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El ERP empresarial llega a la nube

[23/05/2016] Mientras que los negocios pequeños y medianos han comenzado la migración de sus aplicaciones ERP a la nube, las corporaciones se han quedado atrás.

Y existe una muy buena razón por la que éstas no se sumergen el ERP en modo SaaS: es difícil.

Los sistemas ERP en las grandes empresas son muy amplios, complicados, y están profundamente arraigados a la infraestructura de una organización. El ERP es tan integral para una organización, que el tiempo, los gastos y la interrupción que un traslado hacia la nube podría implicar, han desanimado a los administradores de TI.

Pero eso está comenzando a cambiar.

Como indica un reciente informe de Forrester Research, "mientras que miles de compañías pequeñas y medianas ya han adoptado los sistemas ERP en modo SaaS, las corporaciones están en las primeras etapas de adopción. Varios proveedores líderes de software están invirtiendo agresivamente en las capacidades de su ERP en SaaS, que serán de interés para las empresas multinacionales a medida que la demanda del cliente se acelere".

El informe se basa en una encuesta de 770 tomadores de decisiones norteamericanos y europeos. En el 2012, el 12% ya había reemplazado o planeaba reemplazar dentro de dos años su ERP tradicional por un ERP SaaS. En el 2014, el número aumentó a 35%.

"El ERP ha visto un importante nivel de adopción, pero definitivamente mucho menor que en aplicaciones orientadas al cliente como el CRM, así como otras áreas -adquisiciones y recursos humanos. La amplitud funcional del ERP no ha sido replicada totalmente en las soluciones nativas SaaS, solo existe en soluciones maduras ERP on-premise. Además, la capacidad de soportar escenarios específicos de la industria, y requisitos específicos de la gran empresa, requiere de un alto grado de configuración y extensibilidad de la plataforma SaaS, en lugar de personalización. Esto está empezando a materializarse", señala Paul Hamerman, vicepresidente y analista principal de Forrester.

Mientras que el número de pequeñas y medianas empresas (SMB, por sus siglas en inglés) que trasladan el software ERP a la nube es mayor que el número de corporaciones que lo hacen, las cifras de estas últimas están en una trayectoria ascendente, anota Robert Anderson, vicepresidente de Gartner.

"La cifra del 30% para el 2018 en todas las grandes empresas sigue siendo válida. Si nos fijamos en el segmento de SMB únicamente, podría llegar a ser de 40% o más, teniendo en cuenta a aquellos que trasladarán las soluciones ERP actualmente locales, a la nube; y toda una nueva generación de empresas centradas en servicios que adoptará el ERP luego de nunca haberlo experimentado. Para el 2020, el 50% de SMBs en el sector de los servicios debería estar adoptando alguna forma de aplicaciones ERP en la nube", anota.

Para las SMBs, según Aberdeen Group, la reducción de costos, así como una mayor escalabilidad, flexibilidad y facilidad de uso, han estimulado el despliegue a la nube. En una encuesta, Aberdeen encontró que las medianas empresas cuentan con más del doble de probabilidades de tener soluciones ERP en la nube que las heredadas. Aberdeen dice que aquellos que han movido el ERP a la nube han visto ventajas significativas, incluyendo: mejoras de 1,9 veces en la rentabilidad en los últimos 24 meses; mejoras de 3,2 veces en el tiempo de la toma de decisiones en el último año; mejoras de 1,8 veces en la duración del ciclo de procesos clave del negocio durante el año pasado; 33% de mejoría en entregas completas y a tiempo; y dos veces mejor en el cumplimiento del horario interno.

¿Las grandes empresas alcanzarán esos números?

"Las grandes organizaciones también experimentaran mejoras, pero no tan buenas como éstas", anota Nick Castellina, director de investigación de Aberdeen. "Eso es porque son implementaciones grandes, de varios niveles. La razón por la que ha tomado más tiempo mover un ERP a la nube es porque es una aplicación más robusta, y más integral para la operación del día a día de la organización; así que hacer esos cambios, tarda más".

