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Office 2016: La colaboración ocupa un lugar central

Microsoft Office 2016

[05/10/2015] Si Microsoft tuviera un lema para la recientemente estrenada Office 2016, bien podría ser el viejo adagio de coaching "No hay un 'yo' en el equipo. Lanzada a finales del mes pasado, la suite ofrece considerables nuevas características de colaboración y trabajo en equipo que convierten a Office de una herramienta para una sola persona en una herramienta que ayuda a que las personas trabajen juntas.

Si trabaja por su cuenta y va a utilizar Office como un producto independiente, encontrará muchos menos cambios con respecto a Office 2013. Eso no es necesariamente algo malo -Office ya tiene tantas funcionalidades que añadir otras nuevas por el simple hecho de hacerlo, podría perjudicar más que ayudar a su facilidad de uso.

¿Qué tan exitosa ha sido Microsoft añadiendo funciones de colaboración? Y ¿qué tan útil son el puñado de características no colaborativas añadidas al núcleo de Office? Eso es lo que voy a cubrir en el resto de esta reseña.

Pero primero, una palabra acerca de la disponibilidad: Los suscriptores de Office 365 pueden descargar Office 2016 hoy como parte de sus suscripciones identificándose en el portal de Office 365 y siguiendo las instrucciones para descarga. Los consumidores y los suscriptores de pequeñas empresas que no lo descarguen ahora tendrán una actualización automática en octubre, y los clientes empresariales recibirán las actualizaciones automáticas a principios del próximo año. Office 2016 también puede comprarse como una compra de una sola vez (ver "De un vistazo para más detalles).

Compartir y compartir igual

La suite de Office, en particular Word, siempre ha tenido las mejores características de cualquier suite de herramienta de productividad para que las personas revisen los documentos unos de otros -siempre he pensado que sus características de seguimiento de cambios, marcado y revisión fueron el estándar de oro para la revisión de documentos. Como alguien que se gana la vida como escritor, no me puedo imaginar trabajando sin ellos.

Pero las versiones anteriores de Office se quedaron cortas en cuanto a las funciones de colaboración en tiempo real que permiten a las personas trabajar en documentos simultáneamente, sin importar dónde se encuentren en el mundo, siempre y cuando tengan conexión a Internet. Todo eso cambia con Office 2016. Ahora se puede trabajar fácilmente en un documento con otras personas en tiempo real, siempre y cuando el documento se guarde en OneDrive, OneDrive for Business o SharePoint Online. Por ahora, la colaboración en tiempo real solo funciona con documentos de Word, PowerPoint y OneNote, pero en algún momento (Microsoft no ha dicho exactamente cuándo), Excel también tendrá la característica. Esta colaboración en tiempo real funciona tanto en la versión para casa como en la de negocios de Office 2016, aunque los usuarios de negocio tienen algunos extras que no se encuentran en las versiones caseras, como explicaré.

El panel Compartir le permite compartir archivos con otras personas, y listar a aquellas que tienen los derechos para compartir el archivo en el que está trabajando.
Microsoft Office 2016

El comando central para la colaboración es un nuevo panel Compartir que se muestra al hacer clic en el ícono de Compartir en la parte superior derecha de un documento de Office que se puede compartir. A partir de aquí, se puede enviar una invitación a otras personas para compartir el documento actual y encontrar personas con las que has compartido y trabajado con anterioridad en documentos. Para invitar a la gente a compartir un documento, escriba sus direcciones de correo electrónico en el cuadro "Invitar a la gente y seleccione "puede editar o "puede ver en el desplegable. Si estás en una red corporativa y está usando la versión empresarial de Office 2016, también puede hacer clic en el ícono de la libreta de direcciones para elegir las direcciones de correo electrónico de los compañeros de trabajo. Luego haga clic en Compartir.

Cuando está trabajando en un documento con otras personas, verá un cursor de color en el documento en el que están trabajando. Cada persona tiene su propio color. Puede ver lo que hacen a medida que lo hacen, incluyendo borrar, editar y añadir texto. Ellos también ven lo que usted hace. Por el lado del panel, verá una lista de personas que tienen acceso de edición en el documento. Los que se encuentran actualmente en el documento tienen una barra de color al lado de su ícono. Esa barra coincide con el color del cursor que verá cuando se mueven por el documento.

Un buen detalle es que la persona con la que está compartiendo un documento no tiene que tener instalado Office 2016. Pueden colaborar con usted utilizando la versión gratuita basada en web de Office, disponible en office.com. Solo tiene que enviar un enlace al documento compartido, y al hacer clic en el enlace, se abre en la versión web de Office.

