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Cómo utilizar Microsoft Power BI para cuadros de mando y más

Microsoft Power BI

[15/04/2016] Microsoft Power BI, abreviatura de inteligencia de negocio, es un recién llegado a la cartera de productos dirigidos a los usuarios de negocio de Microsoft. Los empleados pueden utilizar Power BI para analizar todo tipo de datos, tales como ventas, inventario y vinculación de clientes, por nombrar algunos. Viene en tres formas principales -servicio Power BI (la versión en línea de Software as a Service), Power BI Desktop (la cual corre sobre el escritorio de Windows) y Power BI para Mobile (para Windows Phone y tabletas basadas en Windows, así como dispositivos Android e iOS). La información puede fluctuar entre las tres versiones, de modo que un reporte creado en en Power BI Desktop, por ejemplo, puede ser compartido con el servicio Power BI, así como con Power BI Mobile.

Aunque muchas funciones Power BI también están disponibles en Microsoft Excel con el add-on Power Pivot, Power Query, Power View y Power Map, Power BI es más fácil de usar y más intuitivo. Lo guía a través de los pasos requeridos para producir paneles de control, reportes y cuadros, transformar datos, crear visualizaciones y correr modelos.

Obteniendo datos

Con Power BI, puede jalar desde muchas fuentes de datos locales y de nube, como sus propios archivos Excel o CSV, Microsoft Azure, comScore, Adobe Analytics, Google Analytics, Salesforce, QuickBooks y muchos más. La pantalla principal del servicio Power BI permite elegir abrir paquetes o importar o conectarse a datos desde archivos y bases de datos.

Un paquete de contenido es típicamente una combinación de datos y reportes que están listos para ser usados en Power BI, permitiéndole crear tableros de control y tablas inmediatamente, y buscar datos por información específica. Cuando se conecta a un servicio en línea que ofrece paquetes de contenido, como Adobe Analytics, tendrá que brindar información de la cuenta para ese servicio. Importar datos y conectarse a fuentes de datos que no estén formateados para Power BI requiere generalmente de algunos pasos adicionales para hacer que los datos sean utilizables en la herramienta.

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Nota: Microsoft ofrece muestras de la industria que puede utilizar para probar Power BI, las cuales están disponibles en el servicio Power BI y en el Poser BI Desktop.

Exploración y visualización de datos

El espacio de trabajo de Power BI es donde se crea un tablero de control y luego se conecta con o se importan datos (o un paquete de contenido), lo cual permite analizar y buscar los datos, así como configurar un calendario refrescado para que los datos conectados se mantengan al día. Con el fin de ilustrar, hicimos clic en el enlace Samples en la pantalla principal de Power BI, seleccionamos el ejemplo de Rentabilidad de Cliente. El siguiente tablero de control apareció automáticamente.

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El comando Add Widget (agregar widget) en la esquina superior derecha de la pantalla permite agregar imágenes, cajas de texto, video y contenido Web al tablero de control. Al hacer clic en un cuadro se muestra más detalles acerca de los datos, y se puede buscar datos que aparecen en el tablero de control para obtener información más específica o para mostrar la información actual de una manera diferente. La función de búsqueda mediante lenguaje natural hace que este paso sea más sencillo. En este ejemplo, ingresamos un porcentaje de margen bruto por mes como cuadro de pye en la caja de Q&A (el campo de búsqueda) y presionamos Enter. El siguiente cuadro apareció, el cual puede ser agregado al tablero de control haciendo clic en el ícono de alfiler a la derecha de la caja de Q&A.

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La función Quick Insigts es útil para llenar un tablero de control o para hacer minería de datos en busca de insights que no son aparentes. Para usar Quick Insights, haga clic en las elipses próximas al conjunto de datos de su elección en la sección Dataset, en el panel de navegación de la izquierda, y luego seleccione View Insights. Power BI trabaja con el conjunto de datos y posteriormente retorna varias visualizaciones interactivas (una porción de las cuales se muestra abajo).

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Hacer reportes es similar y sin problemas. Solo haga clic en un conjunto de datos en la sección Reportes en el panel de navegación de la izquierda para mostrar reportes pre construidos; se puede seleccionar pestañas en la parte inferior de la pantalla para ver diferentes reportes. Haga clic en Editar reporte en la parte superior de la pantalla para modificar el reporte actual, o haga clic en el signo de más en la parte inferior de la pantalla para crear un nuevo reporte personalizado. Cuando se edita un reporte existente o se crea uno nuevo, aparecen las herramientas de visualización a la derecha, las cuales puede arrastrar y soltar en el espacio de trabajo del reporte. Al hacer clic en un cuadro actual, y luego haciendo clic en la herramienta de visualización, cambia el cuadro al nuevo formato.

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Una característica que muchos usuarios encuentran altamente atractiva es la capacidad de asociar datos cuantitativos con ubicaciones geográficas en un mapa. Power BI ofrece herramientas para crear mapas simples, árbol de mapas, mapas rellenos (choropleths) y mapas de globo 3D. Un mapa relleno es similar a un mapa simple, pero usa un rango de intensidades de color, donde los colores más intensos representan valores más altos. Un ejemplo de un mapa relleno se muestra arriba en la pantalla Reportes.

Los mapas de globo son similares a la herramienta Power Map en Excel, pero utiliza los Mapas Bing para crear un globo 3D con los puntos de datos dibujados en la superficie. Se puede hacer acercamientos y rotaciones en el mapa, y mostrar animaciones en base a diferentes vistas de los datos. Actualmente se necesitan datos para importar la visualización de Globe Map al Power BI y luego incorporarlos en un reporte. Para comenzar la importación haga clic en la elipse bajo Visualizaciones en la vista de edición de Reportes.

Por supuesto, Power BI también maneja modelado de datos simples hasta complejos. Aunque el modelado de datos está más allá del alcance de este artículo, puede conocer los pasos que involucra en el siguiente tutorial de modelado de Power BI.

Interacción con Microsoft Cortana

Cortana, la función de asistente personal incorporada en Windows 10, puede acceder a los datos en Power BI para responder las preguntas ofreciendo valores numéricos o retornando cuadros, mapas y reportes. Debe agregar su cuenta de Power BI a Windows 10, para que funcione (en Windows 10 vaya a Ajustes > Cuentas). En Power BI, seleccione una fuente de datos y luego seleccione Habilitar Cortana para acceder a este conjunto de datos.

En movimiento

Debido a que Power BI ejecuta una serie de análisis, se necesita una conexión rápida de Internet para lograr una experiencia decente de usuario y para evitar cuellos de botella mientras se ejecuta el servicio en línea. También puede observar un impacto en el rendimiento durante el refresco de grandes conjuntos de datos. La versión gratuita de BI viene con 1GB de almacenamiento de nube por usuario. La versión pagada, la cual cuesta actualmente 9,99 dólares mensuales por usuario, ofrece 10GB de almacenamiento y permite agregar conexiones a sus datos propios, crear y publicar paquetes de contenido organizacional, y colaborar a través de Office 365.

Ed Tittel, Kim Lindros, CIO (EE.UU.)