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Gestión de activos de hardware

Las mejores prácticas

[21/06/2016] Varias tendencias están atrayendo cada vez más la atención a la gestión de activos de hardware, lo que plantea la pregunta: ¿Sabe dónde están sus equipos?

Esta simple pregunta está en el corazón de una gestión eficaz de activos de hardware. La creciente popularidad de los servicios de la nube oscurece la realidad de que la tecnología está, en última instancia, compuesta por equipos físicos. Como Andrew Blum explicó en libro del 2012 Tubos, un viaje hacia el centro de Internet, Internet depende de la infraestructura física. ¿Qué significa esta realidad para los administradores de TI de hoy en día?

Varias tendencias están atrayendo cada vez más la atención a la gestión de activos de hardware. Las amenazas de seguridad siguen siendo un riesgo significativo para muchas industrias; sin embargo, la seguridad física deja mucho que desear en los centros de datos y otras instalaciones. En segundo lugar, los ejecutivos y directores corporativos están buscando una mayor claridad en cuanto al gasto en tecnología, que incluye el gasto en hardware. El cumplimiento de los requisitos de auditoría y la demostración de una supervisión eficaz son dos razones más para adoptar un programa estructurado de gestión de hardware empresarial.

La alineación con las mejores prácticas: estándares ISO

La gestión de activos de TI ya no es un proceso donde 'todo vale'. "La norma ISO 19770, aplicable inicialmente al software, se amplió a todos los activos de TI en 2015", señala Sherry Irwin, presidente de Gestión de Activos Tecnológicos, una empresa de consultoría con sede en Mississauga, Ontario. "Muchas organizaciones centran su estrategia de hardware en la fiabilidad y posesión de equipos de backup".

Analytics es una opción sin explorar para mejorar la gestión de activos de hardware. "No veo que muchas organizaciones tengan una analítica a nivel de empresa en su hardware, y los datos proporcionados por diferentes fabricantes de hardware hacen que sea un reto", añade Irwin. La aplicación de analytics de TI para la gestión de activos es una excelente manera de demostrar su liderazgo.

Software para gestionar los activos de hardware

Muchas organizaciones siguen dependiendo de las hojas de cálculo para gestionar sus activos tecnológicos, por lo que los líderes de TI tienen la oportunidad de mejorar el proceso mediante el uso de herramientas profesionales. La mayoría de las principales herramientas de gestión de activos en el mercado tienen la capacidad de administrar los activos de software y hardware. Según Capterra, un servicio que califica el software empresarial, los cinco principales proveedores de software de gestión de activos de TI son SolarWinds, ManageEngine, Oracle, CA Technologies e IBM Tivoli.

TI Asset Manager de CA se ha convertido rápidamente en uno de los productos más populares en el mercado. Se ocupa de los activos de software y hardware, y CA dice que ha obtenido importantes beneficios por usar el producto internamente. Según un informe de agosto del 2015, CA ahorró 23 millones de dólares en activos de TI durante un período de siete años.

Antes de empezar a usar Asset Manager, la compañía experimentó varios problemas de gestión de activos de hardware -por ejemplo, se compraron nuevos activos a pesar de que aquellos existentes no se habían utilizado por completo. Además, muchos departamentos mantuvieron sus propios procesos de seguimiento de activos de hardware, lo que causó ineficiencias en el ámbito empresarial.

Ahora, CA gestiona un inventario de más de 130 mil artículos, incluyendo los equipos de red, computadoras de escritorio, servidores y periféricos. "También hemos realizado grandes progresos en la optimización de los activos del centro de datos", anota Mike Avenel, gerente de producto de CA para IT Asset Manager. "En general, hemos tenido éxito en la reducción del número de dispositivos en nuestra organización".

Reconociendo la oportunidad, una serie de otros proveedores han entrado al mercado de gestión de activos de TI. En la actualidad, muchos de los productos líderes hacen hincapié en la gestión de licencias de software y activos relacionados. Pero la selección de un sistema de gestión de activos es solo una parte de la solución. El deseo de establecer un programa de gestión de activos en toda la empresa es esencial si se quiere obtener los mejores resultados.