Puede colaborar en un archivo con alguien que usa la versión web de Office, no solo la versión de Office 2016.
Microsoft Office 2016

Y la colaboración se extiende más allá de la pantalla de edición. Haga clic en el ícono de cualquier persona que trabaja actualmente en el documento y aparecerá una pantalla con las diversas formas de contactar con ellos, incluso a través de mensajes de Skype para negocios, llamadas de teléfono de Skype para negocios, una sesión de video de Skype para negocios o correo electrónico. De esa manera, puede hablar con ellos o enviarles un texto (o correo electrónico si no desea hacerlo en directo), mientras está trabajando en el documento, por lo que es mucho más fácil colaborar.

Me pareció excepcionalmente fácil trabajar con otros de esta manera. Eso no significa, sin embargo, que en lo personal me pareció útil. Cuando se trata de la colaboración en tiempo real en documentos, a menudo soy un solitario y un creyente en el dicho de "un camello es un caballo creado por un comité, así que no voy a utilizar esta función tanto. Pero aquellos que aprecian trabajar en vivo con los demás en un documento le resultará muy útil.

Es fácil iniciar una sesión de Skype for Business con alguien con quien está colaborando en un archivo.
Microsoft Office 2016

Una cosa a tener en cuenta es que la fuerza de la conexión a Internet jugará un papel importante en lo bien que funciona esta característica. En mis pruebas, he usado una laptop conectada a mi router a través de Wi-Fi, y una máquina de escritorio conectada a través del cable Ethernet para colaborar en un documento con alguien en alguna parte del país. A veces, cuando la otra persona hizo cambios, mi portátil conectado de forma inalámbrica no mostró los cambios de inmediato, pero mi PC de escritorio sí lo hizo. Eso no es culpa de Office, pero si a la naturaleza no muy confiable de las redes. La lección aquí: Como con todo lo demás relacionado con la Wi-Fi, las conexiones de red y la Internet, se espera que haya problemas técnicos y retrasos.

Delve y Office 365 Planner

Los que utilizan una versión empresarial de Office tendrán un par más de herramientas de colaboración: Delve y Office 365 Planner. El que le sean de utilidad dependerá de cómo trabaja en grupos, y cuánta colaboración es demasiada colaboración para usted.

Delve le permite ver información detallada acerca de las personas con las que trabaja. Me pareció que era una de esas herramientas que ofrecen tecnología interesante, pero no necesariamente una razón de peso para existir.

Delve le permite obtener más información acerca de las personas con las que trabaja.
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Al abrir Delve, el lado izquierdo de la pantalla muestra las personas con las que ha compartido el trabajo, y el lado derecho muestra recuadros con información sobre los documentos de Office más recientes que ha compartido con otros. Cada recuadro muestra una miniatura del documento que se creó, junto con el nombre de la persona que lo creó o modificó, cuánto tiempo hace que lo crearon o modificaron, y el tipo de documento que es. Los íconos le permiten abrir el archivo, enviar un correo electrónico a la persona, iniciar una reunión con ellos o ingresar a la carpeta compartida en su OneDrive.

También puede hacer clic en cualquier persona en la lista de la izquierda para ver el perfil de esa persona y la actividad reciente. Esto incluye una lista de los documentos en los que ha trabajado o compartido con usted, y las cosas más recientes que ha hecho a esos documentos. También puede consultar el perfil de la persona, que incluye una biografía "Sobre mí, el nombre del jefe de la persona, la información de contacto y los proyectos de trabajo pasados.

¿Qué tan útil es todo esto? Para mí se siente un poco acosador. Sin embargo, otras personas podrían encontrarlo útil para obtener más información acerca de sus compañeros de trabajo y ver lo que han estado haciendo.

Office 365 Planner es una herramienta que, según un portavoz de Microsoft, "comenzará a entregarse a los clientes de Office 365 First Release a finales de este año. Es más útil que Delve, pero solo si es parte de un grupo que trabaja de una manera muy organizada, centrado en proyectos en los que las tareas y entregables son estrechamente rastreados. En mi experiencia eso es raro. Sin embargo, si esa es la forma en la que usted trabaja, le dará la bienvenida.

