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7 maneras para aprovechar su almacenamiento personal de nube

Aproveche al máximo su almacenamiento virtual con estos 7 consejos y herramientas para usuarios frecuentes de la nube.

[08/03/2016] La nube -la mera palabra hace que la noción de datos almacenados remotamente suene muy suave, liviana, y atractiva. Pero la verdad es que la nube es solo una base -suave, quizás, pero aun así es una capa parecida a la tierra.

Eso significa que, si ha movido algunos o todos sus archivos a un servicio como Dropbox, Google Drive, o OneDrive, depende de usted incluir cosas que mejoren las características dentro de su espacio virtual. Los consejos y herramientas que a continuación se señalan, lo impulsarán hacia el terreno del usuario frecuente, haciendo que su almacenamiento sea más útil, más versátil, y -quizás más protegido de aquellos temidos cortes de nube.

Tomen la pala más cercana, amigos; es momento de escavar

1. Mantenga sus archivos cerca

En estos días, la mayoría del almacenamiento de nube es confiable -pero definitivamente no es a prueba de tontos. Sin importar qué proveedor utilice, tarde o temprano se va a encontrar con la temida falla en la que sus archivos no estarán disponibles por un tiempo (esperemos que poco).

Evite el pánico preparándose por anticipado a esa posibilidad. La forma más simple para estar preparado es usar las herramientas que ofrece su proveedor de nube para establecer un acceso offline en su computadora local.

Dropbox tiene aplicaciones para Windows y Mac, por ejemplo, que mantienen todos sus archivos basados en la nube sincronizados con una carpeta en su sistema de escritorio. OneDrive de Microsoft tiene opciones similares (y la aplicación Windows viene preinstalada en los sistemas Windows 8.1 y Windows 10). Google Drive también tiene aplicaciones de escritorio, y le permite activar acceso nativo offline para ciertos tipos de archivos justo dentro de Chrome -sin necesidad de software adicional.

Ahora tómese un minuto para asegurarse que esté listo, y se sentirá mucho menos como una emergencia la próxima vez que su servicio de nube explote.

2. Convierta su escritorio en parte de su arsenal de nube

Si está comprometido con la nube y tiende a acceder a sus datos desde múltiples dispositivos, haga su vida más sencilla convirtiendo su computadora de escritorio en una poderosa terminal de nube. Quizás quiera o no quiera poner todos sus archivos en la nube -dependiendo de las limitaciones del almacenamiento y la extensión de cualquier, digamos, material personal importante que pueda poseer- pero conectar algunas carpetas de sistemas básicas le permitirá navegar y manipular los contenidos de su computadora, sin importar dónde se encuentre o qué dispositivo esté usando.

Una vez que tiene su almacenamiento de nube sincronizado con su computadora, como se describió en el consejo anterior, cambie la ubicación de las carpetas de sistema como Documentos, y hasta Desktop, para que éstas residan dentro de su carpeta de almacenamiento de nube sincronizada localmente. En los sistemas Windows, esto se trata meramente de encontrar cada carpeta individual (típicamente dentro de Users Folder de su disco duro primario) y abrir su menú Propiedades para actualizar su recorrido. En sistemas Mac, es un poco más complejo, pero perfectamente posible.

También querrá considerar mover su carpeta de Descargas (típicamente configurable dentro de los ajustes de su navegador) y cualquier otra carpeta personal a la que acceda rutinariamente dentro de su carpeta de almacenamiento de nube sincronizada localmente. Una vez que haya terminado, cualquier archivo colocado en esas carpetas estará instantánea y automáticamente sincronizado con su cuenta de nube -y cualquier cambio que les haga desde otro dispositivo, se mostrará instantáneamente en su sistema de escritorio.

3. Haga que su dispositivo Android forme parte de la ecuación

¿Por qué detenerse con el escritorio? Traiga su teléfono Android o su tableta al circuito de almacenamiento de nube instalando una aplicación llamada FolderSync.

Con esta herramienta de tres dólares, es simple instalar carpetas en su dispositivo móvil que permanecerán automáticamente sincronizadas con carpetas equivalentes en su almacenamiento de nube -para que pueda mantener sus documentos de teléfono, descargas o hasta fotos de pantalla continuamente sincronizados y disponibles en cualquier lugar donde haga sign in. Puede configurar la aplicación para sincronizar desde el teléfono a la nube o en ambas direcciones, dependiendo de sus preferencias, y puede limitar las condiciones en las cuales ejecutará una sincronización, si el uso de los datos o la energía es una preocupación.

(Este tipo de instalación resultó no ser posible en iOS -a diferencia de Android, el software móvil de Apple no permite acceso directo al sistema de archivos del dispositivo).

4. Reorganice la instalación del sistema de almacenamiento de nube

Si usa más de un servicio de almacenamiento de nube -o usa múltiples cuentas dentro de un mismo servicio- una aplicación basada en Web llamada Jolicloud Drive puede simplificar su vida de manera espectacular.

Jolicloud conecta cualquier número de servicios y cuentas de almacenamiento de nube, y tiene soporte para Box, Dropbox, Google Drive y OneDrive, entre otras plataformas menos conocidas. Después actúa como un administrador de archivos centralizado para todas sus unidades de nube, facilitando ver y administrar todos sus datos almacenados en la nube en un solo lugar, que es para todo propósito.

