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Reportajes y análisis

TI se mueve desde SGA hacia COGS

[18/04/2016] Para cualquier persona en la industria de la tecnología, estos son los mejores y peores tiempos. Estamos en un período de tremenda innovación, pero también en uno de enorme recolocación, a causa de la agitación de la disrupción tecnológica.

He abordado el cambiante rol de TI en ese aspecto, tomando en cuenta cuatro principios clave que impulsarán el papel de las organizaciones de TI durante la próxima década:

  • El software se está comiendo el mundo.
  • El código abierto se está comiendo la industria de la tecnología.
  • Ninguna empresa es Netflix, ni nunca lo será.
  • Ayudar a las empresas a convertirse en empresas de software a través de la utilización del código abierto es la oportunidad de la próxima década.

Esta transición del papel de TI se puede resumir en esta frase: TI está cambiando de "ser soporte del negocio a "ser el negocio. Obviamente, esto impone un cambio tremendo sobre TI -desde la clase de aplicaciones que TI construye, hasta la forma en que son construidas, la gente y las habilidades utilizadas para construir y operarlas, e inclusive la clase de sociedades de negocio y de relaciones de clientes que las compañías tendrán a la larga.

Hay otro aspecto de este cambio de rol que debe ser abordado. Es uno que típicamente se considera como aburrido. Se le conoce con el nombre de contabilidad, o si se quiere, finanzas de TI. En pocas palabras, ¿cómo debería ser contabilizado el trabajo que hace TI en este nuevo mundo llamado "ser el negocio?.

Tradicionalmente, TI se ha agrupado en categorías de venta, gastos administrativos y generales (SGA). Estos son gastos inevitables necesarios para que una compañía funcione -considere el cliché (típicamente proclamado muy sonoramente por la gente de ventas) que "nada ocurre hasta que alguien vende algo.

A pesar de su requisito esencial, los costos SGA van en detrimento de la rentabilidad de la compañía. En consecuencia, la mayoría de firmas buscan exprimir los costos SGA, buscando formas de reducir la cantidad de dinero que se gasta ahí.

Quienes han trabajado en organizaciones de TI empresariales, ciertamente reconocen este fenómeno. El interminable recorte de presupuesto, tercerización, incapacidad para satisfacer las fuertes demandas salariales del talento -estos son signos familiares de una organización vista como un centro de costos que no entrega nada más que servicios commodity.

Así es la cosa: dado el cambiante rol de TI, el relego al árido clima de SGA ya no es necesario; la verdad, seguir viendo a TI como un centro de costos SGA tiene el riesgo de fallar en dar soporte a ese cambiante rol.

De hecho, en el mundo de la nube, TI está cambiando hacia un rol de COGS (costos de bienes vendidos), y es vital para entender por qué y cómo las organizaciones de TI -y los negocios- deberían responder.

Primero, y más obviamente, la funcionalidad de TI es ahora una parte esencial de la mayoría de productos y servicios. Eso significa que los costos son parte del costo general de un producto o servicio. Desde una perspectiva contable, es importante que los costos de productos/servicios sean asignados adecuadamente. Calcular la rentabilidad de un producto o servicio moderno mientras que se coloca sus costos de TI como SGA, sería como Ford calculando la rentabilidad de un auto sin asignar el costo de manufactura al costo total del producto.

Tenga en cuenta que es diferente que la interminable y tediosa discusión acerca de si los costos de computación en la nube son capex u opex. Ambos son típicamente asignados a TI en su ubicación tradicional de SGA, y afecta sobre todo si el costo de un período determinado, se paga con el presupuesto anual o de una depreciación de un activo del balance.

No, esta discusión es acerca de cómo contabilizar el uso de la tecnología cuando ese rol de la tecnología ha cambiado. Tratar los costos de TI de la manera en que se ha hecho en el pasado no refleja ese cambio de rol; peor aún, ocasiona señales incorrectas de cómo está operando el negocio que son transmitidas a la organización. Lo cual quiere decir que no colocar los costos de TI apropiadamente, significa que la rentabilidad del producto/servicio no puede ser calculada adecuadamente. Y ese es un gran problema para las empresas que se enfrentan a su futuro digital.

Veamos un ejemplo. Supongamos que una compañía desea desarrollar una vinculación más profunda con los miembros de una comunidad casualmente interesada, con el objetivo de crear un flujo de obtención de contactos. Así que crea un juego orientado a la marca y lo promociona en sus medios sociales, buscando conducir espectadores hacia el juego, lo cual eventualmente identifica a los espectadores que son buenos prospectos para el producto de la compañía.

