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Columnas de opinión

Videoconferencias: una opción de ahorro y aumento de productividad

Por: Diego Basantes, gerente de Soluciones de Voz y Colaboración de Level 3 Communications, Perú y Ecuador

[11/03/2016] El panorama para la utilización de la videoconferencia en Perú se vuelve cada vez más favorable para las empresas por varios motivos. No solo está el hecho de que la tecnología ya está disponible y al alcance de las empresas en nuestro país. Cada vez es más común ver que empresas líderes a nivel mundial en la provisión de servicios de telecomunicaciones, han desplegado dentro de su red regional de Latinoamérica, incluyendo Perú, una red de videoconferencia para proveerlo como un servicio, evitando que sus potenciales clientes deban realizar grandes inversiones para poder realizar videoconferencias multipunto. El concepto de videoconferencia como servicio les permite a sus usuarios amplificar y masificar su experiencia a la hora de realizar una videoconferencia, con procesos claros y transparentes para que quien quiera levantar una videoconferencia lo haga de manera cómoda, sencilla, ágil y segura.

Este modelo de negocio les permite a los responsables de TI de las compañías concentrarse en su negocio en lugar de operar unos fierros además muy costosos.

En la actualidad, las video conferencias son un verdadero impulsor de negocios, ya que permiten mantener una comunicación fluida entre clientes y proveedores, permite tomar rápidas decisiones, además ahorrando costos de movilización. Esta herramienta permite realizar más y mejores capacitaciones para que el recurso humano pueda estar preparado para enfrentar tiempos difíciles. Con su tecnología acerca a las personas y genera comunicaciones efectivas donde quiera, a cualquier hora y desde cualquier dispositivo gracias a las facilidades de movilidad, lo cual indica que se puede levantar una sesión de videoconferencia desde un smartphone, una tableta, una laptop o una PC.  

Uno de los principales beneficios que el servicio de videoconferencias ofrece es el ahorro que las empresas pueden obtener al utilizar esta forma de comunicación con gran soporte tecnológico, en lugar de tener que desplazar a sus empleados, generando un mayor costo para las compañías. Basta con sumar la cantidad de pasajes, noches de hotel, viáticos para comida y transporte, costos de traslados desde y hacia los aeropuertos, costos de llamadas telefónicas, entre otras cosas, y compararlos contra un escenario en el que esos costos no existen, pero sin dejar de realizar diversas actividades como charlas, capacitaciones, reuniones con clientes y proveedores, entre otras.

Y no solo es eso, también se debe tomar en cuenta algo que generalmente las empresas no hacen a la hora de evaluar el uso de un sistema de videoconferencia; esto es, por un lado, el tiempo que le toma a un empleado en realizar el traslado hacia y desde aeropuertos, el tiempo que permanece fuera de oficina y en general todo el tiempo muerto. Este tiempo cuesta y debe ser cuantificado.

Por otro lado, está un factor importantísimo que es el de la productividad; es decir, un empleado que no tiene que viajar es mucho más productivo utilizando videoconferencias. Al cabo de poco tiempo este empleado estará realizando cada vez más reuniones, visitas virtuales, presentaciones y capacitaciones de las que era capaz de hacer en un viaje. Este factor de productividad también entra en la ecuación.

Nuestro país tiene las condiciones necesarias para realizar videoconferencias de alta calidad en estándares HD o SD con anchos de banda optimizados gracias a la tecnología utilizada. Puede optarse por un servicio de videoconferencia en la nube que permite a los usuarios realizar conferencias en HD con 1 MB de capacidad por punto fijo en la red. Además, en el mercado existen empresas que gracias a su red MPLS garantiza la configuración de QoS en su red, de esta forma las comunicaciones en tiempo real siempre tendrán garantizada su capacidad para una excelente experiencia de usuario.

Así mismo, este tipo de servicios pueden ser accedidos desde redes de terceros y hasta Internet para los usuarios móviles.

Finalmente, se debe indicar que si el tema de costos es una variable importante que puede definir si se opta por instalar el servicio de videoconferencia en una empresa, es necesario tener en cuenta que los costos de entrada para un servicio como estos son muy bajos. Lo importante a tomar en cuenta es cuánto va aportar a la compañía poder contar con un servicio como este para mejorar su productividad. Desde ese punto de vista, el servicio puede resultar siendo extremadamente barato en un análisis completo del TCO.

CIO, Perú