Office 365 Planner le da una visión general de los proyectos en curso, incluyendo la asignación de tareas, horarios, revisiones y aprobaciones.
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Cuenta con un Planner Hub central que muestra los recuadros que listan los proyectos en los que está involucrado. Cada recuadro muestra una visión general del proyecto -¿cuántos días quedan hasta que el programa del proyecto lo muestre como completado, cuántas tareas quedan pendientes, cuántas se han iniciado, cuántas están en curso, cuántas están retrasadas y cuántas no han comenzado.

Haga clic en cualquier proyecto para tener una visión más detallada de él, incluyendo listas de tareas, horarios, opiniones, aprobaciones y así sucesivamente. Todos estos son "cubos separados, como Microsoft los llama, y ??cualquiera puede crear un nuevo cubo. También encontrará gráficos que muestran el número de tareas asignadas a cada persona, y los estados actuales de las tareas. También hay un enlace a sus tareas, para que pueda ver lo que actualmente tiene que hacer, en todos sus proyectos.

Aquellos de nosotros que trabajamos en grupos y empresas muy organizadas darán la bienvenida a esto. En cuanto a mí, mirando y pensando en el trabajo que se requiere simplemente para mantenerla me dan ganas de tomar un descanso -de alrededor de tres horas.

Cambios en Outlook

Todo esto no quiere decir que las nuevas características de Office se centran solo en la colaboración. También hay cambios en el número de aplicaciones principales. Outlook tiene las características más nuevas, que son moderadamente útiles.

Outlook intenta dominar la sobrecarga de correo electrónico con una nueva carpeta llamada Clutter.
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La pesadilla del correo electrónico es la sobrecarga de correo, y el nuevo Outlook tiene un paso para tratar de reducirlo. Crea una carpeta llamada "Clutter a la que envía automáticamente el correo electrónico seleccionado, pasando por alto la carpeta Bandeja de Entrada. La primera vez que ejecuta Outlook 2016, adivina qué mensajes poner allí, como el correo electrónico promocional o basado en la publicidad. Con el tiempo, sin embargo, Outlook observa cómo maneja su correo -qué documentos abre de inmediato y cuáles tiende a ignorar, eliminar o abrir mucho más tarde. Entonces automáticamente traslada el tipo de correo que ignora o elimina a Clutter, para que pueda revisarlo en su tiempo libre. Puede entonces centrarse en el correo importante en su bandeja de entrada.

Sobre todo al principio, es una buena idea revisar la carpeta Clutter periódicamente para estar seguro de que no hay mensajes importantes que han sido desviados allí. Si eso ocurrió, puede moverlos a su Bandeja de Entrada, enseñando así a Outlook cuáles correos electrónicos desea conservar.

No usé Outlook el tiempo suficiente para ver con qué precisión se evaluó cuál de mis mensajes asignar a Clutter. Sin embargo, suponiendo que funciona bien, sin duda sería un potenciador de la productividad.

La nueva carpeta Grupos de Outlook le muestra las conversaciones, reuniones y más elementos de los diversos grupos en los que se encuentre.
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Ha habido algunos otros cambios. Al redactar un correo electrónico y hacer clic en Insertar > Adjuntar Archivo, verá una lista de todos los archivos recientes que ha usado en Office -un gran ahorro de tiempo dado que hay una buena probabilidad de que usted va a adjuntar un archivo en el que ha estado trabajando recientemente.

También puede adjuntar archivos desde la nube, ya sea OneDrive o SharePoint. En la lista de archivos recientes, los documentos de la nube tienen un pequeño ícono de nube en ellos. Al compartir estos archivos basados ??en la nube, también tiene la opción de compartirlos como solo vista o dar a los destinatarios derechos de edición completos. Cuando alguien abre un archivo basado en la nube, se abren desde la nube, y lo leen y editan en la nube, no como un documento local.

Las versiones para negocio de Outlook también tienen ahora una carpeta Grupos, que muestra todos los grupos de los que usted es miembro. Cada grupo tiene una lista de todos los hilos de conversación, peticiones de reuniones y videos en los que ha participado de reuniones. En la pestaña Inicio en la cinta de Outlook, también se puede ir a la agenda del grupo, OneDrive o OneNote.

Tell Me y Smart Lookup

Uno de mis añadidos favoritos a Office 2016 es uno pequeño que puede conllevar un gran efecto: Tell Me. Es un cuadro de texto en la parte superior derecha de los documentos de Office con las palabras "Dime lo que quieres hacer. Escriba una tarea que quiera hacer y aparecerá una lista de posibles coincidencias. Haga clic en cualquier elemento de la lista y tendrá instrucciones sobre cómo lograrlo. Por ejemplo, escribí "Sobre mientras estaba en Word y aparecieron las opciones "Crear sobres y "Iniciar Combinación de correspondencia. He hecho clic en cada una de las opciones, y me dirigió a través del proceso de hacer cada tarea. Sencillo, limpio y útil.

