total de almacenamiento de su cuenta -que es ilimitada de todas formas. Igualmente, no hay tiempo límite para que los datos borrados puedan recuperarse.

Aunque esta característica ciertamente no debería suplantar a un apropiado backup offline y estrategia de recuperación en caso de desastre, almacenar versiones múltiples de un solo archivo puede ayudar a usuarios, grupos y compañías a recuperarse rápidamente de los errores de edición, aunque el error sea notado horas, días o hasta semanas después.

Integración empresarial con terceros

Dropbox for Business también resalta debido a las muchas aplicaciones y servicios de terceros que están construidos sobre la API de Dropbox for Business. La API esencialmente le da a los desarrolladores acceso a los logs de datos de los miembros, grupos y auditorías para un despliegue de Dropbox for Business en particular.

Aunque existen demasiadas categorías como para realizar una evaluación a profundidad en este espacio, algunas categorías resaltan:

  • Prevención de pérdida de datos (DLP). Para las organizaciones que requieren mejores herramientas para administrar los datos sensibles almacenados en Dropbox for Business, los servicios como CloudLock y Elastica prometen una DLP de clase empresarial con funcionalidades de auditoría y cumplimiento normativo.
  • Administración de la identidad. Las organizaciones más grandes o aquellas que usan Active Directory pueden apoyarse en servicios de nube como Microsoft Azure AD o productos de terceros como Centrify y Meldium para mantener Dropbox for Business administrado y autentificado de una manera más fluida.
  • eDiscovery. La integración con herramientas líderes de la industria (Nuix, Splunk) hace posible que los administradores respondan a litigaciones, arbitrajes e investigaciones regulatorias que involucran a los archivos almacenados en Dropbox for Business. Los datos del completo feed de Activity son recolectados y visualizados automáticamente para ayudar a los negocios a entender mejor las actividades relacionadas con compartir, los dispositivos y la seguridad.

Por supuesto, también existen aplicaciones y servicios de terceros que funcionan perfectamente bien con la plataforma Dropbox sin apoyarse en la API de Dropbox for Business. Para las organizaciones que ya están en Dropbox for Business, esto se traduce en una usabilidad y flexibilidad que otros servicios de almacenamiento de nube no pueden alcanzar.

Paul Mah, CIO (EE.UU.)