De acuerdo con Anderson, de Gartner, hay varias razones por las que la TI empresarial se demore más en trasladar su ERP a la nube. "Las preocupaciones iniciales acerca de cómo mover las 'joyas de la corona' o 'apostar sus aplicaciones de negocio' fuera del establecimiento se basaron en la seguridad, entre una serie de otras cosas".

Además, se podría tardar literalmente años en mover grandes y complejos códigos base, que se encuentran en las instalaciones, a la nube. Y algunos proveedores de ERP en la nube requieren casi reescrituras completas de la aplicación.

Anderson atribuye el reciente brote de crecimiento hacia el ERP basado en la nube a los avances en varias tecnologías, incluyendo la rápida evolución de las tecnologías instrumentales, además de base de datos en memoria, movilidad, herramientas sociales y de colaboración, análisis integrados y experiencias de usuario como consumidores; todo como parte de los últimos sistemas ERP. Él lo llama el ERP "post-moderno".

"En cierto sentido, 'el sol, las estrellas y la luna' tuvieron que alinearse, y ese fue el punto de inflexión real", anota.

Se requiere paciencia

En City Harvest, que recoge y distribuye alimentos a una red de programas comunitarios de alimentos en la ciudad de Nueva York, el director de TI, James Safanov, señala, "en general, el ERP está tardando más en trasladarse a la nube debido al número de partes interesadas que las empresas tienen. Si se tratara de características fuera de lo establecido, sería más fácil. Más personas necesitan decir cuándo se mudan, en toda la organización", anota.

En las organizaciones que han pasado su software ERP a la nube, muchos administradores de TI reportan que se hizo principalmente para simplificar las operaciones de TI. En Harvest City, por ejemplo, Safanov quería cuentas de inicio de sesión únicas, parte de la plataforma Azure.

"Nuestro software de asignación y el de entrega son hospedados. Evaluamos cada producto, y donde tiene sentido que se mueva, lo movemos. Trasladamos aplicaciones a donde podemos, sin dejar de concentrarnos en nuestra misión. Esto significa que no tenemos que invertir en adquisiciones de capital. Por ejemplo, no queremos administrar Exchange Server en las instalaciones, así que lo cambiamos a la nube. Ahora, tenemos Office 365 con Exchange Server y SharePoint, Dynamics GP, y los servicios de Azure", añade.

En SFX Entertainment, una productora de eventos en vivo, contenido multimedia y de entretenimiento, una combinación de adquisiciones y aversión a la gestión de su infraestructura de TI interna, resultó en un traslado hacia la nube.

"No queremos necesitar de 100 personas para proporcionar servicios que no son ni básicos ni críticos. En segundo lugar, hemos adquirido más de 20 empresas en los últimos dos años; así que, además de nuestros 625 empleados, tenemos 100 filiales y de 30 a 40 marcas. Queríamos un sistema que pudiera ser ágil, y que no tomase el ancho de banda de las personas en las operaciones. Teniendo varias líneas de negocio que se cruzan, necesitábamos la flexibilidad para tomar todas nuestras compañías y lograr una línea de base estándar ", anota Madhu Madhavan, vicepresidente de Sistemas Financieros y Tecnología en SFX Entertainment.

"En el 2013 estábamos creciendo rápidamente, y en algunos corredores no anticipados. Elegimos NetSuite para poder migrar de 15 sistemas diferentes, algunos de los cuales estaban en las instalaciones. Estos incluyen la contabilidad en múltiples aplicaciones, la presentación de informes con una combinación de aplicaciones locales y SAP", añade.

Shaw Industries, un fabricante de pisos de cinco mil millones de dólares, es un buen ejemplo de una compañía global con una infraestructura de TI en expansión. Una reciente expansión en China proporcionó la oportunidad de utilizar SaaS para evitar la necesidad de tener un ERP en las instalaciones. En el transcurso de 25 años, el personal de TI construyó un sistema integrado, pero el idioma chino y la moneda requirieron una personalización masiva, señala Randy McKaig, vicepresidente y CIO de Servicios de Información.

