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Reportajes y análisis

9 herramientas en nube para la colaboración corporativa

[16/09/2016] La naturaleza del trabajo ha evolucionado rápidamente en estos últimos años. Muchos compañeros de trabajo modernos con frecuencia tienen roles y responsabilidades bastante diferentes, y muchos trabajan desde lugares distintos. El correo electrónico ya no es una herramienta eficiente para muchas de las tareas que realizan los profesionales de hoy en día, y las reuniones presenciales son cada vez menos frecuentes.

Afortunadamente, para ayudar a enfrentar algunos de estos retos, ahora se encuentra disponible una nueva generación de herramientas de colaboración basadas en la nube. Aquí revisaremos las nueve mejores opciones.

1. Toggl para hacer seguimiento del tiempo

Si se ha visto desalentado por la complejidad de las soluciones pasadas para hacer seguimiento del tiempo, Toggl podría resultarle más adecuada. La herramienta de seguimiento del tiempo trabaja en un navegador web y es intuitiva para ayudarle a monitorear su productividad. Toggl también trabaja offline y sincroniza automáticamente el tiempo al que se le ha hecho seguimiento offline cuando vuelve a conectarse a la web.

Toggl

Toggl puede crecer o reducirse fácilmente, así que es bastante apropiada para ser usada por los equipos de proyectos en todas las áreas. También genera reportes en segundos y éstos pueden ser personalizados para cubrir múltiples rangos de tiempo, proyectos y miembros del equipo. Puede comparar los datos de Toggl con estadísticas de la semana anterior, y pueden ser exportados a plataformas externas mediante archivos CSV. Las aplicaciones de Toggl también se encuentran disponibles para teléfonos inteligentes con Android e iOS, así como para computadoras de escritorio con Windows, Mac y Linux.

2. Trello para la administración de proyectos

Trello es una especie de tablero digital que puede ser utilizado para varios tipos de tareas, como visualizar las tareas pendientes y almacenar nuevas ideas. Los usuarios pueden crear múltiples tableros Trello y poblarlos con listas, que después son llenadas con tarjetas que pueden ser buscadas, filtradas y etiquetadas.

La verdadera fortaleza de Trello es su capacidad de permitir a los miembros del equipo acceder y manipular tableros compartidos, y las tarjetas individuales pueden ser asignadas a miembros específicos. Los cambios hechos por los usuarios se reflejan instantáneamente en otros tableros, aun si es que otras personas los tienen abiertos. Trello también puede ser utilizado para hacer el seguimiento de proyectos para administrar los proyectos corporativos grandes.

3. Teamweek para el planeamiento de recursos

Diseñado para hacer que la administración de proyectos sea más fácil, Teamweek ofrece una interfaz colaborativa del tipo 'arrastrar y soltar' para ayudar a los equipos de proyectos a administrar su tiempo. Teamweek le permite volver a asignar tareas 'arrastrándolas' entre los miembros del equipo, o modificar plazos de tiempo volviendo a ajustando el tamaño de las barras de tareas en la línea de tiempo.

Teamweek

Las carpetas de tareas se pueden utilizar para contener tareas que no han sido asignadas hasta su futuro planeamiento, y uno puede compartir calendarios públicamente con un solo clic. Puede ordenar calendarios de acuerdo a proyecto o a fechas, y Teamweek se sincroniza con una serie de servicios externos, como Basecamp y Slack, así como con servicios de administración de proyectos basados en iCal.

4. MindMeister para 'mapas mentales'

MindMeister es una herramienta visual para "mapas mentales que es excelente para las lluvias de ideas en línea, para tomar notas, planear proyectos y otras tareas creativas. Los miembros remotos del equipo pueden ver y manipular mapas creados en MindMeister, y los cambios pueden aparecer en tiempo real. Su función de chat le permite ser el anfitrión de sesiones de lluvia de ideas en tiempo real, y los miembros del equipo pueden compartir y calificar las ideas.

Los mapas mentales completados pueden ser publicados en la web, compartidos en redes sociales o integrados a widgets interactivos en sitios web o blogs. Por último, las aplicaciones gratuitas de MindMeister para Android y iOS permiten revisar y editar mapas mientras se encuentra fuera de la oficina.

5. Pizarras blancas en línea de Conceptboard

Conceptboard es un servicio de nube para la colaboración que tiene como propósito reemplazar las prolongadas reuniones presenciales. El contenido visual puede añadirse a unos lienzos flexibles en Conceptboard. Después los miembros del equipo pueden añadir comentarios o sugerencias, y después volver y revisar las versiones previas. El servicio hace que sea fácil trabajar con contenido gráfico con miembros del equipo, socios externos o clientes que puedan localizarse en cualquier parte del mundo.

Conceptboard
6. Zapier para automatización web

Zapier actúa como un pegamento para ayudar a juntar todas sus herramientas de colaboración. Los usuarios pueden conectar los servicios de nube soportados creando zaps por medio de una interfaz del tipo 'arrastrar y soltar'. Una vez creados, los zaps operan dentro del servicio de nube, y éstos canalizan los datos de otros servicios o inician acciones basándose en condiciones definidas previamente.

En estos momentos, Zapier trabaja con más de 500 servicios de nube distintos, y permite al usuario unir varios servicios. Se puede usar código Javascript o Python personalizado dentro de Zapier para elaborar zaps más complejos que manipulen datos o invoquen acciones.

7. CloudHQ integra servicios de nube

¿Qué sucede cuando los miembros del equipo, socios y contratistas usan servicios de almacenamiento de nube o de notas digitales distintos? Se envían muchos archivos por correo electrónico y se produce más confusión en cuanto a la compatibilidad. O puede registrarse en CloudHQ, un servicio en línea que le permite sincronizar los datos de una larga lista de servicios soportados en tiempo real.

CloudHQ

CloudHQ no solo le facilita la colaboración, sino que asegura a la compañía que los datos nunca se perderán debido a que realiza copias de respaldo de todos los cambios en los archivos. El servicio puede integrarse a su plataforma de preferencia, como Google Apps, Office 365, Dropbox for Business, Amazon S3, Salesforce y Egnyte.

8. HipChat para mensajería empresarial

HipChat es un sistema de comunicación para equipos que cuenta con una gran capacidad para mensajes instantáneos con emoticones, fotos y videos. Es similar al popular servicio Slack, pero HipChat muestra mensajes en un formato más compacto.

La verdadera fortaleza de HipChat se encuentra en sus mensajes archivados que pueden ser buscados. Para facilitar más la colaboración con equipos remotos, HipChat también tiene funciones para compartir pantalla y llamadas de video.

9. Evernote como una libreta en línea

Evernote recientemente recortó su oferta gratuita, pero el servicio de libreta digital permanece siendo una herramienta de nube popular para consumidores y profesionales. Por ejemplo, las libretas de Evernote que contienen detalles sobre las pautas de Recursos Humanos u otras guías de una compañía podrían compartirse con los nuevos empleados, y los miembros de un equipo de un producto o área podrían usar el servicio para compartir actualizaciones rápidamente.

Evernote

Evernote también hace el seguimiento de las varias revisiones a las notas, lo que la hace una herramienta bastante apropiada para utilizarse como repositorio para la colaboración en documentos, puesto que cuenta con la capacidad de regresar a todas las iteraciones previas que se necesiten.