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¿Qué hay de nuevo en SharePoint 2016?

SharePoint 2016

[24/06/2016] La comunidad de SharePoint ha reaccionado con entusiasmo al itinerario de Microsoft para SharePoint 2016, a pesar de que gran parte es familiar para todo aquel que lleve un tiempo usando SharePoint. De hecho, es tan confusamente familiar, que puede encontrarse preguntándose si eso no es lo que SharePoint ya hizo o qué es lo que estaba tratando de hacer.

¿Qué hay de nuevo en SharePoint 2016

En SharePoint 2016, hay una forma directa de crear nuevos sitios y escoger si son team sites para compartir documentos o un sitio de Intranet para publicar información. También puede elegir quién es miembro y señalar de inmediato si el sitio es para documentos estándar o información más confidencial.

Hay aplicaciones móviles para iOS y (más adelante en el 2016) Android y Windows, que muestra los sitios en los que uno es miembro, las listas de SharePoint (que muchos clientes han utilizado para construir aplicaciones personalizadas basadas en SharePoint), y lo que otras personas han estado haciendo en esos sitios. Eso es un gran paso respecto a trabajar con SharePoint en un navegador móvil o necesitar una aplicación de terceros.

En el evento de SharePoint, Adam Harmetz de Microsoft dijo que las nuevas aplicaciones móviles colocan una Intranet en su bolsillo. "Cuando se busca a alguien, se puede ver con quién trabaja, cuál es su estructura informativa, con quién interactúa y con qué documentos está trabajando". Las aplicaciones funcionarán con SharePoint 2013, así como 2016, con sitios en sus propios servidores y Office 365.

La creación de team sites pronto creará, de manera automática, un grupo en Office 365. Es lo lógico, pues hacer un grupo ya crea un bloc de notas de OneNote, una biblioteca de documentos y las otras cosas que componen un team site -y todas se muestran en una interfaz limpia y sencilla. Los grupos son una idea bastante nueva, pero se sienten mucho como el antiguo y ad hoc SharePoint orientado hacia los usuarios.

Las aplicaciones móviles de SharePoint rescatan el nuevo diseño pulcro para los sitios de SharePoint.
SharePoint 2016

Habrá nuevas herramientas en la página de publicación que permitirán escribir directamente en los marcadores de posición en la página web, y hacer clic para dar formato al texto o insertar imágenes, clips de video y documentos. Es una experiencia de creación sencilla y visual que produce páginas receptivas que se exhiben muy bien en tabletas y smartphones (algo que consideramos esencial en el 2016).

Microsoft también hizo algunas mejoras muy necesarias en analytics. Además de los nuevos informes de inquilinos en Office 365, que cubren estadísticas como cuántas reuniones de Skype, mensajes de Yammer, intercambio de correos electrónicos y activaciones de Office han tenido lugar; habrá análisis de sitio, como cuántas personas han mirado sitios y documentos específicos, entre ellos sus propios servidores. También hay una vista rápida de la actividad en un documento que se puede ver en el interior de la biblioteca de documentos, que debería facilitar encontrar los documentos en los que los colegas están trabajando.

SharePoint 2016 también elimina algunas molestias clásicas como límites en el tamaño del archivo, la longitud de los nombres del archivo y los caracteres que se pueden utilizar en los nombres de archivo. Tener enlaces para los archivos funciona incluso si se le ha cambiado de nombre o movido; y, también, pondrá fin a una gran cantidad de frustración. Nuevamente, es difícil de creer que a Microsoft le tomó tanto tiempo corregir este tipo de problemas simples que irritaban a tantos usuarios.

La "nueva" interfaz de la biblioteca de documentos de SharePoint es en realidad la interfaz de administración de documentos de OneDrive for Business, con vistas previas en miniatura y formas sencillas de buscar y compartir archivos, así como con la posibilidad de añadir plantillas de organización para documentos comunes. Microsoft se ha tomado un tiempo sorprendentemente largo para unificar esto, y eliminar la interfaz de cinta consistente pero confusa, en favor de una barra de herramientas. Las listas obtienen una actualización visual similar, y van a cargar mucho mejor en los navegadores móviles que el diseño anterior (de nuevo, eso es algo que los usuarios han llegado a esperar).

Del mismo modo, SharePoint 2016 obtiene características de seguridad y de cumplimiento que quizá le sorprenda que no hayan estado ahí: la retención de documentos y políticas de eliminación y prevención de fuga de datos para tipos de información sensible, como números de tarjetas de crédito y pasaportes. Estas funciones de descubrimiento electrónico y DLP han estado en Office 365 durante algún tiempo, pero ahora se puede buscar archivos con contenido confidencial a través de SharePoint Server 2016, SharePoint Online y OneDrive for Business, así como políticas de uso para evitar, de forma automática, que sean guardados o compartidos.

