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Reportajes y análisis

6 proyectos estratégicos que puede implementar en el 2016

[19/01/2016] Como el 2016 comienza, es momento de que las empresas (independientemente de la industria, tamaño, producto o servicio que presta, o ubicación) hagan un balance de todos los recursos e iniciativas, y planeen proyectos centrados en la estrategia para que sean implementados en este año nuevo. Hay muchos proyectos que cualquier empresa puede implementar, que, si se son ejecutados con éxito, pueden crear nuevas oportunidades o reducir drásticamente el riesgo de ocasiones costosas perdidas.

Los proyectos son a menudo perseguidos con el propósito de generar ingresos, crear oportunidades de crecimiento, buscar la innovación o incluso aumentar la imagen de marca; pero puede ser fácil quedar atrapado en las operaciones del día a día, sin reconocer el costo real de perder algunos proyectos básicos. Aquí hay seis proyectos que cualquier empresa puede implementar en el 2016, para ayudar a asegurarle a las personas que los procesos y tecnologías están trabajando juntos, con eficacia, para crear mejores oportunidades o evitar pérdidas.

Proyecto 1: Poner más énfasis en proyectos que respalden la estrategia

Si su negocio es de tamaño pequeño, regular o grande; su primer proyecto debe ser una iniciativa para revisar la visión y dirección prevista para el negocio, y asegurar que todos los proyectos apoyen esa visión. Si su negocio es pequeño, esto se puede lograr asignando a una persona a ser un gerente de proyecto dedicado o a tiempo parcial, enfocando tiempo y esfuerzos en este ámbito. Las organizaciones más grandes pueden convertir su tradicional Project Management Office (PMO) en un Enterprise Project Management Office (EPMO) de alto rendimiento, que asegura que todos los proyectos, programas y portafolios sean canalizados de manera eficaz y eficiente para respaldar plenamente la dirección estratégica de toda la compañía.

Proyecto 2: Volver a evaluar las necesidades del consumidor/cliente

En última instancia, el resultado final para las empresas es satisfacer las necesidades de los clientes, independientemente de un producto o servicio. Este es el momento de hacer una pausa, y pensar si su producto o servicio satisface las necesidades de sus clientes actuales o potenciales. ¿Ha solicitado retroalimentación? ¿Qué comentarios ha recibido? ¿El producto o servicio que proporciona está cumpliendo con sus necesidades? Si no es así, algo tiene que cambiar. Si es así, tal vez superar las expectativas podría ser el nuevo objetivo. De cualquier manera, este sería un buen momento para asignar los recursos de gestión de proyectos y mantenerse en la delantera. Recuerde que las necesidades del cliente cambian. Es más fácil y menos costoso mantener feliz a un cliente existente, que tener que encontrar uno nuevo.

Proyecto 3: Encargarse de las mejoras de procesos empresariales (BPI)

Los procesos que se ejecutaron cuando el negocio empezó pueden ya no ser eficaces, o incluso relevantes. Esta es otra área que las empresas deben revisar anualmente para reducir soluciones manuales causadas por los procesos de negocio ineficaces.

A medida que un negocio crece, los procesos deben ser actualizados, o posiblemente removidos, si ya no tienen sentido o si crean trabajo innecesario para los empleados. Esto no siempre significa que existe la necesidad de asumir las iniciativas costosas de proceso de reingeniería. Muchas veces después de que las revisiones del proceso son completadas, es necesario hacerle modificaciones de poca importancia a un proceso, para lograr mejoras generales, ahorro de costo y de tiempo. No tiene sentido seguir utilizando un proceso, o uno parcial, si la única razón por la que está en su lugar es porque "siempre se ha hecho de esa manera". Esta es una de esas áreas en las que el rendimiento pasado no necesariamente debería ser un indicador de futuro rendimiento aceptable.

Proyecto 4: Revisar las ofertas de servicios de proveedores

Muchos propietarios de negocios y gestión tienen la intención de hacer cambios relacionados con las ofertas del vendedor o servicio; pero, porque están tan ocupados, pasan mucho tiempo pagando por servicios que no cumplen plenamente sus necesidades. Dado que las empresas crecen y cambian, también lo hacen sus necesidades. Muchas veces, en particular las funciones de back-office, ya no pueden seguir el ritmo en tanto al respaldo de las necesidades actuales, futuras o potenciales de crecimiento empresarial. Por ejemplo, esto puede causar problemas para muchos propietarios de compañías del mercado pequeño o medio, que reciben servicios de contabilidad relacionados, que solo proporcionan información financiera después de los hechos, parcial, y no necesariamente relevante; haciendo que tomar decisiones cruciales a tiempo sea innecesariamente difícil.

Todas las ofertas de servicios de proveedores deben satisfacer plenamente las necesidades de la empresa. De lo contrario, será un mal uso de los recursos financieros, independientemente del costo. Simplemente tiene sentido pagar por rendimiento. Este proyecto debe estar en la lista anual de todos los propietarios de negocios.

Proyecto 5: Revisar y renovar los sistemas y tecnologías de información (IS&T)

Junto con revisar las ofertas de servicios de proveedores, hacer un inventario de todos los sistemas y tecnologías de información también debe estar en su lista de proyectos. Siempre se llevan a cabo avances, y debido a que su negocio crece o cambia, crea el potencial para que los sistemas/aplicaciones y tecnologías que se utilizan, también requieran cambios.

Esto no significa sugerirle abandonar anualmente a todos los proveedores o prestadores de servicios; solamente haga el cambio cuando existan brechas significativas y las ofertas existentes no puedan apoyar al negocio lo suficiente en la actualidad o en el futuro. Al igual que con las ofertas de servicios de proveedores mencionadas anteriormente, puede ser momento de poner en práctica cualquiera de las mejoras requeridas, si se encuentran disponibles internamente; o subcontratar a proveedores de servicios especializados. La planificación y la selección cuidadosa es la clave para encontrar soluciones que sean escalables para evolucionar a medida que su negocio crece.

Proyecto 6: Desplegar nuevamente los recursos humanos

Este es uno de los proyectos más importantes y más difíciles de abordar, ya que tiene el potencial para colocar a algunos empleados en un estado de pánico. Dicho esto, también puede ser uno de los más gratificantes para muchos de ellos, pues también puede abrir oportunidades para el progreso. Sea transparente y hable con los empleados sobre esta iniciativa, con antelación, para aliviar el miedo a la pérdida del empleo.

El objetivo detrás de este proyecto debería ser determinar el uso de mayor valor agregado de los recursos humanos, haciendo coincidir conjuntos de habilidades de alto nivel con requisitos clave de trabajo; y, a continuación, desplegando nuevamente esos recursos humanos para responder mejor a los objetivos estratégicos. Tiene sentido sentarse con los empleados para discutir sus intereses y objetivos de carrera, junto con los objetivos empresariales, para crear tanta sinergia como sea posible antes de hacer cualquier cambio.