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Reportajes y análisis

6 estrategias probadas para evaluar y priorizar proyectos de IT

[14/01/2016] Sin importar el tamaño, estructura o industria del negocio, muchos proyectos hoy en día desafortunadamente son seleccionados e iniciados en departamentos aislados, sin considerar el impacto estratégico general. ¿Cuáles son los riesgos de iniciar los proyectos de esta forma? Los negocios corren el riesgo de que más de un área compita por los mismos recursos para proyectos, incluyendo personas y tecnologías, y también metas y fechas límite en conflicto. Hasta pueden arriesgar tener un impacto negativo en los resultados del proyecto, impactando otras áreas del negocio.

Es muy frecuente que todo departamento o unidad considere a sus proyectos como una prioridad. Las malas noticias son que, a no ser que un negocio tenga recursos ilimitados, tiempo y ninguna dirección clara en realidad, es imposible valorar a todos los proyectos como una prioridad. La buena noticia es que existen algunas estrategias probadas para evaluar y priorizar proyectos.

Involúcrese en el planeamiento a nivel estratégico

El primer paso de un programa, portafolio o administrador de proyectos es involucrarse en el planeamiento a nivel estratégico. Siéntese con el equipo de liderazgo para obtener un entendimiento completo de la dirección del negocio, el tiempo, y su visión general; no hay ningún detalle aquí que esté de más.

Esto podría requerir de más de una sesión de planeamiento estratégico, y proporcionará insights valiosos para ayudar a guiar la toma de decisiones para programas, portafolios y proyectos. Considere esto como un mapa de calles o un plan dibujado que no solo marcará el destino deseado, sino proporcionará puntos adicionales para seguir a lo largo del camino, para ayudar a confirmar si usted está navegando en la dirección correcta.

Identifique los propulsores del proyecto

Los proyectos pueden ser propulsados por muchos factores como algunos de los de abajo. Algunos de estos propulsores podrán motivar a un negocio a iniciar un proyecto con el propósito de crear o mejorar algo, cumplir con algún requerimiento u obstáculo, reducir el riesgo, remover un problema potencial existente, aumentar ganancias, ofrecer una oportunidad que no estaba disponible antes o simplemente simplificar un proceso. Hablar con la administración para identificar cuál de los siguientes propulsores están motivando a cada proyecto propuesto.

  • Ventaja competitiva
  • Ahorro de costos/beneficio financiero
  • Eficiencia operacional/procesos
  • Eficiencia operacional/ mejora de procesos
  • Implicaciones de impuestos /legislativas/legales
  • Mejorar la calidad
  • Reducción del riesgo
  • Crecimiento/ oportunidades de crecimiento

Cuantifique el valor estratégico

Pídale a la administración discutir sobre varios proyectos que están considerando para determinar el impacto y el resultado deseado del proyecto. Esto ayudará a entender mejor y cuantificar el valor estratégico, el impacto inmediato o a largo plazo, así como tener en consideración los beneficios anticipados de cada proyecto. Los riesgos de no empezar ciertos proyectos dentro del cronograma también tendrán que ser evaluados cuidadosamente. Por ejemplo, algunos proyectos podrán ser de gran valor estratégico, y añadir numerosos beneficios, pero aun así no serán la primera prioridad cuando se les compara a otro proyecto propulsado por requerimientos legales, legislativos o de impuestos.

Determine factores que podrían impactar en el éxito del proyecto

Factores adicionales que deberían ser considerados con cuidado son los del retorno sobre inversión (ROI), fundos presupuestados, recursos disponibles, tiempo, y si existen algunas dependencias o limitaciones (entre otros factores). Los presupuestos y el tiempo de una compañía siempre son limitados, haciendo imposible tomar todas las ideas de proyectos concebidas. Algunos proyectos tendrán que ponerse en espera si es que el éxito de esto depende de los resultados de otros proyectos, o podrá haber factores fuera del control de los negocios que podría demorar o prevenir el éxito de uno o más proyectos.

Genere una matriz de evaluación y priorización

Una vez que haya reunido toda la información aplicable de la administración y otras fuentes, cree una matriz de proyectos de evaluación y priorización para identificar y calificar cada proyecto de acuerdo a criterios. Use una escala ponderada (por ejemplo 1 a 5, con 1 = bastante bajo, 3 = bajo, 3 = mediano, 4 = alto, 5 = crítico) para poner una calificación y de esa manera evaluar la prioridad de cada proyecto.

Cierre el círculo

Después que los proyectos han sido cuidadosamente ponderados y priorizados, antes de iniciar cualquiera de los proyectos, siéntese otra vez con la administración y revisen la matriz de evaluación y priorización, así como cualquier otro descubrimiento para asegurar que las expectativas sean claras con todas las áreas involucradas. Esto permite que la administración tenga oportunidades adicionales de recibir aportes, y para confirmar si están de acuerdo con sus descubrimientos.