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6 consejos de outsourcing para negocios pequeños

Outsourcing

[26/06/2016] Como la mayoría de -si no todos- los negocios pequeños saben, uno no puede hacer o administrarlo todo. Es mejor dejar algunas tareas (RR.HH. y Contabilidad se me vienen a la mente) en manos de expertos.

Por supuesto, no todos los negocios medianos y pequeños pueden costear las funciones de outsourcing, aunque en muchos casos los beneficios superan el costo. Pero si está considerando el outsourcing o solo está pensando sobre éste, resulta provechoso que se informe debidamente antes de entregar parte de su negocio a terceros. Aquí le ofrecemos seis puntos que debería considerar antes de que elija a un socio de negocio.

1. Entienda sus capacidades principales y sus limitaciones

"Aplique el outsourcing en las funciones que consumen tiempo, y pueden ser fácilmente desempeñadas por alguien fuera de la organización, afirma Sara Slettebo, presidenta de ReMilNet, empresa que asesora a las compañías para mejorar su eficiencia y efectividad. Por ejemplo, "ReMilNet ha empleado outsourcing para funciones de recursos humanos (planilla, w-2, impuestos, beneficios, etc.) desde el 2008. Como contamos con empleados que trabajan en distintos estados del país, es más efectivo en cuanto a costos tener personal externo disponible para preparar, procesar y manejar la documentación, que hacerlo internamente, señala. "Como resultado, nuestros documentos cumplen con las regulaciones y son presentados a tiempo, nos mantenemos informados sobre las nuevas políticas que afectan a nuestros empleados en cada estado del país, y todos nuestros registros están disponibles en línea en un ambiente seguro. Esta ha sido la decisión de outsourcing más beneficiosa que hemos tomado.

2. Defina desde el inicio las metas/métricas

"Defina claramente sus metas de outsourcing: ahorros de costo, mejora de la calidad, eficiencia, habilidades de crecimiento, indica Adrienne Johnson, gerente de Comunicaciones Corporativas en CorpInfo, empresa que ofrece nube, consultoría, infraestructura y administración de servicios. "Clarificar las metas, necesidades y resultados esperados contribuye a seleccionar el socio y acuerdo de outsourcing correctos.

"Establezca métricas de desempeño y resultados específicos para su proveedor antes de comprometerse en una relación, sostiene Aalap Shah, cofundador de SoMe Connect, agencia de marketing digital. "La mayoría de relaciones de outsourcing fallan porque las expectativas no son claras, el dueño quiere deshacerse del problema lo antes posible, o la firma está demasiado ocupada vendiendo como para saber qué entregarle a un socio. Establecer estas métricas desde el inicio asegura una relación a largo plazo que beneficia a ambas partes.

3. Encuentre al socio indicado

"Emplear outsourcing para cualquier parte de su negocio es algo importante y no debe tomarse a la ligera, señala Maria Black, presidenta de ADP TotalSource. "Es importante considerar con qué compañía se va a asociar, no solo como proveedor, sino como alguien con quien piensa que podrá tener una relación estratégica a largo plazo.

Por ejemplo, señala, "Si está considerando emplear outsourcing para su función de recursos humanos, es importante explorar el nivel de experiencia que tiene su socio potencial en planillas, impuestos, así como en el cumplimiento de regulaciones de empleo y beneficios, como lo serían el sueldo mínimo, los requerimientos de tiempo extra y el Affordable Care Act.

Asimismo, tenga en cuenta que "el proceso de escoger un socio podría tomar tiempo, anota. Busque bien las capacidades. Pregúntele a un consultor de confianza, colega u otro dueño de negocio qué es lo que saben de esa organización, revise las plataformas de redes sociales y solicite referencias. Aunque tome tiempo, vale la pena, porque "la compañía indicada ofrecerá mayores capacidades y le permitirá concentrarse en los objetivos de su negocio, sostiene.

"Busque un proveedor que encaje bien con la filosofía de su organización y funcionará como un verdadero socio, añade Andy Childs, vicepresidente de Paychex. Y "preste mucha atención al modelo de servicio de su socio potencial. Cerciórese de que el proveedor sea excelente en el servicio al cliente -responsivo y personalizado. El proveedor debería ofrecer un punto de contacto único y/o un representante bien informado, accesible y orientado al servicio, disponible en cualquier momento que su negocio necesite respaldo.

"El socio deber entender el negocio, misión y objetivos del cliente, señala Johnson. "El cliente debe sentir que su cuenta es importante para su socio y que éste tiene el ancho de banda adecuado para darle un servicio apropiado a dicha cuenta.

4. Asegúrese que alguien administre internamente la relación a tiempo completo

"Es crítico entender que el outsourcing requiere de vigilancia, afirma Michael Beck, director de Crecimiento y Marketing en Earth Class Mail. Los negocios que están considerando el outsourcing necesitan a alguien de la compañía que pueda proporcionar "instrucciones explícitas y detalladas, y estar disponible para responder todas las preguntas y aprobar temas, para que los proyectos se mantengan encarrilados.

"Comprometerse con un horario semanal o mensual de reuniones para revisar y aprobar ítems también es necesario, añade Shah.

5. Mantenga el control/propiedad de los datos

"Se puede usar el outsourcing fácilmente para el desarrollo web y móvil, por ejemplo, pero...no permita que todo su código o producto sea controlado al 100% por una compañía extranjera o externa, sostiene Mark Tuchscherer, cofundador y presidente de Geeks Chicago. "Si algo sale mal, no tendrá control de su producto. También podría perder su código o su sitio web, y tener mucha dificultad para retomar el control.

"Consiga un SLA (service-level agreement) garantizado y determine cómo se medirá y monitoreará el desempeño y la satisfacción del cliente, sostiene Johnson. "También debería haber un proceso de transición predeterminado para cuando finalice el acuerdo, y se debería mantener la documentación completa. El cliente debería considerar si es que va a ser propietario de las herramientas y procesos que se están usando para respaldar el ambiente.

6. Esté alerta respecto a la seguridad de sus datos -y la de su socio

Sea especialmente cuidadoso en lo que concierne al outsourcing de "cualquier cosa relacionada a su sitio web o producto, señala Tuchscherer. "Si es que algo es construido de manera incorrecta y se compromete la seguridad, no querrá arriesgar los datos de sus clientes. Al fin y al cabo, usted será el responsable de lo que pueda pasar, incluso si una compañía externa cometió un error. Esto puede desatarle una pesadilla legal y costarle mucho a la compañía.

Así que, una vez más, asegúrese de examinar las compañías externas para asegurarse de que estén cumpliendo con las mejores prácticas de la industria y que puedan mantener sus datos sanos y salvos.

Jennifer Lonoff Schiff, CIO (EE.UU.)