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Reportajes y análisis

Cómo recortar gastos

Cinco ejecutivos de TI comparten sus estrategias

[10/07/2009] Recortar la redundancia de red en la Escuela de Negocios de la Universidad de Connectitut, ciertamente no fue la primera opción del COO Michael Vertefeuille para ahorrar dinero. Sin embargo, ya que la institución enfrenta un déficit de presupuesto de 10% este año, cayendo inmediatamente después del recorte de 5% del año pasado, él tiene que excavar profundo.

Ya tenemos proyectos de consolidación de data center y virtualización en curso, pero este déficit de presupuesto es más severo que eso, y necesitamos hacer más, señala Vertefeuille, quien está basado en Storrs, Connectitud.
Esto ha significado revisar su arquitectura de red con un peine de finos dientes, y tomar la difícil decisión de cortar la redundancia -y la habilidad de regresar inmediatamente después de un desastre o un apagón- de su infraestructura multiconectada. Los contratos de servicio sobre nuestros routers son astronómicos -especialmente cuando ya hemos pagado un premium por un sistema carrier-grade Nortel 8600, indica.
La escuela ahora está contando exclusivamente en sus routers primarios, que incluyen redundancia integrada y tienen un contrato de reemplazo de partes de cuatro horas. Sabemos que nos estamos retrocediendo a un único punto de fracaso, pero los ahorros de costos lo valen. La estimación muestra que se necesitaría una falla catastrófica para mantener esos routers caídos, no sentimos que nos estemos poniendo en riesgo. Es una tolerancia a los riesgos que debemos tomar, señala.
Vertefeuille y sus pares del sector público, quienes incluso en un buen año deben tomar decisiones difíciles de presupuesto, no están solos en tener que sopesar estas drásticas ventajas e inconvenientes, de acuerdo con Jim Frey, administrador de investigaciones en la consultora de TI, Enterprise Management Associates. Mientras la economía aprieta su asidero en los presupuestos de TI, los equipos de TI de los sectores público y privado -por igual- están siendo forzados a considerar estrategias de recorte de costos, que de otro modo hubieran sido inadmisibles.
IDC predijo en febrero que el crecimiento año con año en el gasto de TI este año alcanzaría solo 0,1%, por debajo de la predicción de noviembre de 2008 de 0.9%. Traducido a presupuestos de TI, esto significa que los equipos de TI tienen que hacer surgir el dinero para nuevos proyectos con una tendencia hacia lo creativo.
Definitivamente hay una tendencia hacia el pensamiento no tradicional ahora mismo. La gente está luchando para deducir cómo financiar proyectos para los siguientes seis meses a un año, en lugar de más allá, dice Frey.
Comprando equipo de TI en eBay
Mientras Vertefeuille pelea con su arquitectura para suplir las deficiencias de estos recursos, el CIO Rusty Bruns de la Universidad Charleston Southern se vuelve hacia eBay para aumentar los ahorros en equipos.
No tengo un enorme presupuesto en un día regular .solo dos millones de dólares-y la mayoría de eso se gasta en costos de mantenimiento. Así que en esta economía, tengo que hacer incluso más para ahorrar dinero donde puedo, señala.
Bruns ha comprado de todo, desde conformadores de paquetes Packeteer, que le permiten aplicar políticas para optimizar flujos de tráfico de red, hasta teléfonos digitales de la casa de subastas en línea -y las utilidades han sido tremendas. Él compró su primer conformador de paquetes completamente nuevo de Packeteer por 13.500 dólares. Pocos meses después necesité otro, así que fui en línea y lo obtuve de eBay por 2.500 dólares, indica.
Aunque el ejecutivo ha tenido mucha suerte con la calidad de la tecnología que ha comprado en línea, él admite que usa equipo comprado en ese lugar para equipar sus redes secundarias, terciarias y de prueba. No usamos compras de eBay para partes de la red donde, si se cae, toda la red se cae. Necesitamos los contratos de mantenimiento para aquellos y no tenemos la intención de apostar con eso, indica. Por ejemplo, él elige routers secundarios y servidores en eBay, pero no los primarios. Él tampoco usa eBay para dispositivos de seguridad como firewalls.
Para evitar las historias de horror de compras que han ido mal, Bruns ha desarrollado estándares para que su equipo siga cuando compra en eBay, tales como asegurarse de que los fabricantes tienen un 97% o más de calificación positiva de satisfacción de los clientes, y de que han llevado a cabo varios cientos de transacciones. Saber cómo trabajar con eBay es muy importante para que no seas estafado, dice.
Bruns también compra tecnología de segunda mano de pares corporativos que están en ciclos de renovación más rápidos. Los ejecutivos TI vienen a mí cuando la renta de su tecnología, que todavía es relativamente nueva, se acaba. A mí me cuesta centavos por dólares, y a ellos les ahorra el tiempo de tener que deshacerse de ella por sí mismos, señala.
Por ejemplo, él recientemente compró (de una firma legal) 50 computadoras de escritorio que le hubieran costado 550 dólares cada una en las tiendas, por 89 dólares cada una. Las puse en los laboratorios de cómputo de la universidad y obtendré de ellas al menos otros dos o tres años, indica.