Smart Lookup muestra los resultados de búsqueda de Bing al hacer clic en una palabra o frase en un documento de Office 2016.
Microsoft Office 2016

Me pareció que esta nueva característica va a ser un gran ahorro de tiempo, y mucho mejor que buscar en la cinta para encontrar un comando. Recuerda las características en las que usted ha hecho clic previamente en la caja, por lo que al hacer clic en ella, primero verá una lista de las tareas anteriores que ha buscado. De esa manera, las tareas que se realizan con frecuencia son siempre de fácil acceso. Tal vez aún más útil es que las tareas que rara vez se realizan son también de fácil alcance, porque ahora no tiene que ser un experto en Office con el fin de realizar las tareas más arcanas. Solo tiene que escribir lo que quiere hacer y seguir las instrucciones.

La función está disponible en Excel, Word y PowerPoint, pero no en el resto de Office. Outlook en particular, podría usarlo, dada la gran cantidad de características que tiene y que no siempre son evidentes de inmediato.

Otra nueva característica, Smart Lookup, hace que sea un poco más fácil hacer la investigación o comprobación de los hechos, mientras que está trabajando en un documento. Haga clic derecho en una palabra o grupo de palabras en Word, PowerPoint o Excel y, en el menú que aparece, seleccione Smart Lookup. Office realiza entonces una búsqueda en Bing de la palabra o frase, y muestra los resultados en un panel en la parte derecha de la página. En la búsqueda, Smart Lookup utiliza el contexto alrededor de las palabras, no solo las palabras en sí mismas, por lo que está diseñado para dar resultados más relevantes.

Por ejemplo, en PowerPoint cuando seleccioné la palabra "carbono en una diapositiva sobre los bonos de carbono en compuestos orgánicos, fue lo suficientemente inteligente como para mostrar resultados de bonos carbono-carbono y bonos carbono-hidrógeno de Wikipedia. En un documento de Word acerca de la impresión 3D, cuando usé Smart Lookup para buscar la palabra "impresora, trajo los resultados de Wikipedia acerca de la impresión 3D.

Otros cambios

Ha habido también varios otros cambios de menor importancia. En lo cosmético, la cinta en la parte superior de las ventanas de los programas y en las barras de título ahora tiene un color sólido en lugar de ser blanca. Cada aplicación de Office tiene su propio color distinto: azul para Word, verde para Excel y rojo para PowerPoint, y Outlook tiene un tono más claro de azul que Word. Además, el texto del menú para la cinta (Archivo, Inicio, Insertar, etcétera) es una mezcla de mayúsculas y minúsculas en lugar de ser solo mayúsculas, y es más pequeño que antes. En general, me pareció un poco más reposado para los ojos que la versión anterior de Office.

Sway, la aplicación gratuita para crear presentaciones interactivas que Microsoft lanzó en enero, ahora se incluye con Office. No es diferente de la versión actual de Sway, y no hay integración entre el resto de Office y Sway, así que no es de mucha importancia. Microsoft afirma que con el tiempo se integrará con el resto de la suite, pero todavía no tiene ningún detalle acerca de cómo funcionará.

Excel ofrece seis nuevos tipos de gráficos.
Microsoft Office 2016

Los usuarios asiduos de las hojas de cálculo estarán encantados de ver que Excel cuenta con seis nuevos cuadros, incluyendo un histograma (de uso frecuente en las estadísticas), uno llamado "cascada que es eficaz para mostrar los totales financieros, y un mapa de árbol jerárquico diseñado para visualizar las fuentes de ingresos.

Encontré una adición más pequeña y muy útil también. En lo que Microsoft llama la zona de detrás del escenario (que aparece al hacer clic en "Archivo en la cinta), al realizar tareas como abrir un archivo, verá todos los servicios basados ??en la nube que ha conectado a su cuenta, por ejemplo, SharePoint y OneDrive. Eso no es nuevo -la característica ya estaba en la versión 2013 de Office. Lo que es nuevo, sin embargo, es que cada uno de esos lugares ahora muestra la dirección de correo electrónico asociada debajo de ella -muy útil si utiliza un servicio en la nube con más de una cuenta. Por ejemplo, tengo dos cuentas OneDrive, una personal y otra para los negocios, y me permite ver de un vistazo cuál es cuál.