Lo nuevo en análisis es simple, pero eso es un gran paso a no tener nada en SharePoint 2013.
SharePoint 2016

Los sitios y las aplicaciones móviles de SharePoint 2016 serán manejables a través herramientas de la administración de dispositivos móviles (MDM, por sus siglas en inglés) como Intune y AirWatch. Puede bloquear todo el acceso fuera de la red corporativa o utilizar políticas de acceso condicional que permitirían a alguien abrir un documento basado tanto en la seguridad de su dispositivo, como en el nivel de seguridad del documento.

Las políticas de uso compartido le permitirán elegir con qué dominios los usuarios pueden compartir documentos y, dentro de poco, cuánto tiempo pueden ser compartidos los documentos (permitiendo funciones eDRM como auto-expiración de documentos sensibles al tiempo). A finales de este año, políticas más granulares le darán un control más preciso. En lugar de permitir o bloquear todos los accesos, por ejemplo, podrá permitir a un usuario ver o editar un documento con las herramientas de Office Web, mas no descargarlo.

Durante el anuncio de SharePoint, Jeff Teper de Microsoft advirtió a los administradores no abusar de esas opciones. "Es importante que la fricción de la seguridad vaya acorde con el valor del documento al que el usuario está tratando de acceder. Si está tratando de acceder a su itinerario de viaje personal, no hagan que sea tedioso. Ellos no lo van a apreciar".

Además, SharePoint Online es el último servicio de Office 365 para obtener la función de caja fuerte del cliente, lo que garantiza que incluso los administradores de Microsoft no tienen acceso a sus datos a menos que usted lo permita para solucionar un problema; e incluso, en esa situación, el acceso es auditado y por un tiempo limitado. Una vez más, este año podrá ser capaz de 'traer su propia llave' para cifrar los documentos.

Deje que SharePoint sea SharePoint

Si está familiarizado con SharePoint, sabrá que estas características son el núcleo de lo que SharePoint siempre ha sido. Pero como dice Benjamin Niaulin, del proovedor de herramientas de SharePoint Sharegate, "los team sites de SharePoint no han evolucionado al mismo ritmo que la industria en cuanto al almacenamiento de archivos y colaboración. Hoy en día, las personas esperan que sea fácil y rápido, además de ser móvil. Siento que Microsoft volvió a la mesa de dibujo para descubrir por qué la gente trabaja con Dropbox y otras (en muchos casos) soluciones de TI sin escrúpulos, y luego decidió volver a las raíces de SharePoint -sitios con listas y bibliotecas-, y ofrecer una experiencia fresca para cumplir con la entrega de la experiencia del usuario y la movilidad solicitada hoy.

Si eso suena como un enfoque menos ambicioso, Niaulin sugiere que no es una mala cosa. "SharePoint a menudo ha sido visto como 'una plataforma que puede hacer cualquier cosa', y así las organizaciones, en muchos casos, han sido culpables de utilizarla como un martillo para cada clavo o problema que se intenta resolver. A menudo, escucho que 'va a resolver el 80% del problema que tenemos, y el otro 20 vamos a personalizarlo'. Pero eso no funciona; no se le puede pedir a todos los equipos en su organización que trabajen de la misma manera con la misma herramienta. Por eso es que creo que Microsoft se está asegurando de que SharePoint sea brillante en lo que puede brillar, en lugar de tratar que haga todo".

Chris Johnson, que ha trabajado en los equipos de Office 365 y SharePoint en Microsoft, está satisfecho viendo el "enfoque en capacidades básicas y la actualización de SharePoint a los estándares web modernos después de algunos años de tambaleo".

SharePoint 2016 se remonta a lo básico, pero también añade inteligencia para ayudar a los usuarios a encontrar contenidos y contactos relevantes para ellos.
SharePoint 2016

"Siento que Microsoft estaba persiguiendo cosas superfluas a expensas de lo que realmente hacía brillar a SharePoint, para empezar. Las cosas se sentían 80% hechas en sus capacidades de gestión de contenidos empresariales y de colaboración, como un parque temático que fue genial durante un tiempo, pero comenzó a envejecer y no pudo evitar pensar qué hubiese pasado si tan solo lo hubieras actualizado. Los competidores, como Dropbox, mostraron cómo se sentía una mejor experiencia, mientras que OneDrive for Business se quedó atrás.

Así como Exchange, SQL Server y Windows Server, se suponía que SharePoint iba a aprovechar la nube de Microsoft. Características nuevas se iban a construir para los servicios en la nube, se iban a probar, y luego llevar de vuelta a la versión del servidor que los clientes instalan de manera individual. SharePoint en Office 365, sin duda, ha ido evolucionando y conseguido nuevas características de la nube como Yammer y Delve, así como "portales" que organizan el contenido más allá de los documentos tradicionales, como video. Pero SharePoint Server 2016 será la primera vez que los clientes ven el beneficio de ese desarrollo llevado a cabo en la nube.