"Hace tres años, Oracle y SAP no eran verdaderas soluciones SaaS. Necesitábamos soporte para el idioma global, y no queríamos añadir software y personal de TI en todos lados. Nuestros paquetes son personalizados, y necesitamos integración completa. NetSuite garantizaba que los enlaces no se iban a perder o romper durante las actualizaciones, y nosotros tenemos la flexibilidad para ir a cualquier parte del mundo. Por la forma en que lo han diseñado y estructurado, si añadimos la personalización a su motor, al núcleo lógico, tienen que configurarse desde el principio como un verdadero SaaS", añade.

Cualquier despliegue en la nube cuesta dinero, pero como con las demás aplicaciones trasladadas a la nube, a largo plazo, las organizaciones salieron adelante.

"Costó dinero migrar a la nube, y en el largo plazo, una empresa eventualmente podría pagar tanto como si hubiese comprado una solución in situ. Dicho esto, la capacidad de extender esos pagos de manera predecible; de liberarse ellos mismos y a su personal de trabas de TI para centrarse en sus cambiantes requerimientos de negocio; y de tener una experiencia de ERP potenciada que no se encarga solamente de las transacciones comerciales, sino que en realidad ayuda a más usuarios a tomar mejores decisiones en cada etapa, por lo general proporciona un gran impulso. Incluso, si el costo a largo plazo entre los dos métodos de implementación se anula, los beneficios que el negocio habrá adquirido valdrán la pena", señala Anderson de Gartner.

En SFX Entertainment, no solo los costos se han reducido, el personal de TI ha encontrado que el ERP en la nube de NetSuite es más fácil de aprender y usar, y eso ha hecho a los empleados más felices.

"El verdadero costo de propiedad es comparable on premise vs NetSuite. Estamos creciendo rápidamente, y el costo de la integración de las operaciones a través de estos sistemas, y en un grupo de instalaciones, y qué tan rápido se puede hacer, fue impactante. El costo de la implementación de estos sistemas es el 33% de lo que habría costado. También hemos visto una gran reducción en la curva de aprendizaje, un despliegue rápido, y ha sido muy importante para la moral. En efecto, están todos en la misma mesa. Ellos no están obteniendo información de todos estos diferentes sistemas. Eso es bastante, pues les permite entrar, y muy rápido", anota Madhavan de SFX.

Una vez que el ERP se mueve a la nube, una organización conseguirá los mismos beneficios que con cualquier otra aplicación, sobre todo la descarga de trabajo que hubiese sido realizado por el personal de TI.

"El ERP en la nube va a reducir significativamente el nivel de soporte interno de TI requerido, ya que, en efecto, se está externalizando la infraestructura, hosting, y la actualización de software hacia el proveedor de software. El impacto del costo es una cuestión que debe evaluarse caso por caso, en función de lo que está siendo reemplazado, los volúmenes de actividad, etc. Mi experiencia es que el ERP SaaS no es necesariamente un camino para bajar los costos, a menudo tiene otros importantes beneficios en flexibilidad y sostenibilidad", señala Hamerman de Forrester.

"El poder del ERP aumenta exponencialmente cuando los procesos complejos que solían necesitar 12 pantallas se reducen a una o dos pantallas intuitivas, muy visuales y con roles específicos. Así que lo siguiente es que más gente en el negocio se ponga en contacto con el sistema, haciendo que el negocio global sea más eficiente y eficaz. Del mismo modo, la potencia aumenta aún más cuando se puede interactuar con el ERP desde cualquier lugar de una manera simplificada, ya sea en un smartphone, tableta o laptop. Se comienza a añadir otros elementos como el tiempo real, análisis integrado consciente al contexto para el soporte de decisiones mejorado, y herramientas sociales para la colaboración interna y externa, y la totalidad de los cambios de propuestas de valor del ERP", señala Anderson de Gartner.

"Para nosotros, el traslado no se trató tanto sobre la rentabilidad, sino sobre la eficiencia. Es más rápido, nuestro personal puede asignar los alimentos de forma rápida y más eficiente. Tenemos menos residuos. Pasamos de un 1,9% -de por sí bajo- a un 1,2%. Un incremento del 15,8% en entregas a tiempo", indica Safanov de City Harvest.