Además, si un departamento de TI de la empresa configura Office para activarlo, el asistente digital de Windows 10 Cortana se integra con Office y puede hacer cosas como decirle qué reuniones y tareas tiene ese día.

Qué hay de nuevo para la gente de TI

TI estará encantado con una serie de mejoras internas hechas en Office 2016. Tal vez a la que TI dará la bienvenida más calurosa es la ampliación de las características de prevención de pérdida de datos (DLP, por sus siglas en inglés) a Word, PowerPoint y Excel. Hasta ahora, la DLP ha estado disponible solo en las herramientas orientadas a la comunicación, como Exchange, SharePoint, Outlook y OneDrive for Business. Con Office 2016, la DLP permite a los administradores crear políticas que rigen el compartir documentos y la autoría de contenido en Word, PowerPoint y Excel. Así van a poder controlar qué tipos de información pueden incluir los diferentes usuarios y los diferentes grupos en los documentos que crean, y también pueden limitar con quién se comparten los documentos y dónde se pueden compartir.

Outlook también tiene varios cambios internos, incluyendo algunos que están diseñados para mejorar la estabilidad de Outlook en redes no confiables, y otros diseñados para reducir el tiempo de descarga del correo electrónico. También se incluyen mejoras en la velocidad de búsqueda y fiabilidad de Outlook y un protocolo MAPI-HTTP actualizado que Microsoft afirma es más amigable con Internet. Los usuarios ahora pueden también reducir la cantidad de espacio de almacenamiento que Outlook usa eligiendo mantener uno, tres, siete, 14 o 30 días de correo electrónico en sus dispositivos.

Otros cambios a los que TI dará la bienvenida incluyen la mejora de la gestión del tráfico con la introducción de un nuevo servicio llamado Background Intelligence Transfer Service (BITS), que fue diseñado para evitar la congestión de la red durante las actualizaciones de Office. También hay una mejor integración con System Center Configuration Manager (SCCM) para que los administradores puedan distribuir de manera más eficiente las actualizaciones mensuales, así como controlar el número y el ritmo de las actualizaciones de las características y las correcciones de bugs.

De un vistazo

Precios:

* Suscripciones individuales: Office 365 Home (10 dólares/mes o 100 dólares/año) incluye Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher y Access; permite instalar Office en cinco computadoras, cinco tabletas y cinco teléfonos. Office 365 Personal (7 dólares/mes o 70 dólares por año) incluye las mismas aplicaciones; permite instalar Office en una computadora, una tableta y un teléfono. (Ver detalles del plan)

* Compras de una sola vez: Office Home & Student (130 dólares) incluye Word, Excel, PowerPoint y OneNote. Office Home & Business (230 dólares) incluye las mismas aplicaciones, además de Outlook. Office Professional (400 dólares) ofrece las mismas aplicaciones que Home & Business más Publisher y Access. Cada uno se puede instalar en una computadora. (Ver detalles del producto)

* Suscripciones de negocio: Los planes de negocio van desde 5 dólares/usuario/mes para el Office 365 Business Essentials solo en línea, hasta 22/usuario/mes para el plan de empresa de gama alta. (Ver detalles del plan)

Pros: Tiene varias características nuevas para trabajar en grupos, incluyendo la edición colaborativa en tiempo real; añade varias características que ahorran tiempo, incluyendo Tell Me; gratuita para aquellos con suscripciones existentes de Office 365

Contras: Si necesita solo una creación y edición de documentos básica, Office puede ser excesiva; algunas de las características de grupo y de colaboración no están disponibles para los usuarios de las versiones caseras de Office

El resultado final

Si trabaja en grupos y a menudo colabora con otros, encontrará en esta versión de Office una mejora significativa con respecto a Office 2013, y, potencialmente, un gran refuerzo en la productividad. Si trabaja por su cuenta la mayoría de las veces, todavía encontrará algunas adiciones agradables, especialmente en Outlook y la funcionalidad Tell Me.

Aquellos con suscripciones a Office 365 probablemente se encuentren satisfechos con el upgrade, ya sea que decidan descargar Office 2016 ahora o esperar a que se les entregue en unas semanas (o unos pocos meses para los clientes empresariales). Si compra la versión independiente de Office y trabaja solamente por sí mismo, es una decisión más difícil. Las pocas mejoras prácticas pueden o no valer el precio.

Preston Gralla, Computerworld (EE.UU.)