La pregunta es ¿cuánto cuesta el juego por usuario (el costo de la obtención de contactos) versus el valor de un contacto (o, como muchas compañías ven las cosas, versus el valor en el tiempo de los clientes obtenidos por el juego)? Bueno, si el valor de obtener los contactos es 20 dólares, y el costo de cada contacto es de 10 dólares, es una buena gestión. Si, por otro lado, el costo de cada contacto es de 30 dólares, la iniciativa no vale la pena. Pero el punto es que resulta crítico saber el costo para evaluar si la iniciativa tiene sentido.

Y hoy, la mayoría de organizaciones de TI no pueden posiblemente entregar información para ayudar en esa evaluación. Obviamente eso debe cambiar.

¿Qué tienen que hacer las organizaciones de TI en el futuro no muy lejano para dar soporte a su rol COGS? Aquí hay unos cuantos elementos:

Entender los costos granulares de TI

Es sorprendente la forma tan pobre en que la mayoría de organizaciones de TI entienden sus costos. La mayoría de ellos tienen un sistema rudimentario de seguimiento de costos y poca gestión activa para asegurarse de la exactitud. Para ofrecer un ejemplo: Vi una presentación de alguien de una firma tecnológica grande que se estaba moviendo hacia una mejor forma de dar seguimiento a los costos y discutir el proceso mientras se desarrollaba. Como parte del ejercicio, la firma elaboró una encuesta de todos los servidores que corrían en su data center. Encontró cinco mil servidores (¡!) que no podían ser asignados a ningún grupo o aplicación. Y era una compañía de tecnología grande y líder. Imagine cuál es la situación en su organización de tamaño mediano.

La computación en la nube complica más las cosas, debido al uso de recursos facturado mensualmente. Esa no es la contabilidad básica con cuatro años de depreciación y la asignación de recuento; estos son pagos altamente dinámicos, que varían mensualmente.

Es crítico que las organizaciones de TI implementen seguimiento financiero sofisticado. De otra forma el ejercicio COGS seguirá siendo nada más que un salto de fe.

Asignación exacta de costos

Hace unos años estaba hablando a un grupo grande de ejecutivos de TI senior de finanzas. Pregunté cuántos cargaban costos en base al uso de recursos. Dos manos se levantaron. Para el resto, asumo que hacían una asignación bruta por período, en base a alguna métrica como la porción de la cantidad de miembros del departamento en comparación con el total de personal de la compañía. En otras palabras, para nada relacionado con el uso de recursos.

El mundo COGS necesita llevar la asignación de costos al siguiente nivel. Ser capaz de asignar costos granulares de acuerdo a grupos de usuarios, aplicaciones, e incluso individuos, es crítico para el futuro rol de las TI. Y explicar que su organización no es muy buena porque esto no era importante en el pasado, no lo solucionará. A nadie le importa. Es imperativo que los usuarios de los recursos sepan exactamente cuánto están usando y cuánto cuesta.

Analizar el uso y el gasto para reducir costos

Los dos primeros pasos delineados arriba ofrecen lo básico: cuánto cuestan las cosas. Pero es importante analizar qué se está utilizando para descubrir formas de ahorrar dinero; cuando TI es un bien COGS, todos los ahorros de costos mejoran la rentabilidad, lo cual en la mayoría de compañías es lo primordial en la organización.

Hoy, hay negocios que dan seguimiento al uso y costos de la nube, y ofrecen recomendaciones para mejorar la utilización de recursos. Pronto ofrecerán recomendaciones acerca de cuáles proveedores serían la mejor opción para determinada configuración de aplicación y carga de trabajo.

Estas herramientas constituyen importantes capacidades para el mundo COGS de TI. Y su uso tiene que ser consistente y constante, debido a que una funcionalidad de aplicación y las cargas varían con el tiempo. Considere esto: una evaluación de los costos de aplicación puede ser muy precisa cuando se genera inicialmente, pero se vuelve obsoleta cuando se agrega video a la aplicación. La aplicación puede ser más vinculante y generar ingresos adicionales (¡Genial!); pero, sin ser capaz de analizar el uso y el costo (de dar seguimiento a la aplicación), es imposible saber si se está perdiendo dinero (¡Mal!).

Francamente, si no está usando todavía esta clase de herramientas hoy, e impulsando a los fabricantes a extender su funcionalidad, está detrás de donde debería. Todos los elementos del negocio están cambiando a una vinculación digital, y no ser capaz de analizar el uso y los costos significa que está conduciendo a ciegas.

