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Reportajes y análisis

Herramientas de nube para consumidores

Adoptarlas o arriesgarse a perder el control

[03/08/2015] Los CIO están perdiendo rápidamente el control de las aplicaciones y plataformas que sus empleados eligen usar en el trabajo. Las preferencias personales para las aplicaciones basadas en nube de Google, Box y Slack, entre otras, se han propagado entre el personal a un ritmo impresionante durante los últimos 18 meses. Las aplicaciones y servicios no aprobados pueden impactar negativamente en el flujo de trabajo, la productividad y la salud general de una compañía, pero el daño potencial puede disminuirse con la correcta mentalidad, apoyo y flexibilidadde TI.

Los consumidores tienen virtualmente una selección infinita cuando se trata de herramientas de nube, pero existen diferentes dinámicas en juego en el trabajo. Las expectativas de los empleados no siempre se mezclan bien con las metas de TI, muchos de los empleados simplemente usan las herramientas que ellos quieren. En muchos casos, nada detiene al empleado promedio de almacenar todo tipo de datos corporativos en cuentas personales de almacenamiento.

"Hemos estado abordando el tema de las preferencias personales desde hace tiempo, señala Michael Hites, CIO de la Universidad de Illinois. "Si no conseguimos rápidamente una solución empresarial, el problema se esparce bastante rápido.

Hites dice que los CIO y sus colaboradores de TI deben estar delante de estos retos si es que esperan satisfacer las expectativas y requerimientos de tecnología corporativa de los trabajadores.

Para los CIO, resistirse a la nube de los consumidores puede ser un acto infructuoso.

Encontrar los datos e información adecuados es aún una proposición compleja y difícil para muchos empleados, por ello éstos buscan herramientas externas como ayuda, de acuerdo a Vanessa Thompson, directora de investigación de redes sociales empresariales y tecnologías colaborativas de IDC. Thompson afirma que la última investigación de IDC indica que el ineficiente acceso a los datos desde locaciones remotas está socavando la productividad, y señala que esto está empeorando. Por ejemplo, Thompson aun escucha de ejecutivos que mandan por correo electrónico sus trabajos como archivos adjuntos en cuentas personales porque no pueden compartir fácilmente los archivos del trabajo o llevarlos a casa.

No siempre es malo que los empleados usen múltiples plataformas de colaboración en el trabajo, pero la disparidad en los grupos de herramientas puede afectar negativamente al flujo del trabajo y a la productividad, y amenazar a los activos de información de la compañía. El CIO de NetScout, Ken Boyd, señala que no le importa que sus empleados usen herramientas de colaboración diferentes, siempre y cuando los servicios cumplan con los requisitos de seguridad de TI para seguridad, cumplimiento normativo y auditoría.

"Dentro del mundo TI, no tememos mucha elección, señala Boyd. "Un conjunto de herramientas siempre es el preferido pero ese no es el mundo en que vivimos... los empleados tienen la capacidad de almacenar donde ellos escojan.

La complejidad de la colaboración incrementa las complicaciones de TI

Hites, de la Universidad de Illinois, afirma que entender apropiadamente los proyectos corporativos, la escala de la colaboración involucrada y las capacidades de las herramientas aprobadas por TI, pueden ayudar a compensar el riesgo asociado con el uso de herramientas de nube para consumidores por parte de los empleados. Mientras más complejo es el proyecto, mayores son los recursos que los CIO necesitan asignar para administrar la colaboración, de acuerdo a Hites.

"Si estoy en un departamento individual, y estoy colaborando con los miembros de mi personal ahí, tener sistemas de colaboración redundantes no daña realmente mucho a la empresa, indica. Sin embargo, si los empleados usan múltiples plataformas en proyectos que requieren colaboración entre todo el campus se puede generar confusión.

"Si tengo a una persona usando SharePoint, una haciendo Google Docs y una haciendo Box, eso va a estropear la colaboración, anota Hites. "Todo estará bien siempre y cuando sepa cómo se anidan estas cosas unas dentro de otras, y qué herramienta usar para cada tipo de colaboración. Pero cuando trata de usar algo que no estuvo diseñado para esa escala, realmente se mete en problemas.

El rango de selección de los empleados ha crecido considerablemente, pero el uso de más de una plataforma en la empresa no es nada nuevo. Las empresas grandes que tienen departamentos de ventas, marketing, recursos humanos y equipos de atención al cliente generalmente usan diferentes aplicaciones para llevar a cabo su trabajo, pero existen varios procesos entre las líneas de negocio que no siempre son consideradas por TI, de acuerdo a Thompson de IDC.

Mientras más herramientas de nube, mayores son los retos de TI

Con un marco de gestión de la colaboración adecuado, los datos de la compañía que se encuentran dentro de las cuentas personales de los empleados pueden estar en riesgo si el personal deja la compañía. El desecho de los archivos basura y el trabajo redundante o trabajo desactualizado almacenado en la nube del consumidor, puede también ser una carga para TI si se deja sin administrar.

"Uno empieza a tratar el ambiente de nube y el mundo virtual como el mismo archivador lleno de basura que tenía en el pasado, anota Hites. "Se hace difícil de encontrar pero fácil de perder, y uno corre riesgo porque no puede acceder a esos documentos cuando los necesita.

Lo último que quiere TI es perder el control, pero los CIO como Hites y Boyd prefieren adoptar ambientes más flexibles para estar al tanto de las necesidades -predominantemente orientadas a la movilidad- de sus empleados.

"La responsabilidad de TI es proteger los activos de información de la compañía, señala Boyd. "Esa responsabilidad requiere que nosotros establezcamos algunos estándares y no seamos molestos. Hay áreas de flexibilidad, y donde podemos ser flexibles creo que lo somos.