Varias tendencias están transformando la administración de hardware en un problema especialmente difícil. "La consumerización de TI y el creciente uso de dispositivos móviles, como smartphones y tabletas, plantean desafíos para la gestión eficaz de hardware", anota Avenel. "Los dispositivos estáticos, tales como computadoras de escritorio, están relativamente bien comprendidas en empresas con una administración de hardware madura. Sin embargo, el uso de dispositivos que no son de la empresa, y la tendencia 'traiga su propio dispositivo' (BYOD, por sus siglas en inglés) todavía son relativamente nuevas".

Beneficios ambientales y ahorro de costos

La optimización de la gestión de hardware ofrece varios beneficios. Por ejemplo, "algunas organizaciones se centran en los beneficios ambientales de la gestión del hardware para reducir el desperdicio", observa Avenel. Los desechos electrónicos son una preocupación importante para los gobiernos y las empresas. En Australia, por ejemplo, hay más de 25 millones de teléfonos móviles en desuso, según MobileMuster, un programa de reciclaje de teléfonos móviles sin fines de lucro apoyado por la industria de telefonía móvil de Australia.

Dado que los teléfonos móviles implican materias primas difíciles de obtener, tales como minerales de tierras raras, hay razones para fomentar el reciclaje. De acuerdo con la iniciativa STEP (Solving the E-Waste Problem) de la ONU, más de 70 millones de toneladas de desechos electrónicos se produjeron en 2015. Varias grandes empresas, como Dell y Microsoft, actualmente ejecutan programas para tratar el problema.

Otro de los beneficios de la gestión eficaz de los activos de hardware es que puede ayudar a las empresas a ahorrar dinero permitiéndoles obtener el máximo provecho de sus activos de TI existentes.

"El punto de partida para un programa efectivo es crear un inventario de todos los activos de TI", señala Avenel. "A continuación, se requieren datos adicionales para entender esos activos -como garantías, estado de mantenimiento e información financiera", añade. Armados con un inventario y toda la información relevante, los administradores estarán mejor informados cuando se trate de tomar decisiones de adquisición de TI. Sin embargo, las grandes organizaciones se enfrentan a desafíos especiales. "Si está dirigiendo una organización multinacional, puede haber consecuencias fiscales en la transferencia de los activos de TI del país A al país B, por lo que es importante investigar ese aspecto antes de continuar", advierte Avenel.

La diferencia entre el éxito y el fracaso

Varios factores contribuyen al éxito de un programa de gestión de activos de hardware, y el elemento más importante podría ser convencer a los ejecutivos.

"El patrocinio ejecutivo efectivo es esencial, pues este esfuerzo requiere cambios en los procesos y educación interna", anota Avenel. "El proceso de planificación comienza con la construcción de un modelo de negocio integral [para la gestión de activos de TI]. Eso incluye la gestión de cuestiones de riesgo operacional y cumplimiento. Además, es probable que el modelo de negocio muestre que [la gestión de activos] mejora la agilidad del negocio, ya que la administración estará mejor informada. "Por ejemplo, una organización puede dedicar más recursos a la innovación, si se ahorró dinero en actualizaciones de hardware con un programa efectivo de gestión de activos.

Sin embargo, como muestra la experiencia de CA, obtener beneficios de la gestión de activos de hardware demora. "Incluso si todo está configurado correctamente, aun existe potencial para fallar porque la administración puede no proporcionar suficientes recursos. La gestión de activos es un viaje que tiene que ser respaldado", anota Avenel. "Los procesos de gestión de activos de TI generan grandes cantidades de datos, y se necesita tiempo para organizar la información y encontrar ideas". Una vez que esas ideas están claras, los líderes de TI deben colaborar con sus pares de finanzas y adquisiciones para tomar mejores decisiones. Sin una visión empresarial, los proyectos y tecnologías de gestión de activos de TI crearán un valor limitado.