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8 maneras de aprovechar al máximo su sistema ERP

Elección de un ERP

[16/05/2016] La implementación de un sistema ERP es una proposición cara, que puede llegar a costar millones de dólares (con las licencias de software, cosultoría, costos de integración, capacitaciones y actualizaciones) y demorar meses, incluso años, en desarrollar completamente. Y, según un reporte llevado a cabo por Panorama Consulting, uno de cada cinco proyectos de implementación de ERP (21%) terminan fracasando. 

Por lo tanto, ¿qué pasos podemos seguir para reducir las probabilidades de que nuestro proyecto de ERP fracase? Aquí mostramos ocho sugerencias de expertos en ERP, integradores de sistemas y directores de proyectos que han implementado de manera exitosa un sistema de software ERP. 

1. Elegir una solución de ERP que se adapte a sus necesidades empresariales (y requerimientos industriales).

"Debido a que es una inversión mayor de tiempo y dinero, asegúrese de crear una lista comprensiva de requerimientos, con aportes de múltiples partes interesadas clave", señala Sumanth Dama, CTO en CuroGens, un integrador de sistemas.

"Defina las necesidades básicas de su empresa", anota Evert Bos, arquitecto de soluciones de Sikich, una firma de servicios profesionales. "Los requisitos de su sistema deberían ser una corta lista de cosas funcionales y operativas imprescindibles, y una lista igualmente breve de requisitos estratégicos clave que apoyen su crecimiento futuro. Una lista bien definida de requerimientos dará lugar a un proceso de aplicación más transparente, y a un sistema ERP con un costo total de propiedad más bajo".

"Considere seriamente cómo [el sistema] se ajustaría a su actual infraestructura de TI", añade Dama. Y "asegúrese de que ERP que selecciona pueda soportar los requisitos reglamentarios de su negocio -y si tendrá que pagar una gran cantidad de dinero para las personalizaciones. No solamente por el precio o el proveedor".

2. Revise el costo total de propiedad (TCO)

"Mi mejor consejo para una organización consciente de los costos que está decidiéndose por un sistema ERP, es mirar realmente un costo total de propiedad", anota David Valade, vicepresidente de operaciones en Alta Vista Technology. "Sí, el software en sí cuesta dinero, pero a medida que compare los costos para diferentes soluciones no se olvide del hardware, la consultoría en dólares para la implementación, los recursos internos para mantener el software, y los futuros costos de actualizaciones que trae consigo. Conozco a una compañía que duplicó el tamaño de su departamento de TI para mantener una solución ERP que en un principio parecía una oportunidad".

3. Trate a los proveedores/socios de integración con cuidado

"Elegir el proveedor adecuado es una parte importante del proceso", señala Dama. "Asegúrese de que el vendedor ha hecho su tarea y puede realizar el trabajo según sus especificaciones. Asegúrese, también, de que estén preparados para dar estimaciones específicas en relación con el TCO y el ROI que se puede esperar para su negocio y en qué período de tiempo", añade. "Discuta en detalle el presupuesto y el tiempo de terminación del proyecto, y exija referencias de otras organizaciones que los han contratado. Además, cerciórese de que tengan la experiencia con respecto a su industria específica".

"Al embarcarse en una implementación de ERP, es esencial para su software y proveedor de servicios conocer su negocio", anota Paul Magel, presidente de la división de aplicaciones empresariales y outsourcing de tecnología, CGS. "Cada industria tiene sus propios requisitos, desde la terminología hasta una funcionalidad específica. Un ERP de tamaño único lo dejará con muchas brechas y en necesidad de muchas personalizaciones", añade. "Si se encuentra en una vertical especializada, tal como el calzado; o es un fabricante de ropa conocida, asegúrese de que su proveedor sea un experto en la industria".

4. Asegúrese de que la alta dirección se encuentra a bordo

"Un indicador clave de cómo su aplicación ERP se desenvolverá, es la implicación de la alta dirección", comenta Kirk Heminger, gerente de marketing en Penta Technologies. "La alta dirección no tiene que estar integralmente involucrada en cada paso del proceso de aplicación. Sin embargo, la participación del personal directivo superior y el respaldo en la priorización del proyecto, en el establecimiento de la dirección, la asignación de recursos y la facilitación de la comunicación, puede ser el único factor de éxito más importante en cualquier proceso de implementación".