"En mi opinión, no ha sucedido mucho en el espacio de SharePoint en el último par de años", señala el MVP de SharePoint, Jasper Oosterveld, del partner de Microsoft, Sparked. "Microsoft tuvo un gran enfoque en Office 365 y empujarlo hacia clientes nuevos y existentes. Sí, SharePoint Online recibió nuevas funciones, pero nada importante".

Además, insiste en que el énfasis en la nube tiene sentido y que la mayoría de los proyectos en los que Sparked trabaja involucran a SharePoint Online. "Entendí totalmente esta estrategia, ya que Microsoft quiere mantenerse al día con la competencia y hacer que Office 365 sea la plataforma para innovación y productividad. Me encanta Delve y veo el potencial de negocio, pero no ha habido mucho foco en el centro de la plataforma de SharePoint: facilitar la colaboración".

"Microsoft se comprometió a seguir lanzando nuevos SharePoint en las instalaciones hace un par de años, señala Oosterveld; "ahora son simplemente más francos con ese tema. Está particularmente emocionado por los paquetes trimestrales de características prometidos, que deberían evitar que SharePoint Server se quede atrás de SharePoint Online. Todavía las nuevas características van a aparecer en SharePoint Online primero, pero las funciones que se pueden ejecutar en las instalaciones se moverán a SharePoint Server con regularidad. (No espere ver a Delve, por ejemplo, que utiliza aprendizaje automático y requiere una cantidad significativa de infraestructura).

Las nuevas opciones híbridas ayudarán a estrechar la brecha también. No solo trata de simplificar la administración de una mezcla de sitios de SharePoint locales y de la nube. Los usuarios podrán ver una lista única de los sitios de SharePoint y SharePoint Online que siguen, y pueden buscar todos los sitios al mismo tiempo.

Más allá de lo básico de SharePoint 2016

La entusiasta reacción hacia SharePoint 2016 no se trata solamente de una actualización de las características clásicas de SharePoint Intranet y las funciones de intercambio de documentos, y la creación de aplicaciones móviles que tanto se necesitan. También hay un gran interés en analytics e inteligencia, y en nuevas formas de crear aplicaciones basadas en sitios de SharePoint.

SharePoint Online se abre con una nueva vista que muestra documentos y sitios que utiliza con frecuencia, y otros en los que puede estar interesado. Esto es alimentado por los mismos conocimientos de Delve que las aplicaciones móviles utilizan para señalar documentos y sitios relevantes, así como análisis sobre quién ha estado trabajando con sus documentos. Suena simple, pero esta vista podría ayudarle a sacar provecho de SharePoint. En la mayoría de las empresas, los usuarios suelen ser miembros de docenas de diferentes sitios, y puede haber muchos más que son relevantes pero que no conocen.

El nuevo servicio de Flow es especialmente potente. Este le permite crear flujos de trabajo en SharePoint y servicios como Dynamics, Salesforce y Slack, utilizando una interfaz visual de arrastrar y soltar. Incluso, puede convertir una lista de SharePoint a un PowerApp que funciona en los smartphones y en el navegador, directamente desde el sitio Web de SharePoint.

Además de estas herramientas centradas en el usuario, también hay un nuevo modelo de desarrollo. A pesar de que todavía está en etapa de elaboración, SharePoint Framework es lo que Microsoft está utilizando para construir características como las aplicaciones móviles de SharePoint, por lo que debe ofrecer a los desarrolladores un nuevo nivel de paridad con las herramientas que utiliza el equipo de SharePoint. Además, SharePoint Framework no es un enfoque único. En cambio, es una librería del lado del cliente, basada en JavaScript, que trabaja con herramientas de JavaScript comunes como Yeoman, Nodejs, NPM y Gulp, y frameworks populares como Angular y React.

Los desarrolladores que prefieren otros lenguajes como C#, Swift, Python, Ruby, Java y Objective C seguirán siendo capaces de interactuar con SharePoint a través de Microsoft Graph. Además, los modelos de desarrollo de SharePoint existentes todavía están disponibles; y si se basa en opciones que no son compatibles, también hay un modo clásico que debería simplificar el traslado a SharePoint 2016.

Irónicamente, el restablecimiento implícito en el énfasis de las características básicas de SharePoint en la versión del 2016 hace que las nuevas funciones inteligentes, como Flow y SharePoint Framework, sean más atractivas, pues no tiene lógica construir nuevas opciones inteligentes si no confía en que las funciones básicas pueden mantener el nivel de la competencia en la nube. Este enfoque le otorga a Microsoft una mejor oportunidad de encontrar el equilibrio adecuado entre actualizar SharePoint e impulsarlo con nuevas opciones.

María Branscombe, CIO (EE.UU.)