Llegamos a ustedes gracias a:



Columnas de opinión

Evaluación económica de proyectos tecnológicos

Por: Martín Arévalo, gerente de Technology Integration de Deloitte

[26/02/2016] Quizá uno de los temas más complejos que enfrentan los líderes de las áreas de Tecnología es poder sustentar de forma adecuada las decisiones de ejecución de un proyecto tecnológico. La presión del directorio y de los accionistas por el uso adecuado de los recursos es tal, que múltiples veces los líderes de las áreas de Tecnología se encuentran frente a un jurado que intentará rebatir uno a uno sus sustentos, buscando la mejor utilización de sus recursos y sus aportes.

De tal forma, nos encontramos con múltiples metodologías de evaluación de proyectos que son utilizadas a nivel mundial: costo total de propiedad, retorno de inversión, evaluación de flujo de caja, índices financieros, etc. Muchos de estos métodos implican elementos complejos de evaluación que pudiera resultar en un estudio muy complejo y poco entendible.

La complejidad de las evaluaciones económicas de proyectos tecnológicos

Para poder evaluar de manera adecuada un proyecto tecnológico, uno requiere hacer proyecciones. Dichas proyecciones requieren la elaboración, evaluación y puesta en práctica de supuestos que pudieran ser correctos o incorrectos. En general, cualquier evaluación económica tiene la implicancia de que los supuestos pudieran estar errados y, sin querer incrementar la complejidad del presente artículo, mientras uno explora proyecciones más distantes en el tiempo, los supuestos empiezan a carecer de sentido. Uno de mis profesores de Finanzas de la maestría y quizá uno de los gurús del Perú de Finanzas Corporativas, Luis Piazzon, considera (algo que yo tomo como la base de una evaluación adecuada) que los supuestos siempre conllevan el riesgo de no plasmarse en el tiempo, y que un supuesto más otro supuesto no da dos supuestos, sino un gran riesgo.

De tal manera, al hacer una evaluación, uno debe tener cuidado con cuáles son los supuestos que debe tomar para cuantificar, y cuáles deben ser considerados cualitativos, de forma que no interfieran con la evaluación. De tal manera, a continuación, discutiremos algunos elementos a considerar en una evaluación de proyectos de tecnología:

1. Cuantificación de beneficios: El gran tema de conversación de las distintas empresas proveedoras de soluciones: grandes promesas de "30% de ahorros en X y "50% de reducción de costos en Y. Los beneficios de una solución tecnológica se plasman siempre y cuando exista una sinergia entre los procesos de negocio, la tecnología y las personas que efectúan las operaciones. Asumir que la mera incorporación de una tecnología, que no ha tenido una estrategia adecuada de implementación, o que tenga un proceso adecuado para la empresa, incrementará los ingresos o reducirá los costos de operación es bastante avezado. La recomendación es hacer un análisis de los impactos y problemas que uno tiene actualmente, entender si estos se deben únicamente al uso de la tecnología, y plantear una seria de beneficios cualitativos que impactarán positivamente al análisis del proyecto. Cuantificar beneficios y proyectarlos en un retorno de inversión o flujo de caja es sumamente riesgoso en una evaluación, ya que es improbable que se pueda asegurar en el tiempo.

2. Proyección de costos directos (CAPEX y OPEX): Quizá uno de los elementos más simples de proyectar son los costos directos que una empresa asumirá en un proyecto tecnológico y tienen el menor riesgo. Entre los elementos recomendados a evaluar se encuentran los referidos a los costos de capital (CAPEX), como los costos de consultoría de implementación, la adquisición de hardware y licencias, elementos adicionales a la implementación como la gestión del cambio, la gestión de proyectos, alquiler de espacio para el proyecto, etc; y los costos operativos (OPEX) como el mantenimiento de las licencias, el mantenimiento del hardware, hosting, servicio de soporte y administración de las plataformas.

3. Proyección de costos indirectos: Este es un punto muy interesante de discusión. Muchas veces se tiene en consideración que los proyectos tecnológicos tienen como costos asociados los referentes a la implementación en sí, pero dejamos en alto los costos indirectos referentes al proyecto. El principal rubro de dichos costos indirectos es la asignación del personal de la empresa al proyecto, costo que muchas veces se deja de lado ya que "la planilla de dicha persona se va a pagar con o sin proyecto; eso tiene sentido, excepto que la persona no va a estar dedicada a sus labores diarias sino al proyecto tecnológico, por lo que la empresa deberá buscar como reemplazar a dicha persona. Es posible manejarlo como un costo hundido, sí; pero es recomendable tenerlo en consideración en la proyección de costos ya que es posible que esa persona necesite un reemplazo para sus labores diarias.

En mi experiencia, la mejor forma de realizar un caso de negocio para la evaluación económica de un proyecto es considerar el TCO (Costo Total de Propiedad), ya que considera proyecciones bastante manejables que se pueden contrastar con datos reales del mercado, y presentar una serie de elementos adicionales cualitativos que sustenten la carga del proyecto tecnológico.