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Reportajes y análisis

El ROI en la entrega de documentos electrónicos

La facturación electrónica puede ser sumamente sencilla

[24/07/2009] De Fairbanks a Phoenix, los empleados en las sucursales de North Coast Electric Co. están probablemente cantando alabanzas a Rick Bumpus en estos días, y con buenas razones. Bumpus, vicepresidente ejecutivo y gerente de operaciones del distribuidor de equipos eléctricos, ha encontrado una forma de ahorrarle a los empleados remotos el tedio de tener que imprimir manualmente y enviar miles de facturas cada día. Y, además, le está ahorrando dinero de su compañía.

Durante el proceso de moverse a un nuevo sistema de ERP, Eclipse -hecho por Activant Solutions Inc- hace unos años, Bumpus se enteró de una firma independiente que provee entrega de documentos electrónicos, una característica que Eclipse no tenía. A Bumpus le gustó el hecho de que Billtrust ofrecía un servicio hospedado que quitaría el fastidio del proceso de facturación para los 34 centros de servicio de North Coast Electric.
Originalmente, su intención era esperar hasta que Eclipse estuviera en su lugar por un tiempo, antes de implementar otro paquete de software, pero cambió de parecer cuando escuchó lo que Billtrust podía hacer.
La cuestión de cambiar nuestro proceso de facturación era tan imperiosa... que empezamos en vivo con Billtrust al mismo tiempo que empezamos con Eclipse, señala Bumpus, en Seattle. Ahora, en lugar de que la gente tenga que configurar procesos manuales y lidiar con papel, enviamos un archivo electrónico a Billtrust cada noche vía FTP, y luego ellos lo procesan de acuerdo a las reglas de negocio que nosotros predefinimos, y [las facturas] son enviadas por correo y ellos las manejan.
Cuando el usuario selecciona la opción de correo electrónico, el cliente recibe un correo electrónico cada vez que tiene una factura. Se adjunta un PDF; cada factura es una página separada de ese PDF. Si el cliente elige imprimir, cada factura aparece en una página separada.
Si los clientes escogen la opción Entrada de Factura, pueden ver las facturas en el sitio web. Ellos pueden escoger entonces pagar sus facturas en línea y dejarlas en almacenamiento en línea sin papel, o pueden imprimir su factura como un PDF. Para algunos servicios -incluyendo contratistas estimando paquetes o QuickBooks- los clientes pueden importar directamente las facturas a su software, esquivando por completo la impresión.
Cómo funciona
La entrega electrónica de documentos automatiza el envío de documentos de alto volumen tales como facturas, estados financieros, cartas y reportes, tomando un archivo de aplicación de negocios que ha sido etiquetado con direcciones individuales de correo electrónico, y enviándolo rápidamente de manera segura a múltiples recipientes, al mismo tiempo.
Tanto el modelo hospedado como los paquetes de software de entrega electrónica que se instalan en las computadoras de la empresa están experimentando un gran crecimiento, notablemente en firmas pequeñas a medianas, señala Jennifer Roth, un analista de pagos electrónicos de Tower Group en Needham, Massachussets. Los observadores de la industria dicen que la entrega de documentos electrónicos moderniza el proceso de facturación, reduce tareas manuales que consumen tiempo y ahorra a las compañías significativos costos postales y de papel.
Los negocios están buscando formas de quitar el papel del proceso, y poner las cosas en línea al tiempo que acatan los requerimientos regulatorios, dependiendo de la industria, señala Roth, quien ve el uso de la entrega de documentos electrónicos particularmente fuerte en las industrias de seguros y servicios públicos.
Ha llegado el momento de los documentos electrónicos, continúa Roth, dado el gran énfasis en compañías que se están volviendo verdes. Los negocios están tratando de hacer su parte, así que esa es otra razón por la cual podría no haber visto esto hace unos años; esto es parte de nuestra propia responsabilidad social.