Él aconseja a los ejecutivos de TI recurrir a las redes de sus pares en las asociaciones comerciales locales y en las conferencias para conocer sobre tratos similares. Algunas personas pueden evitar decir que compran equipo de segunda mano, pero yo no tengo problema con eso. Cualquier momento que no tengo que ir al comité de la universidad y pedir dinero que de otro modo hubiera estado destinado a los estudiantes, es muy bueno, dice.
Ahorrar dinero con software
David OBerry, director de Sistemas y Servicios de Tecnología de la Información del Departamento de Libertad Condicional, Libertad bajo palabra y Servicios de Perdón de Carolina del Sur, está apuntando hacia el software y la colaboración para reducir que los costos operativos sigan avanzando.
OBerry está asociándose con el equipo de Planeación Estatal de Tecnología de la Información de Carolina del Sur para crear un repositorio de software y código reutilizable para más de 70 agencias estatales. Aunque las TI del gobierno no son siempre conocidas por su habilidad de colaborar, es dónde vamos a realizar la mayoría de ahorros en costos, señala.
Con este fin, OBerry está interviniendo en el sitio web de la comunidad del sistema de administración de recursos corporativos de SAP del Estado. Él planea utilizar la base de datos y las características de red social del sitio para catalogar la pila de licencias de software de cada agencia, el código de desarrollador y el conocimiento de proyectos.
La meta es que las agencias busquen la base de datos cada vez que empiecen un nuevo proyecto para ver si hay herramientas apropiadas, experiencia y, en algunos casos, incluso hardware fácilmente disponible. La idea es informarse a través del sitio web si, por ejemplo, hay hardware o una pieza de un servidor más grande para agarrar. Además, el equipo de OBerry ingresa información detallada y código que resultó de un cambio reciente de una arquitectura PowerBuilder/Sybase a .Net/SQL de modo que si otro equipo quiere hacer un proyecto como ese, tendrá código y conocimiento preparado. De ese modo, los otros no tendrán que reinventar la rueda si empiezan un esfuerzo de tecnología similar. Todos estamos tratando de resolver los mismos problemas, señala.
Para grupos que buscan desplegar un proyecto de repositorio similar, él recomienda establecer reglas de base para la participación de la comunidad. Entre otros temas: asegúrese que la información está fluyendo bidireccionalmente. Explique a los participantes que el esfuerzo fallará si no comparten el conocimiento que tienen, indica.
El tiempo es la clave
Allen Gwinn, director senior de tecnología en la Escuela Cox de Negocios de la Universidad Metodista del Sur, concuerda en que ahora es definitivamente el tiempo de pensar en contracultura y retar a los fabricantes, especialmente en precio.
En tiempos normales, la filosofía es de que podemos usar el poder de compra colectivo para apalancar buenos precios. Pero, desafortunadamente, eso nos ha dirigido a una economía donde estamos en acuerdos restrictivos y vinculantes que son malos para nosotros, señala.
Por ejemplo, hace algunos años, Gwinn investigó el costo de la mejora de un teléfono celular a través del fabricante escogido por la universidad, solo para descubrir que a final de cuentas era el cuádruple de lo que él podía obtener con un fabricante competidor. Él tuvo que convencer a los accionistas de la universidad de dejarlo salir del contrato de única fuente para que pudiera ir en pos del mejor trato. Hoy, la universidad tiene precios con descuento fuera de lista de dos proveedores de servicio móvil, pero Gwinn es libre de comprar con cualquier fabricante si tiene un buen caso de negocios.
Lo inalámbrico está al nivel de artículos de consumo, así que esta es definitivamente un área en la cual los fabricantes deben competir unos contra otros basados en precio, señala.
Lo mismo aplica a los contratos de servicio, de acuerdo con Ben Hansen, director asistente de tecnología de la información en BendLa Pine Schools en Oregon. "Lo que estamos haciendo es examinando cada uno de los contratos de servicio que tenemos, y asegurándonos de que tienen el precio apropiado, indica.
Los compradores deberían ser sabios respecto a los modelos de negocios de los fabricantes, señala. Le subimos el calor a nuestros proveedores hacia el final de cada trimestre, porque entonces es cuando ellos necesitan mostrar a sus inversionistas buenos números y están mucho más dispuestos a negociar, indica.
Igual de importante es darles conocimiento de su negocio, de modo que ellos sepan sus metas de presupuesto. Les decimos directamente que tenemos X cantidad de dinero para gastar debido a las realidades económicas y que esto es lo que necesitamos que se haga. También les dejamos saber que no hay exclusividad y que están compitiendo contra otros fabricantes, señala.
Hasta ahora, ha funcionado a su favor, ayudándolo significativamente a reducir costos de telecomunicaciones, servicio de hardware y equipos por igual. En los últimos seis meses, él ha sido capaz de llevar los ya bajos costos de adquisición hacia abajo, por un 20% adicional o más. Hace un año o dos no teníamos esa ventaja, así que estamos corriendo con ella ahora, indica.
¿Y qué sucede con estos intercambios cuando la economía vuelva a subir? Podríamos regresar a una arquitectura de routers redundantes algún día, pero por ahora estamos descubriendo que podemos avanzar exitosamente sin una, señala Vertefeuille de la Universidad de Connecticut.
Sandra Gittlen, Computerworld (US)