"Es indispensable que el equipo encargado de la elección de un nuevo sistema ERP colabore con el equipo de alta dirección o un miembro de la C-suite, donde un individuo del equipo ejecutivo puede servir como el patrocinador y campeón interno del proyecto para agilizar las aprobaciones y romper los silos internos", anota Rick Hymer, vicepresidente del líder norteamericano de la línea de servicio y soluciones empaquetadas, Capgemini.

5. Desarrolle un plan de trabajo

"Un plan no solo garantiza un proceso fácil, también muestra a los sectores financieros interesados cuándo la aplicación se iniciará, el costo y cuándo pueden esperar empezar a ver los beneficios", señala Ramesh Iyanswamy, jefe global de SAP HANA, Tata Consultancy Services. "Los itinerarios ayudan a gestionar los grandes y complejos procesos de transformación, de tecnología y negocios, en una serie de fases bien definidas, y ayudan a tomar el control de la planificación de costos. Use el plan de trabajo para enfrentar el despliegue durante un período de go live más corto, extendiendo el costo a través de los años".

"Es muy importante establecer una huella bien definida para su implementación de ERP", anota Bos. "Defina las áreas funcionales de su organización que serán afectadas y no afectadas por el sistema ERP. Para las zonas afectadas de la organización, detalle la funcionalidad del ERP que se desplegará, y el caso de negocio para mejoras esperadas", sugiere. "Una vez completado esto, es fundamental ejercer un fuerte control sobre el alcance del proyecto. El cambio del ámbito de un sistema ERP debe ser un proceso difícil".

"La elaboración de un plan de trabajo detallado que describa las medidas que el negocio tiene que tomar antes de la transición al nuevo sistema, ayudará a identificar posibles ramificaciones e identificar maneras para mitigar esos pequeños obstáculos desde el principio", añade Hymer.

6. Establezca un equipo multi funcional para supervisar la implementación

Para ayudar a facilitar este proceso, las empresas deberían establecer un equipo de implementación interdepartamental. "Este equipo debe estar compuesto de individuos de los diferentes departamentos, tales como contabilidad, operaciones, tecnología de la información, nómina, recursos humanos, compras, servicio e inventario", señala Heminger. "El equipo necesita autoridad para la toma de decisiones, y una vía de escalamiento clara cuando se enfrentan a decisiones más allá de su autoridad".

"Con la construcción de un equipo multifuncional, las empresas no solo mejoran la probabilidad de que se abordan todas las áreas de la empresa, sino que también ayudan a crear un reconocimiento que puede conducir el éxito del proyecto en general", añade Christine Hansen, gerente senior de marketing de producto, Epicor Software Corporation. "Todos los equipos multifuncionales deberían incluir ciertas funciones clave de la organización, tales como la gestión de proyectos, TI y la gestión ejecutiva".

7. Implemente ERP un módulo a la vez (no todos de una)

"Por ejemplo, ejecute sus aplicaciones de contabilidad primero, como el libro mayor, cuentas por pagar y cuentas por cobrar", señala Allan Alutalu, un jefe de proyecto para Fujitsu Consulting. "Una vez que los módulos están en marcha, ponga en práctica sus otros módulos, como recursos humanos y nómina. Luego, implemente los módulos satélites y otros complementos. Muchas organizaciones han fracasado en sus implementaciones de ERP mediante el uso del enfoque de big bang, tratando de convertir todos sus sistemas en ERP a la vez -un costoso y gran error".

8. No escatime en la capacitación

"El elemento más crítico de una implementación de ERP es la gente", señala Curtis Thornhill, CEO de Apt Marketing Solutions. "Cree un plan completo para capacitar y contar con los accionistas. Garantizar que los recursos de implementación permanezcan asignados para las primeras seis semanas es esencial para respaldar a los end-users, gestionar las solicitudes de cambio y abordar los puntos de falla. El apoyo apreciable es el factor más importante para garantizar la adopción exitosa de un nuevo sistema ERP".

"Invierta de manera sólida en la preparación", anota Hansen. "Este es otro elemento clave para las implementaciones de ERP con éxito, y no debe ser pasado por alto. Si los empleados no son capacitados lo suficiente, a menudo no llegarán a aprovechar al máximo las herramientas que se les han dado, y pueden llegar a frustrarse, abandonando el sistema y recurriendo a soluciones manuales que drenan tiempo y recursos y crean islas de información", explica. Por lo tanto, es importante crear "un programa de formación que se ajuste a la función de cada usuario de la empresa, con objetivos y resultados específicos definidos".

Jennifer Lonoff Schiff, CIO