Otra cosa que está impulsando su crecimiento, es que los proveedores de documentos electrónicos los están haciendo más fáciles, señala Sush Koka, un director de investigación en la firma de consultoría PayStream Advisors, Inc. en Charlotte, Carolina del Norte. Estos días, muchos fabricantes de documentos electrónicos están entregando servicios de valor añadido alrededor del reclutamiento de proveedores, indica Koka, en Houston. Por ejemplo, los proveedores como Xign, adquirida por J.P. Morgan, pueden revisar la lista de proveedores y compradores de una compañía, e identificar cuáles son buenos candidatos para documentos electrónicos. Luego, los proveedores pueden contactar a estas otras firmas en nombre de la compañía para educarlas sobre los beneficios y registrarlas para la entrega de documentos electrónicos, señala Koka.
Implementar o aumentar la factura electrónica fue identificada como la más alta prioridad para el 2009 para 48% de más de 300 profesionales financieros, de acuerdo a la Encuesta Adopción de Automatización en Imagen y Flujo de Trabajo de PayStream Advisors, conducida durante los últimos dos trimestres del 2008. Predeciblemente, más de la mitad de quienes respondieron, reportaron que ellos hoy en día reciben más de 80% de sus facturas en papel.
De un reporte temprano de PayStream: Nuestra investigación muestra que para el 2010, el número de facturas negocio-a-negocio (B2B, business-to-business) entregadas en los Estados Unidos en formato electrónico excederá el número de facturas de papel.
Un show de un solo hombre
Aunque la factura electrónica está entre las aplicaciones más populares para entrega electrónica, muchos productos y servicios también proveen la habilidad de enviar estados de cuenta financieros, reportes e historias de pagos.
Eso es lo que Brad Barron tenía en mente cuando estaba buscando alguna otra vía de entregar reportes financieros internos. Barron, coordinador de sistemas de farmacias en United Drugs de Bashas, una cadena regional de supermercados y farmacias de 75 años basada en Chandler, Arizona, es responsable de todos los reportes corporativos de las 64 farmacias de la compañía.
Soy algo parecido a un show de un solo hombre... y en tanto vamos creciendo, la tarea se vuelve más y más incómoda, anota Barron, quien administra el sistema usado para producir y facturar prescripciones. Barron estuvo gastando horas produciendo reportes y enviándolos por fax, o adjuntando PDF a correos electrónicos y enviándolos dos veces por semana.
Llegué al punto donde estaba enviando 600 reportes a la semana manualmente, y me estaba tomando literalmente de cuatro a cinco horas a la semana solo en el proceso de entrega.
Barron hace todos sus reportes financieros en un data warehouse, y luego mueve la información a Microsoft Access. La información incluye análisis de negocios, el número de las prescripciones que son llenadas y su valor de venta. Algunas tiendas reciben hasta 10 reportes diferentes de entre una y cuatro páginas cada uno, dos veces a la semana, señala. Mi principal interés no era desde un punto de vista corporativo ni por el ROI; era por mi tiempo, indica.
Hace como un año, mientras hacía una búsqueda en Internet, Barron encontró PDF-eXPLODE, un software que toma un archivo maestro PDF y los divide en partes individuales basadas en etiquetas escondidas en el documento original. Luego el software distribuye cada PDF vía correo electrónico o fax a los recipientes, preservando la apariencia original de los documentos.
Después de conducir una prueba, Barron adquirió PDF-eXPLODE, de United Data Strategies Inc., por 395 dólares; el proceso de configurarlo para la base de datos del Access tomó unos 30 días, indicó.
Barron ahora ahorra entre cuatro y cinco horas a la semana solo en el proceso de entrega del reporte, y dice que eso se traduce en ahorros de dos semanas de su tiempo al año. Adicionalmente, cuando estaba faxeando electrónicamente estos reportes... sé que fue un gran gasto de papel.
Él dice que fue muy fácil configurar las etiquetas electrónicas en una base de datos de reportes, y luego generar los reportes usando la función de imprimir. Solo voy y hago clic en imprimir, y el PDF actúa como una impresora en Windows. Arroja los reportes a un carrete de impresión y yo establezco direcciones de correo donde los reportes tienen que ir, y los envía.
Barron genera un reporte con la figura de venta individual de cada tienda, y el software envía la información apropiada a la tienda apropiada basado en las direcciones de correo que él ingresa. Toma un archivo PDF de 64 páginas y sabe a cuál tienda enviar cuál reporte, todo hecho de manera automática; todo lo que tengo que hacer es imprimir un reporte, señala.
