Llegamos a ustedes gracias a:



Reportajes y análisis

Comercio exterior y TI: Una relación que debe afirmarse

[11/04/2016] Recientemente, Thomson Reuters y CIO Perú se reunieron con un grupo de ejecutivos de las áreas de TI y de Comercio Exterior y Supply Chain locales para conversar sobre las particularidades del negocio del comercio exterior. Como era de esperar -de hecho, era el objetivo de la reunión- los ejecutivos dieron a conocer una serie de necesidades de su actividad: desde la no presencia de sistemas automatizados para realizar el trabajo de comercio exterior, hasta los retos -en ocasiones incomprendidos por el resto de la empresa- que se deben afrontar en cada operación de comercio; todos los ejecutivos ofrecieron su perspectiva de un negocio que, evidentemente, requiere de herramientas automatizadas para avanzar.

En este conversatorio participaron ejecutivos de empresas que tienen presencia en el comercio exterior local, como son Quimpac, Celistics, Emusa Perú, Química Suiza, Ingredion, General Motors, KPMG en Perú; y, por parte de Thomson Reuters, estuvieron presentes Fernando Mardones, product manager Comex; Ana Vera y Claudia Coronado, senior key account managers.

Las necesidades que se compartieron

Al preguntarles por la forma en que desarrollan sus actividades de comercio exterior, las respuestas fueron diversas.

Uno de los invitados indicó que siempre veía muy atareada a las áreas de comercio exterior de su organización, y que, por ello, alguna vez intentó sistematizar los procesos y los flujos de cada una de las exportaciones que realizan. La experiencia fue buena pero infructuosa, pues la solución que idearon fue dejada de lado, debido a que les imprimía a estas áreas "más trabajo del que ya tenían. El resultado es que se mantienen realizando los expedientes de forma manual, pero se ha aprendido que "no se les puede empujar algo que no quieren, indicó.

Otro de los asistentes sostuvo que tienen un sistema que fue desarrollado en casa que soporta la parte operativa de la exportación -y parte de la importación también- pero aún no se cuenta con un sistema que soporte la gestión, en sí, del comercio exterior. Y al igual que su colega afirmó que se intentó realizar una sistematización que no se logró porque "no era el momento o "iba a involucrar muchos recursos. La importación, igualmente, se sigue manejando de manera manual "porque hay files que tienen que pasar por cada área y lamentablemente es una costumbre que involucra bastante espacio físico.

Las circunstancias se repitieron en las declaraciones de los otros asistentes a la reunión. Otros CIO indicaron que también llegaron a intentar la implementación de un sistema para gestionar la actividad de comercio exterior de sus firmas, pero detallando que se intentó hacer porque era necesario contar con indicadores de gestión de las operaciones.

En uno de los casos una empresa, que pertenecía a una corporación transnacional, intentó implementar una solución para comercio exterior a nivel de la región, pero no pudieron completar el objetivo puesto que se dieron cuenta que cada país tenía particularidades en sus procesos. Se mantuvieron en el uso de Excel.

Y ya que se había mencionado los indicadores de gestión, la conversación se trasladó hacia los KPI que usualmente se utilizan en este tipo de organizaciones.

Comercio Exterior, dijo uno de los asistentes, en realidad es el último eslabón de una cadena que se inicia al interior de la firma, en Producción; y por ello es necesario contar con un KPI que indique que tan bien se ajusta producción a los tiempos en los que la unidad de comercio exterior debe despachar los productos. Tomando en cuenta, claro, que existen otras unidades, como Calidad, por la que deben pasar los productos antes de llegar a Comercio Exterior. El tiempo es, entonces, uno de los parámetros que se encuentra presente en los KPI que requiere Comercio Exterior para realizar su trabajo. De hecho, indicó el mismo asistente, "el tiempo es lo que más se mide.

La importancia de los datos

Al hablar de cada uno de sus casos, los ejecutivos transmitían la necesidad de una mayor sistematización de su trabajo. Incluso uno de ellos afirmó que, de acuerdo a un estudio, solo el 20% de los operadores logísticos se encuentran conectados con sus clientes con algún tipo de sistema; es decir, los CIO en el comercio exterior se encuentran utilizando mucho de su tiempo en la creación de KPIs para poder tomar decisiones, cuando en realidad lo que se requiere es de herramientas que lo hagan por ellos para enfocarse en el trabajo estratégico.

Es más, otros dependen de terceros -una agencia de aduanas- para que se encargue de su flujo de trabajo; en esas circunstancias, indicaron, se encuentran como "a ciegas, pues no pueden obtener KPIs que puedan utilizar para mejorar su trabajo. O, también, puede darse el caso de que los proveedores de diferentes servicios externos les proporcionen información separada que ellos luego tienen que convertir en sus datos; lo que representa, a decir de los que se encuentran en este tipo de trabajo, en un doble esfuerzo para la generación de datos para KPIs.

Otro inconveniente con la dependencia de terceros en cuanto a la generación de los datos es que, en no pocas ocasiones, son datos inconsistentes los que brindan los operadores. "El nivel del operador no se encuentra a la altura de lo que nosotros necesitamos para la toma de decisiones, dijo uno de los asistentes a la reunión, quien luego añadió que su evaluación de las cifras se basa bastante en el "feeling.

Basarse en lo que uno siente es lo que queda cuando no se cuenta con sistemas o datos fiables, y esa fue precisamente la percepción que quedó luego de escuchar los testimonios de los diversos ejecutivos.

Sin embargo, todos ellos reconocen que es necesario cambiar la situación, que se requieren de soluciones que les permitan confiar en sus datos y dejar lo operativo para poder concentrarse en la toma de decisiones que tenga que ver más con lo estratégico que con lo operativo.

Thomson Reuters realizó esta reunión con el ánimo precisamente de tomarle el pulso a las necesidades que se revelaron durante esta cena. La reunión concluyó con la sensación de que todos se pueden "sentir acompañados y compartir la misma problemática. Y, posiblemente, también las mismas soluciones.