Pronóstico

El próximo paso en TI COGS sofisticada es predecir los costos antes del uso real, en lugar de conocer acerca de la asignación de ellos después que han ocurrido. La mayoría de herramientas descritas arriba ofrecen una planeación basada en escenario, el cual puede ser usado para estimar el potencial costo de aplicación. Sin embargo, el propósito principal es enfocarse en el lado de los costos en la balanza, y en realidad tampoco ofrecen la capacidad de pronosticar la facturación.

Ciertamente esto puede ser difícil, ya que la facturación puede ser en sí misma algo difícil de asignar concretamente; después de todo, el valor de un contacto es por sí mismo un estimado de la facturación que un contacto pueda generar.

Sin embargo, la estimación de costos sin un potencial definido significa menos información útil. Es importante que el lado positivo de la ecuación sea llenado de forma que el lado negativo pueda ser evaluado.

Un tema adicional con respecto a la predicción, es que es bastante difícil estimar el tráfico potencial de la aplicación, lo cual baja en cascada hasta el uso de recursos, lo cual puede variar de modo no lineal. Dicho de otra manera, dos veces el tráfico puede usar tres veces los recursos.

Esto hace que agregar simulación Monte Carlo a su esfuerzo de simulación sea una buena idea. Esta clase de simulación hace variar un ingreso en un rango, para ver cómo afecta la salida. En este caso, podría variar la carga de aplicación para ver cuál es, si acaso lo hay, el efecto sobre el uso total del recurso y, a la vez, en el costo total.

La predicción puede ser útil cuando se intenta predecir la estructura total COGS para una determinada iniciativa de negocios. Como he anotado, debería estar empleando una de las herramientas de análisis de uso y costo que están disponibles, y agregar la predicción a esto le dará la capacidad de hacer un mejor análisis económico de las nuevas iniciativas de negocio.

Colabore con los propietarios de negocios para co-diseñar productos y servicios

Toda la exposición anterior ha asumido el análisis de un determinado producto o servicio. En otras palabras, alguien ha imaginado un producto o servicio, y yo he provisto algunas recomendaciones de cómo trabajar en el aspecto COGS de TI.

La siguiente frontera es para que TI active el trabajo con los propietarios de negocios (por ejemplo, gerentes) para co-diseñar productos y servicios influenciados por TI. Hay una increíble profusión de capacidades de TI que llegan a buen término -piense en ML, IoT, y el compromiso social- y la mayoría de los representantes del lado de negocios no son plenamente conscientes de su funcionalidad o potencial. TI puede jugar un rol significativo al proporcionar una visión de las nuevas capacidades que pueden ser integradas en las nuevas ofertas de negocios.

Esto tiene el beneficio adicional de ayudar a conseguir el elemento COGS de aquellas ofertas, haciendo posible reducir costos o incrementar la rentabilidad en nuevas ofertas.

Al trabajar juntos, TI y los propietarios de negocios pueden visionar nuevas ofertas mejor de lo que cada uno podría hacer por su cuenta; más aún, pueden juntos mejorar la economía de las ofertas, haciendo posible para la organización en general servir de manera más eficiente al mercado.

Como he discutido en varias publicaciones recientes, el rol de TI es cambiar drásticamente. Es fácil tener miedo en un mundo en el cual muchas responsabilidades de TI están migrando hacia proveedores externos. Sin embargo, también es importante reconocer que muchas tendencias positivas están ocurriendo con respecto a TI también.

El cambio en el rol de TI desde SGA hacia COGS es una de tales tendencias. Salir de la cabina del SGA debería ser celebrado por todos los que trabajan en el campo. Cuando uno trabaja en el lado de la facturación de la casa, cualquier cosa que contribuya a mejores resultados financieros de seguro obtendrá financiamiento. Más aún, aquellos que participan en COGS inevitablemente ven incrementada su estatura organizacional.

Así que reconocer que el cambio en la economía de TI y en el re direccionamiento de los gastos de TI hacia COGS, debería ser celebrado por lo que es: un reconocimiento de que ahora vivimos en un creciente mundo digital entregado a través de los viejos agentes conocidos como TI.

Nombrado por Wired.com como una de las 10 personas más influyentes en la computación en nube, Bernard Gold trabaja como vicepresidente de estrategia de ActiveState Software, un proveedor independiente de CloudFoundry. Él es el autor de cuatro libros sobre virtualización y cloud computing, su libro más reciente es Amazon Web Services for Dummies.