Barron llama al software fenomenal, exactamente lo que estaba buscando. Constantemente lo estoy usando mientras expando mi rango de reportes... Me ahorra mucho tiempo y molestias.
Ahorros obtenidos inmediatamente
Feroz Merchhiya experimentó una situación similar a la de North Coast Electric cuando su sistema ERP Great Plains (ahora también llamado Microsoft Dynamics GP) no pudo enviar estados de cuenta financieros electrónicamente. Merchhiya, gerente de programas senior de Digital Insight (propiedad de Intuit), una empresa que provee banca en línea y productos relacionados para banca, señala que los clientes de su compañía tienen múltiples formas en las que quieren que se les envíe su factura, y cada vez que Digital Insight necesitaba generar una, se volvía un proceso embarazoso.
Un producto temprano de entrega electrónica que Digital Insight probó tenía problemas con escalabilidad, mantenimiento, soporte y finalmente rendimiento. Así que el grupo financiero lo abandonó y regresó a sus métodos manuales, señala Merchhiya.
Eventualmente, Merchhiya encontró PDFBlaster, de Data Fabrication Inc., y le gustó su simplicidad, facilidad de implementación y, sobre todo, la voluntad del fabricante de soportar el producto. Después de un extenso ciclo de pruebas, Digital Insight implementó el producto hace casi un año.
Aunque Merchhiya no quiso revelar cuánto pagó por PDFBlaster, él dice que básicamente ha cumplido nuestra expectativa en términos de ROI, y Digital Insight ha ahorrado 484 mil dólares en el primer año. En el primer mes solamente, señala, la compañía vio un ahorro inmediato de 40 mil dólares.
Digital Insight también redujo los días de cuentas por cobrar (DSO, por sus siglas en inglés) en diez días, en términos de producir y enviar por correo facturas. DSO mide el número promedio de días que una compañía toma en recolectar sus ganancias después de que se ha hecho una venta. Esto es relevante, porque cuanto más rápido pueda una compañía volver sus ventas en dinero efectivo, más pronto podrá reinvertir el dinero y hacer más ventas.
Cuando estás buscando reducir el tiempo entre cuando se factura al cliente y cuando se recibe el pago, cuanto más pronto alcance sus libros, mejor, señala Merchhiya, en Westlake Village, California. Él dice que su compañía envía dos mil o más facturas al mes, y en la primera fase ya ha reducido la cantidad de papel generada en 40%, lo cual satisface los muy agresivos objetivos corporativos de responsabilidad social de Intuit. Digital Insight también ha ahorrado 24 horas de trabajo al mes al eliminar los esfuerzos manuales involucrados en generar y transmitir las facturas.
Escoges una función de imprimir que va hacia la cola del PDFBlaster, y estableces tu método de entrega preferido, como fax o correo electrónico, señala. Los usuarios también pueden programar la fecha y la hora en que se va la factura.
Bumpus de North Coast Electric también encontró que el proceso de pago se había acortado, gracias a la habilidad de tener las facturas en las manos del cliente un día antes que si hubieran sido directamente enviadas por correo desde los centros de servicio individuales. Él dice que Billtrust atribuye eso a su amarre con el correo de otras compañías, que sale más rápidamente por la oficina postal.
Sin embargo, Bumpus señala que el hecho de que las facturas lleguen antes no necesariamente se traduce en que a su compañía le paguen antes, especialmente desde que sus términos no han cambiado. Eso sí, dice que a los clientes les gusta tener sus facturas más rápido, para que ellos también puedan cobrarle antes a sus propios clientes.
North Coast envía algo así como 300 a 400 facturas al día, y Billtrust le cobra a North Coast por factura electrónica. Las tasas exactas varían por volumen, pero Bumpus señala que ellos cobran por sobre. Así que si hay una factura, cuesta lo mismo que si tenemos tres facturas en el sobre. Como resultado, North Coast está ahorrando un 75% en costos de correo.
No hago un ROI detallado. Fue muy sencillo para mí; lo que más va a costar es el franqueo, señala Bumpus, porque Billtrust le da descuentos de volumen por la forma en que son capaces de separar las facturas entre múltiples clientes.
Enviar documentos financieros electrónicamente ayuda a quitar la fricción de la cadena de suministro, señala Bumpus. Eso es realmente en lo que estamos trabajando.
Por Esther Shein, Computerworld (US)