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Reportajes y análisis

7 cosas que los CIO deberían saber de SharePoint Server 2016

[29/03/2016] Con el RTM de la última versión del producto de colaboración bandera de Microsoft -SharePoint Server 2016- esperada para algún momento de este año, parece ser una buena oportunidad dar un paso atrás y encuestar acerca de las siete cosas que todo CIO debería saber sobre SharePoint Server 2016.

1. SharePoint Server 2016 podría ser la última versión de SharePoint que opera dentro de las instalaciones

Uno puede darse cuenta mediante el mensaje para este lanzamiento del 2016, que la nube es donde Microsoft visualiza la vida de SharePoint, ya que el gigante del software señala que SharePoint 2016 es una versión de SharePoint fusionada a todo el conocimiento, aprendizajes y mejoras que Microsoft ha sido capaz de integrar por operar SharePoint...en la nube. Puesto de manera simple, SharePoint ha priorizado la nube por algunos años, pero podríamos estar entrando a la etapa de "solo nube.

Microsoft siempre usa la carta de "nosotros no hablamos sobre lanzamientos futuros más allá de la versión en la que nos encontramos trabajando, pero está diciendo de cierta forma que la hoja de ruta más allá del lanzamiento del SharePoint Server 2016 este año es muy incierta. Es muy claro que Microsoft está presionando a todo el mundo a que se inscriba en SharePoint como servicio, y sin importar cuántas características hay en el lanzamiento del 2016 que están diseñadas para lograr coexistencia con Office 365 y hacer a sus propios servidores on premises más manejables y funcionales, uno simplemente no puede negar el hecho de que Microsoft ve a SharePoint Online como el futuro de SharePoint -con una granposibilidad de que SharePoint Online sea la forma exclusiva de usar las nuevas versiones de SharePoint. Debería planear teniendo esto en cuenta.

2. Ya no existirá una versión gratuita de SharePoint para usuarios más pequeños o uso por áreas

Históricamente siempre ha existido una edición gratuita de SharePoint, llamada SharePoint Foundation o Windows SharePoint Services que estaba disponible sin costo, y tenía un conjunto razonablemente completo de características para un producto gratuito. Le faltaba funcionalidad empresarial, como un soporte avanzado de base de datos, integración de administración de identidad, Excel Services (más sobre esto en un momento) y otras, pero era una solución adecuada para una administración de documentos y necesidades de colaboración limitadas.

La disponibilidad de dicha versión gratuita le permite a negocios más pequeños y oficinas subsidiarias usar los beneficios de SharePoint sin tener que atarse a un despliegue empresarial completo y pagar decenas de miles de dólares. Hasta las pequeñas áreas en lugares como las universidades albergaban estas versiones gratuitas de SharePoint por su autonomía. Ya no más -si quiere SharePoint, puede pagarle a Microsoft para que lo albergue por usted vía Office 365, o puede pagar una licencia para usar SharePoint Server 2016.

3. Excel Services ha desparecido, y para conseguir la funcionalidad Excel, debe usar Office Online Server

Muchas organizaciones usaban Excel Services como una forma fácil de colaborar en simples hojas de cálculo Excel haciendo que éstas sean hospedadas en SharePoint, y permitir a las personas acceder a éstas para ver y editar los contenidos a través de un navegador web simple. Esto era lo más fácil para acceder desde fuera de la oficina, en lugar de tener que iniciar una copia de Excel y descargar una hoja de cálculo, revisarla, y guardarla una vez más y comprobarla. También había capacidades tipo inteligencia de negocio que eran ricas, que requerían un despliegue mucho más complejo, y probablemente debido a esta dicotomía fue que esta característica fue retirada completamente de SharePoint. Para la próxima versión, Excel a través de un navegador es un tema separado con licencia. A fin de cuentas: si usaba la funcionalidad Excel Services, debe desarrollar un plan de presupuesto y despliegue para Office Online Server si es que quiere desplegar SharePoint Server 2016.

4. Administrar SharePoint desde la línea de comando es prácticamente un asunto exclusivo de PowerShell en estos días

STSADM, la venerable línea de comando ejecutable que administraba gran parte de SharePoint en los días del 2007 y 2010, está limitada en el lanzamiento de SharePoint Server 2016. STSADM era el punto central en el que se basaba la construcción de scripts administrativos personalizados, al ser prácticamente el equivalente rápido de DOS del sitio web de SharePoint Central Administration.

Afortunadamente, en el último par de versiones de SharePoint, Microsoft ha estado insistiendo en PowerShell como la primera opción de lenguaje para administradores, así como equipando módulos SharePoint PowerShell con bastantes características y capacidades; y por supuesto, Microsoft usa a SharePoint internamente para controlar su despliegue de SharePoint Online dentro de los centros de datos de Office 365. PowerShell es definitivamente el lugar donde deberían estar basados los esfuerzos de líneas de comando de su administrador, así que esto no es una pérdida total, pero requerirá volver a escribir y pensar si es que su despliegue on premises depende mucho de las llamadas a STSADM.

5. El proceso de migración a SharePoint Server 2016 estará un poco involucrado, dependiendo de dónde esté comenzando

Si es que está un paso adelante, relativamente hablando, y ya ha mudado su despliegue SharePoint on premises hasta el 2013, mudarse a 2016 no será gran cosa. Puede hacer una actualización interna de su despliegue del 2013 para crecer, manteniendo en consideración que necesitará tener todos los sitios y bibliotecas que estén en el 2013 pero usando la "piel de 2010 en la "piel estándar del 2013 antes de completar el upgrade. Sin embargo, si está aún en SharePoint 2010, tendrá que subir y cambiar su contenido a un nuevo despliegue de SharePoint Server. Probablemente querrá involucrarse con especialistas que le ayudarán con esta migración, a no ser que su intención sea solo mudarse a Office 365, para lo cual Microsoft cuenta con varias herramientas para hacer todo el trabajo pesado por usted.

6. La solución de formularios y flujos de trabajo InfoPath está moribunda

InfoPath y SharePoint usualmente trabajaban juntas; los formularios de InfoPath (como los pedidos de vacaciones, órdenes de compra, evaluaciones de personal, reportes de gastos, y otro tipo de lugares orientados al almacenamiento de información) se encontraban alojados en una aplicación o librería de SharePoint para rutear la información y los pedidos a través de proceso de negocio. Sin embargo, Microsoft ha decidido que InfoPath ha llegado al final del camino. InfoPath 2013 es la última versión de InfoPath y será soportada hasta el 2026, y las formas de InfoPath serán soportadas dentro de SharePoint 2016 pero posiblemente no más allá. Adicionalmente, los formularios de InfoPath están soportados dentro de SharePoint Online y Office 365 por un periodo no especificado, que Microsoft llama "hasta próximo aviso, lo que se puede interpretar como que el soporte será retirado en algún momento en el futuro.

7. Existe un gran interés en la conectividad híbrida de SharePoint Server 2016

Si ya está experimentando con SharePoint Online y Office 365 pero aún tiene una razón logística o regulatoria por la que necesita mantener algunos activos de SharePoint on premises, entonces SharePoint Server 2016 está orientado a su organización. Tiene muchas características diseñadas para integrar sus sitios y librerías en la nube con lo que aún está on premises, incluyendo búsquedas híbridas, sincronización de archivos con OneDrive for Business, sitios híbridos para que los usuarios puedan seguir los sitios en cualquier lugar en una sola lista, y perfiles integrados para que los usuarios tengan un perfil que viva en la nube y que pueda migrar hacia sus despliegues on premises cuando sea requerido.