La característica más útil de la aplicación es probablemente su sistema de arrastrar y soltar para mover archivos de un proveedor de almacenamiento de nube a otro. La meta es sentir que todo su almacenamiento de nube es parte de una sola unidad conectada -y Jolicloud logra exactamente eso.

Hay una condición: Para conseguir toda la funcionalidad de Jolicloud -incluyendo la ya mencionada capacidad de arrastrar y soltar archivos, junto con la habilidad de añadir múltiples cuentas desde el mismo servicio de nube- tendrá que gastar cinco dólares mensuales o 55 dólares anuales para una cuenta pro. Pero hasta una cuenta gratuita básica puede ser útil (y aun así se le permitirá mover archivos entre servicios, aunque en una manera más manual, operada por menú).

5. Convierta el almacenamiento de sus cosas en una acción sin esfuerzo

Una de las ventajas del almacenamiento de nube es la facilidad de capturar información desde la Web y varios servicios enfocados en la Web -¿por qué no sacar provecho de eso y ahorrarse bastante tiempo?

Primero, tome una extensión que le permitirá guardar imágenes, archivos o páginas Web completas rápidamente y en directo desde su navegador a su cuenta de almacenamiento de nube. En Chrome, Google Drive y Amazon Cloud Drive tienen extensiones oficiales para esos propósitos, y Dropbox tiene una opción excelente de terceros que se encargará del trabajo. Microsoft, mientras tanto, tiene una extensión para su servicio asociado a OneDrive, OneNote.

Segundo, de un vistazo a IFTTT, un servicio de "disparador (abreviación de "If This, Then That) basado en web que conecta diferentes aplicaciones de maneras poderosas. Puede encontrar fórmulas que automáticamente guardarán todos sus archivos adjuntos entrantes de Gmail a Dropbox o Drive, por ejemplo, o fórmulas que le permitirán guardar archivos adjuntos a Dropbox o Drive a demanda reenviando correos electrónicos a una dirección específica.

Hasta puede configurar el servicio para crear una hoja de cálculo Drive que se actualiza automáticamente, y muestra todas las llamadas que usted hace desde su teléfono Android o cuánto tiempo pasa en ciertos lugares.

Las posibilidades son prácticamente infinitas.

6. Cree su propia copia de respaldo basada en nube... de su almacenamiento de nube

Crear redundancia es una de las primeras tareas que la gente le dice que tiene que cumplir cuando habla de minimizar el riesgo de pérdida de datos o de caídas en la nube. Ya hemos cubierto cómo asegurarnos que sus archivos de nube estén respaldados y disponibles en su computadora local -pero si realmente quiere sentirse seguro sobre su propiedad virtual, puede dar otro paso hacia atrás y respaldarlo en otra parte de la nube también.

Suena complicado, ¿no? Podría ser -pero gracias a un servicio llamado Mover, puede ser algo bastante directo. Todo lo que tiene que hacer es conectar el servicio a dos proveedores de almacenamiento de nube diferentes, después instale un horario para respaldar sus datos de un proveedor al otro. Puede optar por hacer copias de respaldo cada hora, diariamente, semanalmente, o mensualmente, y puede ejecutar una copia de respaldo completa cada vez o una copia solo de los archivos que han cambiado desde la última vez que hubo una sincronización. También puede optar por hace una copia manual de los datos, si no quiere crear un horario recurrentemente automatizado.

Mover funciona con Box, Dropbox, Google Drive y OneDrive, además de ser gratis y cuenta con transferencias y horarios ilimitados. La única razón por la que tendría pagar sería si es que quisiera usar opciones de almacenamiento de nube "premium -básicamente, soluciones más a nivel negocio como Amazon S3, Dropbox for Business y Google Drive for Work. Con esas opciones en la mezcla, el servicio cuesta 20 dólares por una migración única (hasta 20GB) o 20 dólares mensuales para copias programados continuas (hasta 15GB mensualmente).

7. Cree su propio servicio de almacenamiento de nube privado

Nuestro último consejo no es para los débiles de corazón, pero si es lo suficientemente conocedor de la tecnología y tiene espacio de almacenamiento extra con un servicio de alojamiento web, podría ser perfectamente adecuado para usted.

Vale la pena enfatizar: Si es que usted no está seguro de tener espacio de almacenamiento en un servicio de alojamiento web o no se siente cómodo con cargar archivos a un servidor remoto, probablemente no debería intentar esto.

¿Sigue conmigo? Bien. Vaya a OwnCloud. En resumen, es un conjunto de software de código abierto para transformar su espacio de servidor en línea en un repositorio parecido a Dropbox para archivos personales.

Podría estar pensando, "pero compañero, ya puedo cargar lo que quiera a mi espacio de servidor en línea. Sí, puede hacerlo. Lo que OwnCloud hace es darle una interfaz simple para manejar fácilmente sus archivos y sincronizarlos con varios dispositivos -como Dropbox, solo que en su espacio privado de servidor. Hasta tiene características como una galería de interfaz de usuario para ver fotos, un sistema basado en enlaces para compartir archivos (con o sin protección de contraseña), y codificación opcional de sus datos para mayor seguridad.

Además se ser capaz de acceder a su instalación OwnCloud en la Web, puede llegar a ella vía aplicaciones nativas para Windows, Mac, y Linux en el escritorio y Android, iOS, y Blackberry (¡Blackberry!) en móviles.

Puede ser la nube, amigos, pero el poder puede aún estar en sus manos.