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4 consejos para pasar de Office 365 a Google for Work (o viceversa)

Office 365 Google for Work

[23/02/2016] Muchos CIOs y profesionales de TI han sido condicionados para deliberar y lidiar con todas las consecuencias negativas, antes de tomar cualquier tipo de decisión relacionada con tecnología. A menudo, este proceso resulta en una lenta adopción de TI; pero afortunadamente, la nube está cambiando rápidamente la dinámica. Las suites de productividad basadas en la nube, como Google for Work y Office 365, permiten que los líderes de tecnología se muevan más rápido, modernicen sus fuerzas de trabajo, y cambien sus esfuerzos del mantenimiento hacia el enfoque en otros proyectos de TI.

Los profesionales de TI deben tener en cuenta muchos factores a la hora de considerar sus opciones sobre las herramientas de productividad basadas en la nube. Pero, a menudo, pasan por alto temas clave durante el proceso de evaluación y el eventual despliegue, según Liz Herbert, vicepresidente de Forrester Research.

Aquí les dejamos cuatro consejos de Herbert y los representantes de Google y Microsoft, diseñados para ayudar a los CIOs y sus equipos a trasladarse a Office 365, Google for Work o cualquier otra alternativa basada en la nube.

1. Acepte la rápidamente cambiante nube

Si bien, frecuentemente, los administradores de TI despliegan nuevas aplicaciones o funciones durante largos períodos de tiempo, los servicios de la nube les permiten adoptar las últimas actualizaciones o mejoras sin ninguna demora. La velocidad es un principio básico de la nube, según Herbert.

La nube puede facilitar la incorporación de usuarios y la implementación de características nuevas; además, entusiasma a la gente acerca de las nuevas tecnologías, de acuerdo con Herbert. "Muchas de las tecnologías de la nube son naturalmente más intuitivas" y construidas para el móvil", anota. "[Los servicios en la nube] no requieren la misma formación de los usuarios y la curva de aprendizaje que se ven en las tecnologías más clásicas".

Bob Davis, vicepresidente del servicio al cliente de Office 365 de Microsoft, señala que les dice a los profesionales de TI que adopten una "mentalidad de servicios", que puede acelerar la innovación. "La gran diferencia entre la nube y onpremise es el acceso continuo a la innovación más reciente, en lugar de esperar años entre los lanzamientos", indica. Los CIOs deberían tratar de mantenerse al día con las actualizaciones, e investigar a cerca de cómo los cambios podrían afectar a sus organizaciones, para determinar cómo aprovecharlos mejor, según Davis.

Patrick Schablitzki, jefe de éxito del cliente y operaciones asociadas con Google for Work, dice que los servicios de la nube ofrecen oportunidades para la innovación continua, y anima a los líderes de TI a buscar nuevas formas de utilizar Google Apps para mejorar los procesos de negocio existentes. "Google Apps está mejorando constantemente, así que asegúrese de aprovecharlo al máximo", señala Schablitzki. "Involúcrese con un proveedor, profesional y certificado, de servicios de Google en una estrategia de servicios a largo plazo, y logre que su equipo se comprometa deliberadamente a transformar el negocio".

2. Desarrolle un plan con objetivos específicos

Muchas organizaciones viran hacia los servicios de la nube sin un plan ni estrategia clara para mejorar sus negocios, de acuerdo con Herbert. Los CIOs deberían conducir el cambio para establecer estos objetivos y poder medir periódicamente los resultados de las suites de productividad basadas ??en la nube, señala. "Los CIOs que entienden que están creando valor empresarial al trasladarse a [la nube], y trabajan en estrecha colaboración con los líderes de negocios para articular este valor, son más propensos a conseguir la aceptación de la decisión", añade Schablitzki.

Cuando los ejecutivos empresariales clave entienden, de manera clara, el valor de los servicios de la nube, los líderes de TI están generalmente capacitados para lograr una "transición suave y un resultado beneficioso de la plataforma más rápido", indica.

Las empresas que están considerando cambiarse a la nube, deben definir y especificar los objetivos que quieren alcanzar, como aumentar el uso o adopción móvil, según Davis de Microsoft. "Esto ayuda a hacer que la transición sea medible, y define cómo va a manejarse la empresa para cumplir con los objetivos".

Según Herbert, a medida que los líderes de TI se pasan a la nube, empezarán a tener más tiempo para centrarse en otros proyectos que generan ingresos, o para crear valor para el negocio. Los CIOs no deberían desperdiciar los recursos de TI en la gestión de una "pila de tecnología heredada" que no aporta un valor claro para sus empresas, señala.

3. Cuantifique el impacto empresarial de la nube, no solamente el costo

Los CIOs deben hacer lo posible para equilibrar el valor y el riesgo en su transición a la nube, de acuerdo con Herbert. "Es muy fácil cuantificar el costo, pero muy difícil la agilidad", indica. "Asegúrese de revisar el impacto empresarial, igual o más, que solo los elementos de costo de estas soluciones".

De acuerdo con Schablitzki, los líderes de TI también tienen la responsabilidad de crear y ampliamente compartir visiones de organización, que expliquen por qué decidieron aceptar o cambiarse a los servicios de la nube, como Google for Work. "Conozca su declaración de valor y lo que significa para su diverso personal".

En lugar de estar "casado con la antigua lista de los objetivos de TI", indica Herbert, los CIOs deberían enfocarse en las ventajas específicas que los servicios de la nube facilitan en sus negocios, y el valor que reciben a cambio.

4. Apueste todo por la nube

La mayoría de las organizaciones le tienen un miedo inherente al cambio. Y, por lo general, los líderes de TI tratan de evitar transiciones rápidas y completas. Sin embargo, los CIOs que implementan los servicios de la nube a un ritmo de una aplicación a la vez, se olvidan del objetivo; según ambos, Schablitzki y Davis.

"La clave para superar esta resistencia es un fuerte patrocinio ejecutivo y una justificación clara de por qué la organización ha optado por trasladarse a [la nube]", anota Schablitzki. Los empleados deben tener la libertad de adoptar alguna o todas las aplicaciones basadas en la nube disponibles para ellos, sobre todo si el cambio permite una colaboración más fácil, una innovación más rápida y una mayor productividad, añade.

"La suma es realmente mayor que las partes individuales de estos servicios", asegura Davis. "En vez de pasar por múltiples transiciones de diferentes servicios, haga lo que más pueda al mismo tiempo. Si va a atravesar la transición, hágalo bien, no por partes".

Schablitzki alienta a los líderes de TI a "difundir una cultura de innovación" y crear talleres interactivos para mantener al personal involucrado más allá de la fase de despliegue. Estas sesiones de trabajo deberían proporcionarles la libertad para experimentar y desarrollar ideas para mejorar los procesos de negocio existentes, utilizando las nuevas herramientas de la nube, finaliza.

Matt Kapko, CIO (EE.UU.)